Закон 2011 года о государственных документах Шотландии (Public Records (Scotland) Act 2011, PRSA 2011, https://www.legislation.gov.uk/asp/2011/12/contents ) требует от государственных органов и учреждений Шотландии разработки плана управления документами и представления его на утверждение Хранителю документов Шотландии (Keeper of the Records of Scotland - этот титул носит руководитель архивно-документационной службы региона – Н.Х.), см. https://www.nrscotland.gov.uk/record-keeping .
Эти планы обычно утверждаются сроком на пять лет, и для многих из них сейчас подходит время, когда их необходимо будет пересмотреть и еще раз пройти процедуру утверждения. Тем временем команда Хранителя активно пересматривает свой «Типовой план», и будет ожидать большего от государственных органов при представлении ими своих новых планов в ближайшие годы.
Столица Шотландии Эдинбург
Предыстория
Закон PRSA, задачей которого было закрытие давно существовавших пробелов в стратегическом управлении информацией, получил королевское одобрение 20 апреля 2011 года. Хотя к тому моменту уже существовали определенные требования к документам для отдельных видов деятельности, не было цельной правовой концепции, регламентирующей создание, управление информации и её хранение в течение установленных сроков в государственном секторе Шотландии.
Закон во многом стал результатом доклада Шоу 2007 года (см. http://www.gov.scot/resource/doc/203922/0054353.pdf - Том Шоу (Tom Shaw) подготовил доклад о шотландских детских домах и о тех безобразиях, которые там имели место в период с 1950 по 1995 год – Н.Х.), в котором плохое управление документами было названо в качестве причины многих трудностей, с которыми сталкиваются бывшие воспитанники школ-интернатов и детских домов. Шотландское правительство многопланово рассмотрело последствия доклада Шоу; что, в свою очередь, привело к тому, что закон PRSA охватил широкий круг органов государственной власти, включая правительство и парламент Шотландии, местные органы власти, систему общественного здравоохранения (NHS), полицию и суды.
Несмотря на обеспокоенность, решительно высказанную в то время, среди прочих, Ассоциацией местных органов власти Шотландии (Convention of Scottish Local Authorities, COSLA, https://www.cosla.gov.uk/ - согласно Википедии, является национальной ассоциацией шотландских советов и действует как ассоциация работодателей, см. https://en.wikipedia.org/wiki/Convention_of_Scottish_Local_Authorities - Н.Х.) относительно того, что этот закон ляжет на государственные органы ещё одним тяжёлым бременем в период жёсткой экономии, вероятно, будет справедливо сказать, что PRSA оказался успешным, впервые обеспечив Шотландии солидную законодательную базу для управления документами.
Планы управления документами
- Ответственность высшего руководства;
- Ответственность руководителя службы управления документами;
- Заявление о политике управления документами;
- Деловая классификационная схема;
- Перечни видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении;
- Организация уничтожения;
- Организация ведомственного архивного хранения и передачи документов на государственное архивное хранение;
- Информационная безопасность;
- Защита персональных данных;
- Непрерывность деловой деятельности и важнейшие документы;
- Контрольная информация (журналы аудита): отслеживание и контроль версий;
- Система компетенций для персонала, занимающегося управлением документами;
- Регулярная оценка и совершенствование управления документами;
- Организация коллективного использования информации (внутри государственного органа и с внешними организациями).
Одно из существенных изменений в процедуре оценки Хранителем планов государственных органов по управлению документами заключается в том, что в «Типовом плане» теперь появился «элемент 15», охватывающий документы третьих сторон. Статьи 2 и 3 Закона о государственных документах Шотландии всегда широко определяли сферу его применения, с тем, чтобы охватить документы внешних организаций, выполняющих функции от имени государственного органа, - но теперь это будет определено более явным образом, и Хранитель ожидает, что соответствующие политики и процедуры будут отражены в данном разделе плана.
Хранитель в настоящее время проводит пересмотр требований, относящихся к «элементу 15» (см. https://www.nrscotland.gov.uk/record-keeping/public-records-scotland-act-2011/resources/model-records-management-plan/model-plan-guidance-to-element-15 ), поэтому пока неясно, в чём конкретно эти требования будут заключаться. Отчасти данный вопрос обсуждался на форумах заинтересованных сторон, которые Хранитель проводил в прошлом году. Национальная документационная служба Шотландии (National Records of Scotland), Совет по архивам Шотландии (Scottish Council on Archives) и ассоциация специалистов по менеджменту качества (Quality Scotland) также предлагают ряд рекомендаций и типовых контрактных положений.
Еще одно существенное изменение в подходе Хранителя к содержанию планов управления документами, это общее усиление внимания вопросу защиты персональных данных. Данная тема всегда присутствовала в Модельном плане, где элемент 9 как раз касается надлежащего управления персональными данными, - но теперь защита персональных данных проходит красной нитью через все рекомендации Хранителя. Помимо усиления элемента 9, каждый раздел рекомендаций Хранителя теперь включает тему защиты данных в качестве элемента хорошей практики.
Сфера применения закона PRSA продолжает расширяться. Хранитель в настоящее время участвует в процессе утверждения Объединённых управляющих советов (Integrated Joint Boards – в Шотландии таким образом осуществляется интеграция систем здравоохранения и социальной поддержки и обеспечения – Н.Х.), и (как в случае законодательства о свободе доступа к государственной информации?) последует давление с целью расширения списка органов, подпадающих под действие данного закона. Позиция территориальных отделений-трастов национальной системы здравоохранения (NHS) и территориальных отделений некоторых других органов власти остается неясной, однако всем организациям, выполняющим публично-значимые функции, можно порекомендовать как можно скорее обеспечить соответствие требованиям Закона 2011 года о государственных документах Шотландии.
На протяжении всего процесса принятия соответствующего законопроекта Хранитель всегда стремился использовать «морковку», а не кнут. Это хорошо сработало, не в последнюю очередь благодаря эффективной команде в Национальной документационной службе (NRS), предоставившей поддержку и рекомендации по ряду проблем, связанных с документами. Однако по мере того, как среда управления документами становится более зрелой и от государственных органов ожидается большее, следует ли нам ждать более решительных усилий со стороны регулирующего органа? Оглядываясь назад, некоторые из ранних схем, одобренных Хранителем, сегодня выглядят несколько неубедительно; и маловероятно, что они «проскочили» бы, если бы были представлены сегодня.
Крэг Геддес (Craig Geddes)
Источник: Сайт компании «Act Now Training»
https://actnowtraining.wordpress.com/2019/09/19/records-management-in-scottish-public-authorities-is-changing/
Комментариев нет:
Отправить комментарий