В Италии счета-фактуры должны храниться в течение длительного периода времени. Срок хранения большинства счетов-фактур, а также других документов, обычно используемых в деловой деятельности, составляет 10 лет. С введением новых методов создания счетов-фактур возникла проблема обеспечения электронной сохранности (conservazione sostitutiva – буквально «замещающее хранение», поскольку термин возник тогда, когда началась замещающая оцифровка бумажных счетов-фактур – Н.Х.) электронных счетов-фактур, см. https://software.wolterskluwer.it/software-fatturazione
Как хранить счета-фактуры
Как уже было сказано, счета-фактуры необходимо хранить; в частности, каждый документ должен храниться в оригинале - желательно, в формате, который не допускает внесение каких-либо изменений, что обеспечивает сохранение неизменными данных счета-фактуры с течением времени. Бумажные счета-фактуры должны храниться в оригинале, в папках, упорядоченные по годам, с тем, чтобы можно было быстро найти все счета-фактуры, сформированные в определенный период времени.
Что касается электронного хранения электронных счетов-фактур, то здесь всё существенно изменяется, прежде всего потому, что единственным форматом, который можно использовать для хранения, является формат xml, используемый в оригинале; поэтому нет возможности распечатать документы и сохранить их так, как это делалось в прошлом. С другой стороны, необходимо, чтобы хранимые счета-фактуры сохраняли свою целостность. С этой целью они должны содержать электронную цифровую подпись компании, которая их создала, в дополнение к отметкам времени и налоговым отметкам, содержащим сведения о выставившем счет-фактуру лице и о его получателе.
Электронное хранение и программное обеспечение
Для тех, кто для формирования счетов-фактур использует непродвинутые системы, их электронное хранение может представлять определённые сложности, начиная с того факта, что не все те, кто формирует документы такого типа, обладают достаточными знаниями для того, чтобы обеспечить их правильное отображение на веб-сайте налоговой службы (Agenzia delle Entrate). К счастью, существуют программы, которые позволяют передавать на хранение любые электронные счета-фактуры в режиме реального времени, в момент формирования или получения указанного документа. На практике программное обеспечение создает XML-файлы, в которых уже содержится вся информация, необходимая для сохранения документов неизменными с течением времени и для однозначной идентификации отправителя и получателя. Программное обеспечение также позволяет Вам вести архив сформированных счетов-фактур, разделенных на партии, определяемые периодом времени, в течение которого документы были созданы - обычно это месяц или год. Таким образом, передача на хранение осуществляется быстро и без необходимости выполнения дополнительных задач.
Преимущества электронных счетов-фактур
Среди преимуществ использования электронных счетов-фактур, одним из наиболее интересных для компаний является возможность электронного хранения документов такого рода. В первую очередь данный интерес обусловлен тем, что значительно сокращаются площади, выделяемые под хранение счетов-фактур. При работе с бумажными счетами-фактурами некоторые компании были вынуждены держать шкафы, заполненные относящимися к различным годам папками, по которым были разложены все выставленные и полученные счета-фактуры. Применение электронных счетов-фактур позволяет вместо этого занимать очень маленькое пространство, например, на сервере компании или даже в облаке. Во втором случае для доступа к счетам-фактурам нет необходимости физически присутствовать рядом с терминалом в компании, потому что документы доступны через Интернет любому, кто имеет для этого полномочия.
Источник: сайт IntornoTirano.it
http://www.intornotirano.it/articoli/economia-e-politica/la-conservazione-sostitutiva-delle-fatture-elettroniche
Комментариев нет:
Отправить комментарий