среда, 13 ноября 2019 г.

США: Стратегии обеспечения сохранности и представления аудиозаписей в процессе э-раскрытия


Данная заметка сотрудника фирмы Майер Браун (Mayer Brown) Томаса Эванса (Thomas P. Evans – на фото) была опубликована 20 сентября 2019 года на сайте Lexology.com .

Рассматриваемая ситуация

Крупный производитель потребительских товаров инвестирует в новые технологии, позволяющие записывать, хранить и анализировать звонки клиентов в службу поддержки. Ключевой особенностью технологии является то, что она использует машинное обучение и другие формы искусственного интеллекта с целью помочь компании отслеживать особенности информационного взаимодействия со своими клиентами и улучшать систему обслуживания клиентов. За несколько лет работы компания накапливает десятки тысяч часов аудиоданных.

Компании предъявляется иск, касающийся практики её работы с клиентами, и истцы истребуют документы, требуя представить всю переписку и переговоры между компанией и её клиентами относительно определенных продуктов. Руководитель юридической службы компании обращается за консультацией относительно обязанности компании раскрыть хранимые ею аудиоданные; а также наилучшего способа проанализировать данные с тем, чтобы выделить подлежащие раскрытию записи, одновременно ограничивая затраты.

Мой комментарий: Согласно американскому законодательству, в случае спора каждая сторона обязана, в принципе, представить всю относящуюся к спору информацию, в том числе и аудиозаписи. Ограничить объём раскрываемой информации можно либо по договоренности с другой стороной, либо при наличии оговоренных в законодательстве уважительных причин.

Обеспечение сохранности, выявления и раскрытия аудиозаписей

Компании все чаще создают и сохраняют большие объемы аудиоданных как для внутренних деловых целей, так и во исполнение законодательно-нормативных требований. Например, Комиссия по ценным бумагам и биржам (Securities and Exchange Commission, SEC), Комиссия по торговле товарными фьючерсами (Commodity Futures Trading Commission, CFTC) и некоторые другие регуляторы требуют, чтобы записывались и сохранялись некоторые устные переговоры определенных сотрудников - например, телефонные разговоры и разговоры с использованием селекторных переговорных устройств (squawk box). Однажды созданные и сохраненные аудиозаписи могут подлежать раскрытию в рамках гражданских судебных споров, уголовных расследований и иных подобных процедур.

В контексте гражданского права сохранённая электронным образом информация, (electronically stored information, ESI), включая «звукозаписи», подлежит раскрытию в соответствии с правилом 34 Федеральных правил гражданского судопроизводства (Federal Rules of Civil Procedure, FRCP), если она «хранится на носителе любого вида», с которого ее можно получить «либо напрямую» или, если необходимо, после преобразования ... в разумной степени приемлемую для использования форму». Таким образом, вопрос о раскрытии аудиозаписей в соответствии с Правилами решается точно так же, как для информации в любой иной форме (например, для электронной почты), и их можно рассматривать как подлежащую раскрытию сохранённую электронным образом информацию. Кроме того, запросы на раскрытие аудиоданных в рамках гражданского судопроизводства с большой вероятностью подаются (по крайней мере на начальном этапе) одновременно с запросами на раскрытие документов и, следовательно, могут охватить многих хранителей на протяжении длительного периода времени. В подобных случаях исполнение законодательных требований может оказаться чрезмерно обременительным.

Правило 26 FRCP защищает сторону от принуждения к раскрытию электронной информации из источников, «не являющихся разумно доступными ввиду неоправданно больших усилий или затрат». Судебная практика, однако, даёт мало четких рекомендаций относительно той степени, в которой данное правило может применяться к запросам на раскрытие больших объёмов аудиоданных.

Если компания инвестировала значительные ресурсы в приобретение и внедрение системы записи, хранения и анализа аудиоданных, суд может (возможно, ошибочно) по умолчанию исходить из того, что данные являются в разумной степени доступными и что компания может использовать аналитические возможности, имеющиеся в её собственном технологическом решении, для выявления подлежащих раскрытию материалов. Хотя эта технология во многих отношениях все ещё находится на ранней стадии развития, убедить суд в ограниченности её возможностей может быть сложно.

Стратегии и наилучшие практики

Крайне важно знать, какие аудиоданные записываются, и в течение каких сроков они хранятся. В числе типичных примеров источников аудиоданных можно назвать:
  • Записанные телефонные разговоры: Телефонные разговоры записываются чаще всего, либо потому, что они нужны для деловых целей, либо во исполнение законодательно-нормативных требований;

  • Записи переговоров с использованием селекторных переговорных устройств (squawk box). Это, например, переговорные системы внутренней связи, используемые в финансовой отрасли для передачи предложений, заявок и другой рыночной информации трейдерам и другим участникам рынка;

  • Голосовая почта. Распространённым источником аудиоданных является голосовая почта на служебных и личных мобильных телефонах и на стационарных телефонах.
Сбор, обработка, анализ и представление материалов из таких источников аудиоданных могут быть дорогостоящими и трудозатратными. В то же время могут найтись возможности для сужения широких по охвату запросов на представление документов и информации – на основе переговоров с другими сторонами или посредством проведения предварительного раскрытия информации - которые могут удовлетворить регулятора / суд, и одновременно поспособствовать уменьшению соответствующих усилий и расходов. Они включают:
  • Использование технологии, позволяющей получить данные с возможностью поиска по ним. Все чаще поставщики решений для э-раскрытия включают в них функциональные возможности для обработки аудиоданных способами, делающими эти данные доступными для поиска (посредством перевода речи в текст либо фонетического поиска). Наличие возможности поиска по аудиоданным может значительно сократить объем данных, которые необходимо проанализировать, чтобы в полной мере исполнить запрос на раскрытие. Юристы организации должны подумать о том, чтобы заранее определить поставщиков, предлагающих продукты и услуги с необходимыми функциональными возможностями на случай, если потребуется анализировать и раскрывать аудиоданные.

  • Использование передовых технологий аналитики. Если компания использует передовые технологии для записи, анализа и хранения своих аудиоданных, то следует подумать о том, нельзя ли использовать эту технологию для уменьшения объема данных, которые необходимо обрабатывать и анализировать, особенно если в технологию встроены возможности на основе искусственного интеллекта. В то же время при обсуждении вопроса об использовании этой технологии с судьёй или адвокатом противной стороны важно с самого начала чётко проинформировать их об её ограничениях, чтобы не возникали завышенные ожидания относительно того, что технология может и не может делать в контексте э-раскрытия.

  • Сужение области охвата. Проведение собеседований со свидетелями и хотя бы ограниченного анализа письменных материалов до начала обработки аудиоданных может позволить сузить список лиц, о которых идет речь, а также диапазон дат и источников аудиоматериалов, по которым необходимо провести поиск. Это важно, поскольку обработка аудиоданных может быть очень дорогостоящей даже тогда, когда использование ключевых слов и аналитических инструментов помогает уменьшить объем требующих ручного анализа аудиоданных.

  • Пересмотр и уточнение политик хранения. В тех случаях, когда аудиозаписи создаются и хранятся в соответствии с законодательно-нормативными требованиями, редко когда бывают какие-либо причины для сохранения этих данных дольше, чет того требует законодательство. Когда аудиозаписи создаются в деловых целях, через определенный промежуток времени они могут перестать быть нужными. Политики компании в отношении сроков хранения должны быть пересмотрены и адаптированы к применимым нормативным требованиям и деловым потребностям. Следует тщательно продумать, следует ли сохранять аудиоданные дольше, чем нужно для исполнения этих требований, учитывая при этом возможные запреты на уничтожение в связи с ожидаемыми или идущими судебными разбирательствами и расследованиями, которые могут потребовать дальнейшего сохранения определенных документов.

  • Введение порядка захвата данных. Юристы организации также должны подумать о введении порядка захвата аудиоданных. Также следует рассмотреть вопрос о том, должны ли существующие и будущие извещения о запрете на уничтожение документов конкретно указывать источники аудиоданных на выданных компанией и личных устройствах среди категорий документов и данных, подлежащих сохранению, - как для обеспечения четкости выданных инструкций, так и для документирования исполнения компанией её обязательств по обеспечению сохранности документов.
Таким образом, компании, которые регулярно записывают и хранят аудиоданные для деловых целей или во исполнение законодательно-нормативных требований, могут столкнуться с перспективой проведения анализа и раскрытия больших объемов аудиоданных в ходе проводимых регуляторами расследований, а также в рамках уголовных и гражданских судебных процессов. Осложнения и затраты, связанные с подобным раскрытием, требуют от компаний обеспечить наличие соответствующих систем, помогающих эффективно и действенно исполнять запросы на раскрытие аудиоданных.

Томас Эванс (Thomas P. Evans)

Источник: сайт Lexology
https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=10565e7b-07b2-48e9-80e3-89e4cc797155

Комментариев нет:

Отправить комментарий