Евросоюз: В рамках Европейской группы по архивам при Еврокомиссии формируется подгруппа по «запроектированной архивации»

Европейская группа по архивам (European Archives Group, EAG) является официальной экспертной группой при Еврокомиссии. Она была создана в 2006 году и включает представителей национальных архивов стран-членов Евросоюза. Информацию о группе можно найти на сайте Еврокомиссии по адресу https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/freedom-information/access-documents/information-and-document-management/archival-policy/european-archives-group_en

На 27-й встрече EAG, прошедшей 19 сентября 2019 года в столице Финляндии Хельсинки (см. соответствующие документы здесь: https://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupMeeting&meetingId=17512 ) обсуждался вопрос о создании подгруппы по «запроектированной архивации» (Archiving by Design). Было одобрено Техническое задание для подгруппы, подготовленное Голландией и Норвегией, см. https://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupMeetingDoc&docid=34956 

Рабочая группа будет действовать как сообщество практиков, чтобы развивать и распространять практические знания и опыт решения проблем сегодняшнего дня, стоящих перед архивами изначально-электронных документов. В начале следующего года члены этого сообщества будут приглашены на семинар в Голландии с целью ознакомиться с концепциями «запроектированной архивации».

Войти в состав рабочей группы пожелали члены EAG от Португалии, Финляндии, Дании, Норвегии (председатель), Голландии, Швеции, Германии, Швейцарии и Еврокомиссии. Другие члены EAG могут заявить о своей заинтересованности присоединиться к рабочей группе не позднее 31 октября 2019 года.

Ниже приведен текст Технического задания:

Рабочая группа «Запроектированная архивация» (Archives by design): Проект технического задания

Предыстория:

На встрече членов EAG в июне 2019 года было заявлено о том, что общей проблемой для европейских стран является курирование изначально-электронных данных, обеспечивающее сохранение ими «архивной ценности» - в том смысле, что сохраняются во времени доступность и аутентичность этих данных.

Традиционно архивные учреждения могли ожидать передачи им на хранение аналоговых архивных материалов. Из-за перехода на электронно-цифровые системы начали предприниматься большие усилия для извлечения данных из ИТ-систем для их последующего долговременного хранения. Во время встречи членов EAG была осознана необходимость дополнительных действий. Существует потребность в новом мышлении и методологии для того, чтобы уже на ранних стадиях проектирования систем предпринимались меры, направленные на сохранение во времени доступности и архивной ценности данных.

Во время встречи членов EAG появилась возможность создать рабочую группу для разработки новой методологии и для лучшего осознания того, как обеспечить сохранение данных в качестве документов с устойчивой аутентичностью и доступностью во времени. Проект Технического задания для рабочей группы должен был быть представлен на очередной встрече членов EAG в Хельсинки в сентябре 2019 года.

Методология для рабочей группы

Национальными Архивами Голландии и Норвегии ведётся постоянная работа по теме «Запроектированная архивация». Национальные Архивы Голландии продвигают эту концепцию среди органов исполнительной власти, и разработали набор из 13 принципов, определяющих понятие «устойчивая доступность» (Sustainable Accessibility). Кроме того, они разработали методологию для ориентированного на пользователя подхода к работе с органами и учреждениями государственного сектора, с тем, чтобы при разработке теми новых ИКТ-систем в процесс проектирование было интегрировано обеспечение долговременной / устойчивой доступности данных.

Основываясь на разработанных голландцами принципах и методологии, рабочая группа опробует конструктивное мышление / итеративный подход и займётся дальнейшей разработкой методологии для повышения адаптируемости этого подхода к специфическим условиям других стран-членов EAG. В части практической работы, рабочая группа определит потенциально заинтересованные Национальные Архивы и изучит их подходы к опережающему вмешательству в деятельность создающих документы государственных органов. Рабочая группа стремится, - посредством проб, обучения и корректировки, - разработать набор общих принципов и методологий, позволяющих обеспечить «запроектированную архивацию» по всей Европе.

Намерения и цели рабочей группы:

• Главная цель рабочей группы: Лучше понять возможности и изучить опыт раннего вмешательства в процессы проектирования и создания ИКТ-систем в интересах обеспечения устойчивой доступности данных, их жизнестойкости и авторитетности, а также защиты данных во всех европейских странах – подход, также известный под названием «запроектированная архивация».


• Вспомогательная цель: Разработка принципов и методологий, которые помогут Национальным Архивам внедрить «запроектированную архивацию» в своих странах. В идеале эти принципы и методологии должны разрабатываться таким образом, чтобы поставщики на рынке могли применять их в своих услугах и продуктах, предлагаемых организациям государственного сектора в странах Европы.

Метод

Общий подход направлен скорее на создание сообщества вокруг соответствующей практики, чем на разработку теоретических руководств. Рабочая группа подготовит предложения относительно эффективных способов распространения знаний и опыта. С этой целью члены группы на первом этапе было бы полезно сначала принять участие в короткой учебной программе с тем, чтобы ознакомиться с концепцией «запроектированной архивации». В состав итоговых предложений о создании сообщества практиков могут, например, войти:

• Программа подготовки тренеров, способных передать знания дальше;


• Создание «летучей бригады» из числа экспертов / коллег;


• Разработка базового набора руководств и учебных программ;


• Платформа для обмена инструментами и опытом.

Мой комментарий: Обобщение практического опыта – дело хорошее и нужное. Однако есть организационно-правовые вопросы, без решения которых соответствующие проекты вряд ли будут успешными, в том числе:

• Кто будет в конечном итоге оплачивать дополнительные усилия по разработке функциональных возможностей в рамках «запроектированной архивации», а также их последующее применение?


• Как стимулировать / заставить поставщиков включать в свои решения соответствующие функциональные возможности?


• Как обеспечить, чтобы меры по обеспечению долговременной сохранности не стали помехой на пути внедрения инновационных технологий в деловую деятельность, и не приводили к неоправданным трудозатратам в ходе оперативной деятельности?

Источник: сайт Еврокомиссии
https://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupMeeting&meetingId=17512
https://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupMeetingDoc&docid=34956