США: Бюллетень Корпуса морской пехоты о переходе на электронный документооборот, часть 1

Данная новость была опубликована 12 февраля 2024 года на сайте Корпуса морской пехоты США.

Мой комментарий: Американские военные традиционно, ещё с рубежа 20-21 веков, играют активную роль в продвижении современных технологий в сфере управления документами, и порой публикуют весьма интересные документы.

Федеральное правительство признает необходимость повышения эффективности, результативности и более быстрого реагирования федеральных органов исполнительной власти на запросы граждан посредством преобразования бумажных процессов в электронные рабочие процессы, расширения спектра онлайн-услуг и улучшения управления государственными документами, данными и информацией.

Начиная с 30 июня 2024 года Национальные Архивы США (NARA) и федеральные центры хранения документации (Federal Records Center, FRC) больше не будут принимать бумажные документы на архивное и внеофисное хранение. Министерство военно-морского флота (Department of the Navy, DoN) и Корпус морской пехоты (Marine Corps) перейдут на управление электронными документами (ERM), чтобы соответствовать нормативным требованиям.

В настоящем Бюллетене (который является ведомственным нормативным документом – Н.Х.) излагается ряд изменений в политике и в Программе управления документами корпуса морской пехоты, направленных на достижение полного соответствия Корпуса морской пехоты требованиям к переходу на управление электронными документами.

Мой комментарий: Полный текст 10-страничного Бюллетеня доступен по адресу https://www.marines.mil/Portals/1/Publications/MCBul%205210%20DTD%2012%20FEB%202024%20(SECURED).pdf .

Ниже приведен перевод самого интересного, с моей точки зрения, раздела этого документа:

4. Исполнение

a. Намерения Командующего и концепция операций

(1) Намерения командующего. Организации Корпуса морской пехоты находятся на разных стадиях соответствия требованиям к управлению документами. Для оптимизации процессов и процедур управления документами организации обязаны завершить внедрение Сайта оперативной поддержки документов командования (Command Records Operational Support Site, CROSS) и всех прочих обновлений программы управления документами, описанных в настоящем документе.

Все командующие, командиры, директора и гражданские руководители приравненных к командованиям руководители структур штаб-квартиры Корпуса морской пехоты (HQMC) и вспомогательных структур, сил морской пехоты флота и вспомогательных учреждений несут ответственность за административную готовность, положение дел и соответствие требованиям своих организаций.

(2) Концепция операций

(a) Фазы перехода к управлению электронными документами (Electronic Records Management, ERM). Описанный ниже трехэтапный подход, направленный на достижение соответствия требованиям к управлению электронными документами всеми структурами Корпуса морской пехоты, был ранее опубликован в Бюллетене Корпуса морской пехоты MCBul 5210 от 5 марта 2021 года.

В связи со смягчающими обстоятельствами выполнение этапа 2 «Развёртывание в Корпусе морской пехоты инструментария для управления жизненным циклом информации (Marine Corps Tool for Information Lifecycle Management, MCTILM)» было прекращено. Командования, которые в настоящее время управляют документами в MCTILM, продолжат это делать, и до них будет доведен план миграции, который будет реализовываться с момента официального объявления о вводе в эксплуатацию на этапе 3 рассчитанного на долгосрочное использование корпоративного решения для управления документами для всего Корпуса морской пехоты.

Пересмотренный процесс перехода к управлению электронными документами будет происходить в три этапа:

1. Этап 1: Реализация Сайта оперативной поддержки документов командования (Command Records Operational Support Site, CROSS). Сайт CROSS - это программный инструмент на основе SharePoint, который облегчает стратегическое управление программой управления документами организации, стандартизирует структуру программ управления документами в масштабе всего Корпуса морской пехоты и избавляет организации от необходимости создавать папки для документов.

Этап 1 должен быть завершён, прежде чем можно будет приступить к реализации Этапа 2.

Регистрация, обучение и руководства для конечных пользователей доступны на веб-сайте отдела управления издательской деятельностью и логистикой Административно-ресурсного управления (Administration and Resource Management Division, ARDIV) в разделе «Управление документами, отчётами, директивами и формами», см. https://usmc.sharepoint-mil.us/sites/AR_RecordsMangement .

После того, как организация полностью сформирует программу в CROSS, ей следует сообщить об этом электронным письмом по адресу smb_hqmc_rmoutreach@usmc.mil .

2. Этап 2: SharePoint Online (SPO). Поддержка решения MCTILM прекращена; в его отсутствие командованиям рекомендуется внедрять упреждающие меры управления электронными документами, такие как использование SharePoint для хранения документов.

Командования обязаны применять меры и средства защиты для защиты документов, содержащих персональные данные (PII) или иную контролируемую несекретную информацию (Controlled Unclassified Information, CUI) - и, если эти документы поддерживаются в SharePoint, проверять элементы управления доступом сразу после планового или любого иного технического обслуживания.

Были подготовлены руководства пользователя по хранению документов в SharePoint для оказания помощи ответственным в командованиях за управление документами (Command Designated Records Managers, CDRM) в создании условий для хранения документов в SharePoint до тех пор, пока в будущем на этапе 3 не будет введено в эксплуатацию решение для управления электронными документами. После завершения этапа 1 пользователи смогут получить доступ к руководствам в разделе «Статьи и документы CROSS» на главной странице своего командования на сайте CROSS.

Примечание: Документы, уже находящиеся в одобренных документных системах, должны и дальше оставаться в соответствующих системах.

3. Этап 3: Внедрение решения для управления электронными документами Министерства ВМФ и Корпуса морской пехоты. Долгосрочное решение ещё предстоит определить; дополнительные указания будут опубликованы позже.

(b) Запросы на разрешение использовать бумажные документы в виде исключения

1. Возможны обстоятельства, при которых потребуется управление бумажными документами, а создание аналогичной электронной документации окажется невозможным ввиду особых требований, связанных, например, с судебными разбирательствами, приостановкой процесса уничтожения документов и т.д.

В случае, если имеется потребность в ведении бумажных документов, необходимо отправить форму NAVMC 10030/1 «Запросы на разрешение использовать бумажные документы в виде исключения» (Records Management Paper Waiver Request) для рассмотрения на адрес электронной почты smb_hqmc_rmoutreach@usmc.mil ; также может потребоваться согласование запроса с Национальными Архивами США.

2. Обоснование запросов на использование бумажные документы в виде исключения должно включать соответствующую политику, с указанием конкретных пунктов, в которых содержится требование хранить документы в бумажном формате. Все остальные запросы на исключения должны содержать комментарии или пояснения.

3. Если запрос отклонен, форма будет включать резюме с описанием причины отказа. Если запрос одобрен, форма будет содержать дату, с которой запрашивающее подразделение должно будет перейти на управление электронными документами.

4. Копии всех запросов, одобренных и отклоненных, должны быть выложены на странице запрашивающего подразделения на сайте CROSS.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/10/2.html )

Источник: сайт Корпуса морской пехоты США
https://www.marines.mil/News/Publications/MCPEL/Electronic-Library-Display/Article/3076195/