Ответ на вопрос коллеги: Этапы уничтожения электронных документов временного срока хранения в СЭД

Вопрос: Этапы уничтожение электронных документов временного срока хранения в СЭД - какие здесь есть проблемы и риски?

Ответ: Хочу отметить, что в настоящее время нет ни пригодной на все случат жизни методики проведения уничтожения, ни достаточно полной законодательно-нормативной базы, ни стабильного комплекта используемых в этой работе средств и инструментов – при этом электронные документы в разнообразных формах и форматах «расползаются» по собственным и облачным информационным системам (как документным, так и деловым), а также по многочисленным носителям и гаджетам. В итоге эту работу в значительной степени приходится проводить на свой страх и риск, проявляя инициативу и смекалку.

Советую при этом придерживаться следующих «супер-принципов»:

• Не подставлять себя лично, и принимать наиболее ответственные решение и выполнять действия в соответствии с внутренней нормативной базой (которую, возможно, придётся создать самостоятельно) и, по возможности, коллективно. Ответственность за окончательные решения должна ложиться на генерального директора :)
  
  
• Не пытаться всё сделать в одиночку; дружить с юристом, ИТ, службой информационной безопасности и деловыми подразделениями – всегда помня, что документы создаются не для службы ДОУ или архива, а для деловой деятельности и защиты прав.
  
  
• Стремиться так организовать работу, чтобы руководство организации и другие стороны видели и понимали необходимость и полезность своевременного уничтожения. Я всегда делаю акцент на том, что уничтожение – это легальная амнистия за прошлые грешки, оно позволяет во многих случаях защитить лично первое лицо от неприятностей, а также избавиться от информации, случайное попадание которой в руки контролирующих органов или общественности нежелательно.
  
  
• Не забывать о том, что на уничтожение персональных данных нужно составлять отдельные акты для предъявления регулятору.
  
  
• Тщательно документировать все действия.

Как и при работе с бумажными документами, всё начинается с создания внутренней нормативной базы (кто несёт ответственность за проведение уничтожения ЭД, кто обязан оказывать помощь), со взятия на учёт – по возможности, максимально полного – существующих ЭД и мест их хранения, и с установления ЭД сроков хранения.

В целом сроки хранения ЭД те же, что и аналогичных бумажных документов, но возможны исключения – когда, например, те документы, что не представляли интереса в бумажном виде, превращаются в ценный ресурс в электронном или оцифрованном виде, когда включаются в систему с хорошими средства поиска.

По опыту, в России ещё хоть как-то налажены учёт, хранение и уничтожение электронных документов в специализированных системах для управления ими (СЭД). А вот с документами в деловых информационных системах, с электронной перепиской, сайтами, с базами данных и т.п. обычно всё очень плохо.

Собственно уничтожение электронных документов с истекшими сроками хранения можно условно разделить на следующие этапы:

• Организационный этап
  
  
• Составление и согласование акта на уничтожение
  
  
• Проведение экспертизы ценности документов
  
  
• Физическое уничтожение электронных документов
  
  
• Оформление результатов уничтожения электронных документов

Организационный этап включает в себя:

• Получение принципиального согласия руководства на проведение уничтожения
  
  
• Выбор метода уничтожения. Это решение нужно будет принимать совместно со службой безопасности Вашей организации и специалистами ИТ-службы
  
  
• Планирование работы по времени. В зависимости от объемов электронных документов и принятых решений по методам уничтожения необходимо оценить трудозатраты проведения этих работ

Составление и согласование акта на уничтожение

Если речь идёт об электронных документах, которые учитываются и/или хранятся в информационной системе, то желательно, чтобы эта система обладала определенным функционалом, которые бы помогал проводить работу по отбору электронных документов на уничтожение (наличие возможности указать срок хранения или время очередного уточнения срока хранения, отбор дел и документов с истекшими сроками хранения, автоматическое формирование перечней отобранных документов, и т.п.).

Это, прежде всего, означает, что, когда у документов заканчивается установленный им в системе срок хранения (он может задаваться упрощённо в сравнении с настоящими сроками хранения, которые часто бывают условными, отсчитываются от определённого события в будущем, и и которые точно задать проблематично), СЭД должна автоматически или по инициативе уполномоченного лица инициировать процесс принятия решения о дальнейшей судьбе документов.

К сожалению, такой функционал в большинстве систем либо вообще отсутствует, либо неполон, и нехватку функционала приходится компенсировать «организационными мерами» - разработкой соответствующих инструкций и выполнением по ним ручных операций.

Проведение экспертизы ценности документов

Реально оценить, нужны ли эти документы в текущей деловой деятельности организации обычно могут только сотрудники тех деловых подразделений, в которых они были созданы/получены и использовались, а также юристы. Соответственно при организации выделения документов к уничтожения выделяют две ключевые роли – структурное подразделение – владелец документов и структурное подразделение - хранитель документов (юристы и другие заинтересованные стороны подключаются позже).

Так, Федеральная налоговая служба (ФНС) требует от организаций-владельцев установить уполномоченных лиц, которые будут давать «добро» на уничтожение документов, при этом для каждой группы документов устанавливается отдельный ответственный. Этот человек, как правило, работает с этими документами и понимает их значение и роль в деловых процессах.

Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3»

8.1.1. Формирование и утверждение распорядительным документом состава ответственных лиц за продление сроков хранения и/или акцептование объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению …

8.1.2. Закрепление за ответственными лицами НО (в соответствии с их компетенцией) функций по продлению сроков хранения и/или акцептованию объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по … типам объектов хранения:

Хорошая экспертиза ценности – это не поиск кажущейся подходящей статьи в перечнях (в которых более чем достаточно грубых ошибок), а реальная оценка того, есть ли смысл (и риски) и дальше хранить документы, иди же рациональнее от них избавиться. Для этого нужна не формальная, а реально работающая экспертная комиссия, в которой представлены все заинтересованные в документах стороны. Решение об уничтожении принимается тогда, когда все заинтересованные стороны подтвердят, что конкретные документы более не нужны.

Физическое уничтожение электронных документов

Уничтожение электронных документов в информационных системах как правило осуществляется методом многократной перезаписи. Это достаточно сложная технологическая процедура, которую лучше поручить профессионалам: специалистам в области информационной технологии и информационной безопасности.

Одного этого на самом деле недостаточно. Необходимо доказуемо уничтожить все резервные копии, иначе «уничтоженные» документы неожиданно могут всплыть вновь в самый неподходящий момент.

Процессы уничтожения документов на съёмных носителях на самом деле очень похожи на процессы уничтожения бумажных дел. Во избежание головной боли рекомендуется, по возможности, проводить необратимое физическое уничтожение носителей.