Один из основополагающих принципов архивной науки заключается в необходимости уважать исходный порядок документов. Если организация ретроспективно проведёт реструктуризацию массива документов таким образом, что исходный порядок будет скрыт или утерян, то возникнет риск создания ложной картины:
- того, как накапливался контент;
- того, как работали сотрудники;
- того, кто именно знал о том, что и когда происходило - в связи с работой, в результате которой возникли эти документы.
Одно из главных преимуществ электронных документов (в отличие от аналоговых) заключается в том, что их можно представлять и просматривать множеством различных способов и в разном порядке. Так сохраняется ли принцип уважения исходного порядка документов в цифровую эпоху? Будет ли цифровое хранилище поддерживать одну-единственную структуру, которая, как правило, лучше всего будет подходить для установления и отслеживания сроков хранения, выполнения действий по уничтожению/передаче и для принятия решений в рамках экспертизы ценности контента в хранилище? Мы можем использовать простой мысленный эксперимент, чтобы показать, что данный принцип действительно по-прежнему актуален.
Мысленный эксперимент, демонстрирующий исходный порядок в контексте электронных документов
Представьте, что Вы – специалист по управлению документами или информацией, просматривающий унаследованное цифровое хранилище (например, унаследованные общий диск (файлообменник), систему SharePoint или систему электронной почты). Вы можете переупорядочить материалы в этом хранилище неограниченным количеством способов, одним нажатием кнопки, несколькими строками кода или с помощью хорошо сконструированного запроса.
А теперь вернёмся немного назад во времени. Представьте себя на месте конечного пользователя, использующего общий диск, сайт SharePoint или учётную запись электронной почты в ходе своей деловой деятельности. У такого пользователя тоже имелась возможность переупорядочивания контента на этом конкретном общем диске, сайте SharePoint или в учётной записи электронной почты. Однако маловероятно, что этот пользователь смог бы переупорядочить контент во всём хранилище общих дисков, во всём хранилище сайтов SharePoint или во всём хранилище учётных записей электронной почты.
В корпоративных системах, таких как общие диски, системы SharePoint, почтовые системы и т.п., конечным пользователям предоставляется частичный доступ к системе. Они могут помещать данные в один или несколько «контейнеров» в системе, но не в остальные. Они могут получить доступ к одному или нескольким контейнерам в системе, но не к остальным.
Такое разделение доступа необходимо в любой многоцелевой системе, которую могут использовать все или большинство сотрудников организации для выполнения всех или большинства своих деловых операций. Это необходимо, поскольку в крупной организации со сложным разделением труда обычно не рекомендуется предоставлять отдельным сотрудникам возможность просматривать, редактировать и добавлять контент во все части системы.
Важность контейнеров в цифровых хранилищах
Порядок, который больше всего влияет на накопление контента в цифровой системе, — это порядок, определяющий, кто и куда может добавлять контент, а также порядок, устанавливающий права доступа к контенту по умолчанию. Поэтому, чтобы определить исходный порядок, нам необходимо найти группы, для которых в системе были установлены права доступа по умолчанию. Этот порядок также сильно влияет на поведение людей в системе. Люди с большой вероятностью могут изменить свой стиль общения и типы информации, которой они готовы поделиться, в зависимости от прав доступа к конкретному контейнеру, в который они размещают данные.
Контент в корпоративных цифровых системах, как правило, распределяется по контейнерам, в которые определенные лица, команды или рабочие группы могут добавлять контент:
- в локальном мире, до появления облачных решений, группы не могли использовать общие диски (файлообменники) до тех пор, пока кто-либо не предоставлял им папку верхнего уровня.
- группа не может работать в SharePoint, пока кто-то не предоставит ей сайт SharePoint.
- сотрудник не может работать в системе электронной почты, пока кто-то не предоставит ему учётную запись электронной почты, которую он мог бы использовать.
Каждый элемент в корпоративной многоцелевой цифровой системе должен иметь связанные с ним разрешения на доступ с момента его сохранения в системе. Следовательно, необходимо какой-то способ назначений разрешений на доступ по умолчанию доступа ко всему контенту. Контейнеры — это инструмент, с помощью которого применяются разрешения по умолчанию. Следовательно, каждый элемент должен находиться в каком-либо контейнере.
В системе SharePoint каждый документ располагается на сайте. В системе электронной почты каждое сообщение находится в учётной записи электронной почты. В локальных общих дисках каждый элемент находится в структуре, берущей начало от папки верхнего уровня. В Microsoft 365, решение Microsoft Teams использует SharePoint, OneDrive и Exchange в качестве хранилищ. Каждый документ, пост или сообщение, отправленное в канал или чат Teams, хранится либо на сайте SharePoint, либо на сайте OneDrive, либо в учётной записи электронной почты Exchange.
Это означает, что если у специалиста по управлению документами/информацией есть средства работы с контейнерами, то у него есть средства работы со всеми элементами в хранилище. Это делает контейнеры очень мощным способом управления контентом в активных цифровых хранилищах и инструментом масштабирования действий и решений, касающихся контента в устаревших цифровых хранилищах.
Идея этой публикации
Это второй из серии моих постов, в которых предпринимается попытка сформулировать интуитивные принципы управления документами для специалистов по данным. Идея этой публикации заключается в следующем:
- Корпоративные многоцелевые цифровые системы — это системы, которые могут использоваться всеми или большинством сотрудников для выполнения всех или большинства выполняемых ими задач. Примерами служат системы электронной почты, системы совместной работы, общие диски (файлообменники) и т. д.
- Контент в таких системах, как правило, разбивается по контейнерам, в каждый из которых может размещать контент определённое лицо, команда или рабочая группа. Каждый элемент, попадающий в хранилище, будет размещен в одном из этих контейнеров.
Предыдущая пост в этой серии - «Интуитивные соображения об управлении документами для специалистов по аналитике данных» (см. https://thinkingrecords.co.uk/2025/09/04/intuitions-about-records-management-for-data-scientists/ , а также перевод на русский язык по адресу: https://rusrim.blogspot.com/2025/10/blog-post.html - Н.Х.).
Джеймс Лепен (James Lappin)
Источник: блог «Thinking Records» (Думая о документах)
https://thinkingrecords.co.uk/2025/09/20/the-original-order-of-digital-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий