(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/12/iso-15489-1.html )
3. Системы контроля и управления
Задолго до появления SharePoint и M-Files Дженкинсон описал архивную взаимосвязь документов (archival bond) — внутреннюю связь между документами, созданными в рамках одного и того же процесса. Дженкинсон считал, что такие связи возникают естественным образом, но сегодня мы понимаем, что системы должны целенаправленно поддерживать эту взаимосвязь: посредством классификации, метаданных, контроля версий и журналов аудита.
Стандарт ISO 15489 определяет понятие «документная система» как систему, в которой имеются структурированные меры и средства для контроля и управления документами с течением времени.
Мой комментарий: Слова о «структурированных» мерах не соответствуют действительности. В российской адаптации стандарта ISO 15489 данное определение звучит следующим образом:
3.16. Документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение определенного времени.
Примечание - Документная система может состоять из технических элементов, таких как программное обеспечение, которое может быть специально разработано для управления документами либо для какой-либо другой коммерческой цели, а также нетехнических элементов, включая политику, процедуры, людей и других агентов, а также распределение обязанностей.
Буквальный перевод с английского звучит так:
3.16. Документная система (records system): Информационная система, которая захватывает документы, управляет ими и обеспечивает доступ к ним во времени.
Примечание: Документная система может состоять из технических элементов, таких как программное обеспечение, которое может быть специально разработано как для управления документами, так и для иной деловой цели; а также из нетехнических элементов, включающих политику, процедуры, людей и иных агентов, и распределение обязанностей и ответственности.
В адаптации стандарта ISO 30300, ставшего сейчас основным международным терминологическим стандартом отрасли, это же определение переведено несколько иначе:
3.4.4. Документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени.
Текущее (более адекватное, на мой взгляд) определение в ISO 30300:2020 звучит так:
3.6.4. Документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами во времени.
Ключевым здесь является тот аспект, что документной системой считается любая система, которая создает, получает, хранит и обрабатывает документы, то есть к числу «документных» относятся все работающие с документами деловые информационные системы, а не только специализированные системы для управления документами.
Именно здесь принципы находят своё отражение в инфраструктуре: в классификационной схеме дел и документов, мерах контроля и управления доступом, в правилах установления сроков хранения и в моделях метаданных. При этом сохраняются как архивная логика Дженкинсона, так и функциональный анализ Шелленберга.
Цифровая трансформация показала, насколько хрупкими могут быть эти меры управления. Неправильно сконфигурированная облачная папка или отсутствующий тег могут нарушить цепочку обеспечения доверия. Именно поэтому системный подход стандарта ISO 15489 является в настоящее время критически важным инструментом для специалистов по управлению документами, имеющих дело со сложными платформами и системами автоматизации.
4. Обязанности, ответственность и подотчётность
Дженкинсону, вероятно, не понравилась бы идея о том, что буквально все - деловые пользователи, а не только архивисты - должны создавать документы и управлять ими. Но стандарт ISO 15489 признаёт, что в современном мире ведение документов - это совместная зона ответственности.
Мой комментарий: Дженкинсон, однако, говорил в своей книге об архивных документах, а не о работе с документами в рамках оперативной деловой деятельности … Скорее, Дженкинсону бы крайне не понравилась идея о вмешательстве кого бы то ни было в корпус уже созданных и передаваемых на архивное хранение деловых документов, а также внешнее вмешательство в работу архивистов после приёма документов на архивное хранение.
Шелленберг, работая в условиях разросшегося федерального правительства США (я бы не сказала, что при Дженкинсоне правительство Великобритании периода Первой мировой войны было сколько-нибудь скромнее по масштабам, учитывая то, что оно управляло огромной империей в военное время – Н.Х.), уже понимал, что архивы не могут быть единственной «линией обороны». Его прагматичный подход к распределению ответственности – а именно, распределение ролей в управлении документами по всей организации - стал краеугольным камнем стратегического управления документами в цифровую эпоху.
Мой комментарий: Шелленберг говорил об управлении документами, а не об архивной работе, так что никакого противоречия здесь, с моей точки зрения, нет.
Стандарт ISO 15489 кодифицирует такой подход: высшее руководство должно оказывать поддержку документным системам, ИТ-служба должна обеспечивать техническую целостность, а сотрудники подразделений должны понимать свою роль в захвате и защите документов. Именно этот принцип позволяет осуществлять стратегическое управление документами в больших масштабах, особенно в ситуациях, когда документы создаются м использованием десятков приложений, устройств и платформ.
Долгий путь к цифровому доверию
Данные четыре принципа не были изобретены на пустом месте. Они эволюционировали на протяжении почти столетия профессиональной практики, дискуссий и совершенствования.
- Дженкинсон дал нам идеал документов как неприкосновенных доказательств, требующих обеспечения нейтральности и целостности;
- Шелленберг дал нам инструменты для стратегического управления документами, исходя из баланса между оперативным использованием и долговременной ценностью;
- Стандарт ISO 15489 снабдил нас универсальным языком для включения этих принципов в политики, системы и инициативы цифровой трансформации.
В то время, как организации спешат внедрить ИИ, перейти в облако и автоматизировать исполнение законодательно-нормативных требований, эти принципы остаются нашим компасом, поскольку без чёткого понимания того, что такое документ, почему он важен и как им следует управлять, никакие «цифровые чудеса» не создадут заслуживающие доверия системы.
Специалисты по документам являются «картографами подотчетности». Пусть ландшафт управления документами изменился от пергаментных документов до PDF-файлов, от реестровых дел и до указаний по срокам хранения и действиям по их истечении - однако ориентиры остаются неизменными.
Эндрю Поттер (Andrew Potter)
Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/from-jenkinson-to-the-cloud-the-enduring
Комментариев нет:
Отправить комментарий