Документ объёмом 64 страницы можно скачать по адресу https://www.thesedonaconference.org/download-publication?fid=9176 .
«Данный Комментарий призван предоставить организациям, юристам и судебным органам базовую информацию о платформах коллективной работы, а также рекомендации по решению правовых вопросов и проблем, которые могут возникнуть в связи с раскрытием сохраняемой в электронном виде информации (electronically stored information, ESI), относящейся к таким платформам. Использование платформ коллективной работы произвело революцию в способах, применяемых организациями для обмена информацией и совместной работы. Такие платформы дают возможность отдельным лицам и группам вместе работать, обмениваться информацией, общаться и беспроблемно координировать выполнение задач. Они также охватывают широкий спектр приложений, включая приложения для обмена сообщениями, для коллективного использования контента и для проведения видеоконференций. На момент публикации данного Комментария в качестве примеров таких платформ можно привести Slack, Microsoft Teams и приложения в Google Workspace.
Платформы для обмена информацией и совместной работы существуют уже много лет, и масштабы их использование всё время стабильно росли, однако глобальная пандемия COVID-19 в начале 2020-х годов, заставившая многих сотрудников работать из дома, сопровождалась взрывным ростом масштабов их использования. По мере того, как платформы коллективной работы становились основным средством общения и работы, они всё чаще становятся источником в процессах э-раскрытия. Однако данные платформы в качестве источника релевантной для э-раскрытия электронной информации (ESI) могут создавать проблемы концептуального, технического и практического характера, часть которых описана ниже.
Как и в случае других «некурируемых» (non-custodial) источников (таких, как базы данных), - в данном случае традиционное понятие «ответственного хранителя» (custodian), т.е. лица, которое владеет, хранит и/или управляет электронной информацией, - может быть неприменимо к групповому рабочему пространству на платформе коллективной работы, даже если члены группы могут выполнять определённые действия, ассоциируемые с конкретным хранителем (например, обмен сообщениями, а также предоставление доступа и хранение документов). Соответственно, информация, создаваемая, распространяемая и/или хранимая на платформе коллективной работы, не обязательно связана либо может быть связана с традиционным ответственным хранителем, в отличие от общепринятой концепции сбора сохраняемой в электронном виде информации (ESI), которая вращается вокруг выявления и сбора информации, курируемой ответственным хранителем.
Может представлять проблемы выявление, с целью обеспечения сохранности информации, относящихся к конкретному процессу э-раскрытия совместно используемых рабочих пространств на платформах коллективной работы. Число таких совместно используемых рабочих пространств может быстро расти, и организация может не располагать полным списком таких рабочих пространств и их участников, который бы позволил легко установить или оценить их значимость для судебного разбирательства или расследования. Кроме того, внутри совместно используемого рабочего пространства могут существовать закрытые (частные) каналы, и, помимо администраторов, только их участники могут иметь к ним доступ или знать об их существовании. Более того, сообщения и данные на платформах коллективной работы часто хранятся в различных иных приложениях за пределами платформы. Например, в Microsoft Teams документы и сообщения часто сохраняются на сайтах SharePoint или в таких приложениях, как OneDrive. Как следствие, следует вдумчиво отнестись к выявлению информации, сохранность которой следует обеспечить.
Еще одной характерной особенностью платформ коллективной работы является возможность обмена документами посредством предоставления гиперссылок, а не в виде традиционных вложений в сообщения. Предоставляемый с помощью гиперссылок контент может располагаться как в среде платформы коллективной работы, так и за её пределами, но в информационных системах организации. Также он может полностью находиться за пределами информационных систем организации. Поскольку предоставляемый с помощью гиперссылок контент часто хранится вне платформы коллективной работы и может меняться с течением времени, его поиск и повторное связывание конкретной версии контента с посланным в тот же период времени сообщением могут быть сопряжены с трудностями, которые отсутствуют при использовании традиционной электронной почты и вложений (присоединённых файлов).
С платформами коллективной работы также в настоящее время связаны трудности при сборе и обработке информации в процессе э-раскрытия, - например, при выявлении релевантных сообщений для сбора, при идентификации предоставленных по гиперссылкам документов и при связывании конкретной версии такие документов (если версии вообще существуют) с конкретным сообщением. Платформы коллективной работы могут требовать применения различных типов механизмов отбора, стратегий поиска, процедур анализа и использования различных форматов для представления раскрываемой информации. Например, может рассматриваться вопрос о том, следует ли объединять отдельные сообщения из канала Slack в более крупные блоки для удобства управления (например, сообщения за 24 часа или же определенное количество чатов).
С платформами коллективной работы также могут быть связаны уникальные проблемы, относящиеся к использования электронной информации в качестве доказательств. Поскольку такие платформы для дают возможность нескольким пользователям одновременно просматривать и редактировать документ, аутентификация может оказаться более сложной. Помимо этого, стратегическое управление информацией может играть существенную роль, способствуя организациям в выполнении ими своих обязательств по э-раскрытию в случае судебного разбирательства или государственного расследования.
В последующих разделах Комментария обсуждаются эти и многие другие проблемы, возникающие при э-раскрытии в связи с платформами коллективной работы, а также рассматриваются возможные решения этих проблем.»
Содержание документа следующее:
I. Введение
II. Обсуждение
B. Распространенные проблемы при э-раскрытии
2. Проблемы обеспечения сохранности информации
3. Родственные связи и гиперссылки
4. Проблемы сбора данных
5. Проблемы отбора, поиска, анализа и предоставления
6. Вопросы доказывания, привилегий и защиты персональных данных
D. Соображения, касающиеся генеративного искусственного интеллекта (GenAI)
Источник: сайт Конференции Седона
https://www.thesedonaconference.org/download-publication?fid=9176
Комментариев нет:
Отправить комментарий