В 2026 году технический подкомитет ТК 459/ПК 6 будет работать над стандартом ГОСТ Р ИСО 7538 «Функциональные требования к уничтожению документов либо их передаче на архивное хранение»

Росстандарт приказом от 31 октября 2025 года №2367 утвердил «Программу национальной стандартизации на 2026 год».

Технический подкомитет ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота» комитета Российской Федерации по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий» в 2026 году будет работать над стандартом ГОСТ Р на основе аутентичного перевода на русский язык международных технических спецификаций ISO/TS 7538:2024 «Функциональные требования к уничтожению документов либо их передаче на архивное хранение» (Functional requirements for disposition of records, см. https://www.iso.org/standard/83150.html и https://www.iso.org/obp/ui/es/#!iso:std:83150:en ).

Технические спецификации ISO/TS 7538:2024 были подготовлены техническим подкомитетом Международной организации по стандартизации (ИСО) TC46/SC11 «Управление документами». О работе над данным документом ранее я уже рассказывала на блоге, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/06/isodts-7538.html , http://rusrim.blogspot.com/2023/08/isocd-ts-7538.html и https://rusrim.blogspot.com/2024/09/isots-75382024.html .

Во вводной части документа отмечается следующее:

«В настоящем документе определяются цели и преимущества проведения уничтожения документов либо их передачи на архивное хранение, а также даются рекомендации организациям по управлению процессами, связанными с уничтожением/передачей.

В частности, данный документ:

• определяет ответственность за процессы уничтожения/передачи документов;
  
  
• содержит рекомендации, касающиеся ключевых процессов, по которым можно оценивать процессы уничтожения / передачи документов;
  
  
• содержит требования и рекомендации для тех, кто внедряет процессы уничтожения / передачи документов и
  
  
• даёт рекомендации по интеграции процессов уничтожения / передачи документов в деятельность организации.» 

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Цели и отдача от проведения уничтожения / передачи документов
5. Принципы
6. Требования к уничтожению / передаче документов
7. Оценка эффективности и совершенствование
Приложение A. Проблемы, связанные с проведением уничтожения / передачи документов
Библиография

Первая редакция стандарта должна быть подготовлена к 31 августа 2026 года, а окончательны версия – к 31 августа 2027 года.

Мой комментарий: Некорректно проведенное уничтожение может повлечь за собой правовые, репутационные и финансовые риски для организации, и новый стандарт помогает эти риски минимизировать.

В фокусе внимания данного стандарта, разработанного рабочей группой экспертов ИСО «с нуля», находятся проблемы уничтожения/передачи электронных документов. В нём не рассматриваются специфические проблемы проведения физического уничтожения документов на традиционных носителях, зато сделана попытка учесть важнейшие особенности управления электронными документами в современных условиях. Затронуты некоторые аспекты, которые не слишком часто рассматриваются в профессиональной литературе – например, связанные с базами данных и с решениями на основе технологий блокчейна и распределенных реестров.

По ходу работы над документом в ИСО шли горячие внутренние дебаты и, естественно, во многих аспектах он представляет собой компромисс между различными точками зрения. Он, тем не менее, предлагает целый ряд новых для архивистов и специалистов по управлению документами идей и рекомендаций, которые помогут им справляться с управлением электронными документами в условиях стремительно меняющихся деловых процессов, законодательства, общественных ожиданий и технологий.

Стандартизация процессов уничтожения и передачи документов на хранение позволяет оптимизировать затраты и повысить общую эффективность управления документами. Адаптация в качестве российского стандарта документа, отражающего передовой международный опыт, позволит российским специалистам по управлению документами и информацией познакомиться с идеями и практикой зарубежных коллег и взять из них то, что им подойдёт. Стандарт также поможет в решении проблемы нехватки современной отраслевой нормативно-методической литературы, особенно в плане управления электронными документами.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=518028