США: Административно-бюджетное управление администрации включило предложения ассоциации ARMA International по вопросам управления документами и информацией в новые федеральные политики в области информационных технологий

Данный пресс-релиз международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International был выложен на новостном сайте Prweb.com 2 августа 2016 года.

ARMA International, некоммерческая профессиональная ассоциация, представляющая специалистов по управлению документами и информацией, похвалила сегодня внесенные Административно-бюджетным управлением администрации США (U.S. Office of Management and Budget, OMB) изменения в политики федерального правительства, регламентирующие использование информационных ресурсов известные как «Циркуляр A-130» (см. также http://rusrim.blogspot.ru/2016/01/arma-international_26.html ). В числе этих изменений – большее признание роли служб управления документами в закупке информационных ресурсов и управлении ими.

«Хотя мы считаем, что OMB могло бы пойти и дальше в плане учета проблем управления документами и информацией в процессе управления ИТ, новые политики помогут руководителям государственных органов избежать такого рода системных сбоев в управлении документами, которые имели место в ряде органов исполнительной власти в течение последних пары лет», - заявила директор ARMA по взаимодействую с государственными органами и международным программам Лиз Айсногл (Liz Icenogle – на фото). «Они облегчат решение огромной по сложности задачи по внедрению интегрированного подхода к обеспечению исполнения законодательно-нормативных требований при управлении документами в более чем 250 министерствах и ведомствах».

19 ноября 2015 года, комментируя письмо OMB о первоначальном проекте изменений, предлагаемых в циркуляр A-130, ARMA International сформулировала ряд рекомендаций по укреплению дисциплины в управлении документами и информацией для информационных ресурсов федеральных органов исполнительной власти, в целях обеспечения прозрачности, подотчетности и доступности важнейших документов и, в конечном итоге, сохранения государственных документов как части нашего национального культурно-исторического наследия. Окончательная редакция внесенных в политики изменений включает рекомендованные ассоциацией ARMA International положения о том, чтобы службы управления документами, а также требования к срокам хранения и действиям по их истечении в полной мере были интегрированы в жизненный цикл и этапы ИТ-ресурсов. Это новое требование поможет решить постоянно усложняющуюся проблему управления данными, обеспечив, что информационные активы не будут неумышленно утрачены и не станут недоступными по мере развития технологий и систем.

«Данные изменения политики обеспечат принятие во внимание требований к управлению документами и информацией на протяжении всего жизненного цикла разработки, создания и эксплуатации ИТ-систем, в том числе в случае их вывода из эксплуатации, модернизации или замены», - отметила Айсногл. «Выявление недостатков в работе с документами на ранних стадиях развития системы, а также решение делопроизводческих проблем ещё до вывода старых систем из эксплуатации могут значительно снизить затраты на исполнение требований в отношении сроков хранения документов и обеспечить сохранность документов, находящихся в устаревших системах».

Новая редакция циркуляра A-130 также включает требования, содержащиеся в Директиве по управлению государственными документами М-12-18 (Managing Government Records Directive, https://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf , о ней см. также пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.), которая предписывает федеральным органам обеспечить к концу 2016 года электронное управление всеми документами в электронной почте, а к концу 2019 года – управление всеми электронными документами постоянного срока хранения в электронном формате (т.е. в дальнейшем будет запрещено эти документы распечатывать и хранить в бумажном виде, как это достаточно многие до сих пор делают – Н.Х.). Служба управления документами теперь позиционируется как одно из основных заинтересованных лиц и как ключевой участник бизнес-процесса управления информацией, посредством повышения роли высшего должностного лица государственного органа по вопросам управление документами (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM). Кроме того, циркуляр интегрирует законодательно-нормативные требования и требования по безопасности к документационно-информационным активам путем включения этих требований в более широкую практику управления деловой деятельностью и информационными технологиями.

«Слишком долго в деятельности деловых подразделений слишком многих федеральных органов исполнительной власти на их обязанности в части управления документами не обращалось должного внимания, что в ряде случаев имело катастрофическими последствия для выполнения ведомствами своей миссии, для их эффективности и доверия к ним», - сказала Айсногл. «Новая редакция циркуляра A-130 сделала важные шаги, способствующее лучшей интеграции решений и политики управления документами в процессы планирования, бюджетирования и стратегического управления ведомств в отношении информационных технологий».

«Надеюсь,» - сказала она в заключение, - «что это позволит органам федерального правительства стать более хорошим примером лидерства в области управления документами и информацией».

Источник: сайт Prweb.com
http://www.prweb.com/releases/2016/08/prweb13589392.htm