Как сделать управление документами неактуальным для организации

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 26 сентября 2024 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Важен только один контекст – тот, на который полагаются сотрудники организации в своей деятельности.

Контекст, на который никто не будет полагаться, не имеет ни малейшего значения, - вне зависимости от того, насколько хорошо он описан, насколько здорово соответствует законодательно-нормативным требованиям хранилище контента или же от того, какое именно божество благословило тот камень, на котором зиждется священная серверная стойка EDRMS-системы управления документами и контентом.

Так где же и когда управление документами окончательно сбилось с пути?

Мы пытались убедить людей, что структурированные данные — это не документы (насколько я могу судить, это продолжалось с 1960-х годов по 2018 год).

А затем мы пытались убедить людей в том, что электронные документы - это не документы (здесь мы усвоили уроки быстрее — насколько я могу судить, всё это имело место лишь в период с 1985 по 2010-е годы, в зависимости от отрасли и местоположения).

Я всё ещё иногда сталкиваюсь с людьми, утверждающими, что некий объект не является документом, пока у него нет всех метаданных о нём (это имело место в последние 3 месяца в социальных сетях).

Насколько же глупо мы должны выглядеть в глазах людей, занимающихся деловой деятельностью, а также и всех остальных, у кого есть реальная работа, которую нужно выполнить...

Мы пытались убеждать сотрудников, что кадровая система, финансовая система и система ERP (Enterprise Resource Planning – корпоративное планирование и управление ресурсами – Н.Х.) т.е. практически все системы, содержащие те документы, на которые они полагаются при организации и управлении своей работой и своей деловой деятельностью -  мы пытались им сказать, что это всё не документы.

Сами мы считаем, что благодаря такому поведению то, что мы делаем, выгладит важным. Они же думают, что мы выглядим как сбитые с толку люди. И они уходят, думая, что документы не могут быть чем-то очень важным: раз уж вся самая важная для них информация - это «не документы», то документы должны быть чем-то другим.

Ну а если нечто не является важным, то зачем платить кому-то за управление им?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-make-records-management-irrelevant