Ответ на вопрос коллеги: Проблемы хранения документов в единой СЭД

Вопрос: В нашем регионе внедрена единая СЭД. Источники комплектования создают и ведут в ней всю переписку, плюс приказы по основной деятельности и протоколы. У нас остро стоит проблема обеспечения сохранности данных документов. Единая СЭД перегружена документами, необходимо их уничтожать.

Ответ: Здесь стоит подумать – уничтожать документы или же выводить их из системы в иное место хранения. Хранение сейчас стоит недорого и организовать его несложно; а слова о том, что данные и документы – это нефть цифровой эпохи, не так уже редко оказываются верными :)

Вопрос: В прошлом году было принято решение о том, чтобы документы постоянного срока хранения распечатывать на бумаге и подписывать живой подписью рядом с ЭП. Как думаете, такое решение является выходом из положения?

Ответ: Нет, не является – и с течением времени оно будет восприниматься другими сторонами всё более и более негативно. Созданные бумажные заверенные копии никогда не будут признаваться равными оригиналам по правовой и доказательной силе, тем более, что создавать их будете Вы сами (т.е. сторонние лица и организации не обязаны будут им доверять – в отличие, например, от нотариально заверенных копий). Если за этими документами стоят собственность, деньги права и т.д., то Вы фактически уничтожите свою доказательную базу и в случае спора окажетесь беззащитными.

Сегодня распечатывание годится лишь как дополнительная, страховая мера на случай, когда Ваши усилия по обеспечению длительной сохранности ЭД окажутся неудачными. Оно также годится как способ взаимодействия с государственными и муниципальными архивами, которые «застряли» в каменном веке и не готовы пока принимать на хранение ЭД.

Вопрос: Возможно есть другие решения, которые вы знаете. Будем очень рады вашим рекомендациям и советам :)

Ответ: Главное решение – это делать то, что в Ваших силах, с учётом располагаемых Вами сегодня ресурсов, и при этом быть не хуже аналогичных органов и организаций Вашей отрасли или сферы деятельности. Большего обычно и не требуется.

Базовые меры включают взятие документов на учёт, обеспечение сохранности в неизменном виде (т.е. сохранение электронных объектов в их первозданном виде) и пригодности к использованию. Остальное приложится.

В вопросе уничтожения следует проявлять гибкость. Так, иногда имеет смысл проводить уничтожение ЭД с некоторой задержкой - вместе с информационной системой, в которой они хранятся, в момент, когда эта система полностью выводится из эксплуатации.

Электронные документы успешно сохраняются и уничтожаются с 1960-х годов, и раз уж с этой задачей справлялись тогда, то тем более это возможно и сейчас.

Обращаю также внимание на то, что сейчас есть возможность использовать услуги внешних организаций как по хранению, так и по уничтожению электронных документов.