Касси Финдлей: Нам следует обсуждать смарт-контракты и связанные с ними вопросы управления документами, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/08/1.html )

Вопрос о доверии также связан с целостностью документов. Стандарт ISO 15489 «Управление документами» (редакция 2016 года) отмечает важность обеспечения такого качества, как целостность для того, чтобы иметь более «авторитетные» документы - это достигается путем обеспечения «полноты и неизменности» документов.

Я думаю, что смарт-контракты представляют собой новый тип деловых систем и систем управления документами, решающий некоторые из проблем, с которые мы сталкивались в последние пару десятилетий при обеспечении доверия к создаваемым нами системам, как в плане нейтральности хранителей, так и в плане целостности документов.

Помимо этого, формируемые смарт-контрактами документы могут быть доступны имеющим соответствующие права лицам до тех пор, пока в них будет необходимость, в том числе в архивной / мультикультурной средах (автор использует термин pluralization space, где термин «плюрализация» подразумевает учет специфических особенностей и интересов различных групп населения  – Н.Х.), не требуя выделения с течением времени значительных гарантированных ресурсов.

Исходя их этого, я верю, что данная технология должна сыграть очень существенную роль в нашем будущем как специалистов по управлению документами, и нам следует изучить, как она работает и как мы могли бы наилучшим образом использовать свои знания и навыки для создания новых моделей управления документами и архивации на её основе.

Так о чем мы, специалисты по управлению документами, должны задуматься  в связи с этим? Вот несколько неупорядоченных идей.

Какие бизнес-процессы лучше всего подходят для выполнения с использованием  смарт-контрактов?

Данный вопрос возвращает нас к анализу процессов и видов деятельности организации с целью выявления информации, которая будет создаваться и храниться для их документирования, а также для определения требований к управлению этой информацией (термин appraisal – в его новой широкой австралийской трактовке, включенной в новую редакцию стандарта ISO 15489. Далее для краткости переводится как «документационный анализ» – Н.Х.). При рассмотрении этого вопроса нам следует  использовать методы документационного анализа, предусматривающие изучение деловой деятельности и её контекста, анализ рабочих процессов и рисков, с тем, чтобы понять следующее:

• Каковы этапы конретного процесса?


• Кто является участниками процесса?


• Насколько процесс конфиденциален / затрагивает персональные данные? По умолчанию при использовании этой технологии каждый пользователь сети может видеть все контракты, зафиксированные в блокчейне (это неверно, блокчейн, при желании, можно реализовать совершенно иначе. К тому же обычно в системах типа блокчейн сами документы не хранятся, а сохраняются лишь их хэши. – Н.Х.). Существуют, однако, способы, фиксировать контракты с использованием шифрования, как об этом в деталях рассказывает Виталик Бутерин (Vitalek Buterin) здесь: https://blog.ethereum.org/2016/01/15/privacy-on-the-blockchain/ .


• Насколько доступна / удобна технология смарт-контрактов для участников процесса и других заинтересованных сторон? Не все люди и организации будут иметь технические возможности для их использования. Серьёзную озабоченность вызывает жизнеспособность такой сети с учетом использования ею энергетических ресурсов. Таким образом, нам нужно изучать контекст и разнообразные потребности пользователей документов.


• Что еще нужно - в реальной жизни - для обеспечения максимальной целостности транзакций, совершенных посредством смарт-контрактов? Здесь должны сыграть свою роль наше понимание утвержденных и задокументированных требований, предъявляемых к документам, политик и процедур; строгое отношение к нормативным документам и авторизованным действующим лицам.

Как управлять заключенными контрактами?

Заключенные смарт-контракты - включая данные, показывающие, что именно произошло – станут для нас документами, которыми нужно будет управлять и к которым (или же к «слою» с дополнительным контекстом) нужно будет  обеспечивать доступ.

Мы знаем, что управление доступом может оказаться сложной задачей. Проводимый документационный анализ информирует нас об изменении правил и ожиданий в части доступа, которые требуют внедрения. Возможно, здесь мы сможем внести свой вклад в формирование договоров, которые будут обеспечивать доступ к более старым заключенным контрактам, исходя из определенных условий, начиная от аутентификации личности и заканчивая вопросами оплаты.

Примечание автора: О документационном анализе (appraisal): Я здесь имею в виду австралазийское толкование данного термина, означающее регулярно повторяющийся анализ деловой деятельности, ей контекста, рисков и требований, на основе которого принимаются решения о том, какие документы следует создавать и сохранять, и как управлять ими – а не традиционное архивное понятие экспертизы ценности, означающее отбор документов на постоянное хранение.

Можем ли мы себе представить, как будет устанавливаться связь между контекстной информацией и заключенными смарт-контрактами в архивной среде? (Мой комментарий: Попросту говоря, кто и как будет формировать дела? В каких фондах эти дела будут откладываться? От себя добавлю, - кто и как будет контролировать сроки хранения и уничтожение этих дел? – Н.Х.) Когда такие контракты являются многосторонними, а система документирования используется одна, это может создавать проблемы для некоторых из существующих стандартов архивного описания.

Можем ли мы использовать смарт-контракты для выполнения делопроизводческих процессов с документами, не хранящимися в блокчейне?

Я думаю здесь о нелёгкой проблеме исполнения в сложных системах правил, определяющих сроки хранения и порядок действий с документами по их истечении; а также о доступе к документам в условиях, когда в игру вовлечен целый ряд прав / ограничений.

Вот Вам классная идея: сделать смарт-контракт, который раскрывал бы государственные документы, публиковал их и направлял по электронной почте ссылки на них заинтересованным лицам и группам, с учетом набора условий. Благодаря технологии «блокчейн» все стороны могли бы доверять тому, что такого рода действия будут происходить без бюрократических задержек или коррупционных вмешательств. Документы о ходе процесса не только сохранялись бы, но и обеспечивалась бы их прозрачность.

Запрограммированный набор условий, согласованный рядом сторон в условиях доверенной среды, мог бы оказаться идеальным вариантом для совместного управления документами – например, в проектах,  охватывающих несколько юрисдикций, или же в отношении документов,  где их субъекты имеют определенные права на участие в управлении ими (примером могут служить персональные медицинские документы).

Безо всякого сомнения, существует масса других интересных потенциальных направлений применения, которые можно изучать.

Некоторым специалистам по управлению документами всё это может показаться пугающим, но я думаю, что на деле мы как раз хорошо подготовлены для того, чтобы справиться с этими вещами. У нас уже есть модели делопроизводческих метаданных, дающие нам язык и методы для описания деловых и документных процессов, действующих лиц и документов. Эти модели готовы к реализации в компьютерах. Периодически проводимая нами аналитическая работа в рамках документационного анализа означает, что мы способны продуктивно взаимодействовать с проектировщиками смарт-контрактов (и выбирать подходящие процессы). Нам следует перестать бояться и «включиться в игру». В любом случае я постараюсь следовать собственным рекомендациям и посмотреть, смогу ли я написать смарт-контракт. Буду держать вас в курсе.

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник: сайт «Recordkeeping Roundtable»
https://rkroundtable.org/2016/07/27/we-need-to-talk-about-smart-contracts-and-recordkeeping/