Данная заметка была опубликована 27 июня 2023 года на веб-сайте технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами» (Archives/records management).
Целевая группа AHG8 усердно работает над аналитическим отчётом («белой книгой»), посвященным концепции запроектированного управления документами (records management by design). Этот инновационный подход предполагает внедрение методов управления документами начиная с ранних стадий процесса проектирования и на протяжении всего жизненного цикла продуктов, процессов или услуг, связанных с документами.
Мой комментарий: Действительно ли «запроектированное управление документами» является чем-то ранее неизвестным? Конечно же, нет – все специализированные системы, предназначенные для управления документами, как раз проектируются таким образом, чтобы эффективно решать задачи управления документами. В их отношении данная концепция – не более чем красивые слова.
Данная концепция имеет смысл лишь тогда, когда речь идёт о деловых информационных системах, которые создают, получают, хранят, обрабатывают и уничтожают документы. Идея заключается в том, чтобы сразу заложить в проекты таких систем достаточные для надлежащего управления документами функциональные возможности.
Есть даже стандарт ИСО, описывающий требования к таким функциональным возможностям – это ISO 16175-1:2020 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами - Часть 1: Функциональные требования и связанные с ними рекомендации для всех приложений, управляющих электронными документами» (Information and documentation - Processes and functional requirements for software for managing records - Part 1: Functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records), см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2020/07/iso-16175.html . В настоящее время идёт работа по адаптации данного документа в качества российского национального стандарта, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/03/16175-1.html .
«Запроектированное управление документами» является синонимом «запроектированной архивации» (archiving by design), подчеркивая важность интеграции принципов управления документами в саму ткань оперативной деятельности организации. Движение по этому пути начинается со всестороннего понимания контекста (условий деятельности) организации и её специфических требований к документам. Вооружившись этим знанием, можно принимать обоснованные решения, связанные с определением необходимых мер и стратегий для эффективной реализации этих требований.
По мере того, как условия деятельности организации меняются с течением времени, могут потребоваться корректировки проектно-конструкторских решений и реализации методов управления документами. Гибкость является ключом к обеспечению того, чтобы управление документами сохраняло свою согласованность с эволюционирующими потребностями организации. Для поддержки принятия решений ключевое значение имеет тщательная оценка рисков (как негативных, так и позитивных). В рамках такой оценки сопоставляются потенциальные выгоды и последствия выполнения или невыполнения выявленных требований.
Внедряя «запроектированное управление документами», организации могут создать прочную основу для управления документами на протяжении всего их жизненного цикла. Этот упреждающий подход позволяет организациям эффективно справляться со сложностями управления документами, лучше исполнять законодательно-нормативные требования и деловые обязательства и оптимизировать отдачу, получаемую от их документов.
Мой комментарий: Для малых и средних организаций и предприятий внедрение «запроектированного управления документами» во многом сводится к закупке деловых информационных систем и облачных услуг, в состав которые разработчиками / поставщиками уже включены необходимые функциональные возможности для надлежащего управления документами.
Ждите официальной публикации подготовленной целевой группой AHG8 «белой книги», в котором более подробно будут рассмотрены концепции и практические приложения «запроектированного управления документами». Мы верим, что этот дальновидный подход проложит путь к более совершенным методам управления документами и позволит организациям раскрыть истинный потенциал своих ценных документов.
Мой комментарий: В заметке, к сожалению, не говорится о том, зачем вообще понадобился этот замечательный новый (ну, почти!) подход. А дело в том, что в условиях современных сложных и постоянно меняющихся информационных инфраструктур не получается, как это пытались делать в начале 21-го века, забирать все электронные документы из деловых систем и перемещать их в специализированную систему для управления документами типа СЭД, EDRMS или ECM. Всё чаще приходится управлять документами «по месту», и для этого у деловых информационных систем должны иметься минимально необходимые функциональные возможности…
Источник: сайт ИСО
https://committee.iso.org/sites/tc46sc11/home/news/content-left-area/news-about-standarization-in-t-1/stay-ahead-of-the-curve-coming-s.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий