Порядок хранения и перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния

Федеральный закон от 23 июня 2016 года № 219-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» уточнил порядок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), одновременно на законодательном уровне описана процедура  перевода их в электронную форму. Новые положения вступают в силу 1 января 2018 года.

В статье 76. «Место хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)» изменен порядок их хранения.

Книги государственной регистрации актов гражданского состояния, собранные из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях будут, как и раньше, храниться в органе ЗАГС по месту их государственной регистрации (п.1). Хранение вторых экземпляров книг не предусмотрено (п.2).

Порядок передачи записей, составленных консульскими учреждениями за пределами территории РФ, на хранение в органы ЗАГС на территории РФ устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере международных отношений РФ (п.3).

В статье 77 «Сроки хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)» уточнено, что передача документов в государственные архивы как и прежде будет осуществляться через сто лет, однако ее порядок будет устанавливаться совместно:

• Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;


• Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим нормативно-правовое регулирование в сфере архивного дела (ранее это была прерогатива Правительства РФ – Н.Х.).

Мой комментарий: Только-только утверждено новое положения о Федеральном архивном агентстве, как в него придётся теперь вносить изменения.

Закон дополнен статьей 77.1 «Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)».

При переводе книг государственной регистрации актов гражданского состояния в электронную форму каждая запись, собранная в книгу (актовую книгу), конвертируется (преобразуется) в форму электронного документа (п.1).

Мой комментарий: Если сначала запись составляется на бумажном носителе, а потом на её основе создается электронная запись, то в таком случае бумажный акт является подлинником, а электронная запись – электронной копией документа на бумажном носителе, однако законом она признается равнозначной бумажному подлиннику. При этом все остальные юридические значимые действия осуществляются на основе электронной копии, сохраненной в информационной системе.

Запись акта гражданского состояния, конвертированная в форму электронного документа:

• Составляется на русском языке. Перечень сведений, включаемых в электронную запись, определяется Правительством РФ (п.2);


• Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного им работника органа ЗАГС и признается равнозначной записи, составленной в форме документа на бумажном носителе (п.3);


• Хранится в информационной системе органа ЗАГС по месту государственной регистрации акта гражданского состояния и (или) в информационной системе органа исполнительной власти субъекта РФ, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории соответствующего субъекта РФ.

Мой комментарий: Итак, всё, что будет переведено в электронный вид с бумажных носителей, будет храниться в информационных системах регионов.

Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере бюджетной, налоговой, страховой, валютной, банковской деятельности, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах утверждает (п.5):

• Требования к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, преобразуемую в форму электронного документа;


• Порядок представления и использования сведений в целях формирования и ведения Единого государственного реестра ЗАГС.

Статья 3 федерального закона от 23 июня 2016 года № 219-ФЗ устанавливает порядок организации работы по переводу бумажных книг государственной регистрации в электронный вид.

Книги государственной регистрации актов гражданского состояния, собранные из первых экземпляров записей, составленных до 1 апреля 2015 года, и хранящиеся в органах ЗАГС по месту их государственной регистрации подлежат переводу в электронную форму в порядке, определяемом Правительством РФ (п.1).

Перевод в электронную форму книг государственной регистрации должен быть завершен не позднее 31 декабря 2019 года (п.2).

Передача в государственные архивы книг государственной регистрации, собранных из первых экземпляров записей актов на бумажных носителях, составленных до дня вступления новых законодательных положений, и метрических книг допускается только после внесения содержащихся в таких книгах сведений в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния (п.3).

Мой комментарий: То есть информация с бумажных носителей, переведенная в электронный вид, будет не только хранится в региональных информационных системах, но и будет включена в Единый государственный реестр.

Книги государственной регистрации, собранные из вторых экземпляров записей актов на бумажных носителях, составленных до 1 января 2018 года, прошитые, пронумерованные и скрепленные печатью, хранятся в органе исполнительной власти субъекта РФ, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния и на территории которого они были составлены (п.4).

Создание надлежащих условий хранения книг государственной регистрации актов на бумажных носителях, составленных до 1 января 2018 года, обеспечивают органы исполнительной власти субъектов РФ (п.5).

Книги государственной регистрации, собранные из первых и вторых экземпляров записей актов на бумажных носителях, составленных до 1 января 2018 года, хранятся в течение ста лет со дня их составления  (п.6).

Мой комментарий: С моей точки зрения, это неудачная формулировка. На самом деле речь идет о сроке ведомственного хранения книг в органах ЗАГС. При этом непонятно, какие сроки ведомственного хранения будут у книг, составленных после 1 января 2018 года.

При внесении исправления или изменения в запись руководитель ЗАГС обязан сообщить об этом в орган ЗАГС по месту хранения второго экземпляра в трехдневный срок со дня внесения (п.7).

Если в книге государственной регистрации, собранной из первых экземпляров записей актов на бумажных носителях, какая-либо запись не сохранилась, то книга дополняется соответствующей записью, изъятой из книги, собранной из вторых экземпляров записей (п.8).

Книги государственной регистрации, собранные из вторых экземпляров записей актов на бумажных носителях, подлежат уничтожению после передачи книг, собранных из первых экземпляров в государственные архивы (п.9).

Если книга государственной регистрации, собранная из первых экземпляров актов на бумажных носителях, не сохранилась, то книга, собранная из вторых экземпляров уничтожению не подлежит, а передается на хранение в государственный архив (п.10).

Правительство РФ устанавливает порядок использования усиленных квалифицированных электронных подписей при ведении Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния и переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов (актовых книг) (п.12).

Мой комментарий: Законом предусмотрено, что в государственные архивы будут передаваться только книги записей актов гражданского состояния на бумажных носителях. Электронные базы данных в архив передавать не планируется. С моей точки зрения, это неправильно. Во всяком случае, необходимо предусмотреть, чтобы архивы имели удаленный доступ к электронной информации и могли использовать ее в качестве научно-справочного аппарата.

Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния вообще будет вестись в электронном виде на федеральном уровне. Его передача в государственные архивы также не предусмотрена.

Источник: Консультант плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=200018