Мне очень интересно наблюдать, как организации начинают на практике сталкиваться с теми проблемами использования электронных документов, о которых я рассказываю в своих лекциях, и изучать их подходы к решению этих проблем.
Уже лет пять, выступая на многочисленных мероприятиях, я говорю о том, что перевод в документов электронный вид и накопление в базах данных больших массивов информации о деятельности государственных органов могут, в конечном итоге, привести к качественным изменениям, когда ценность электронного ресурса окажется существенно выше, чем аналогичного бумажного, и когда появится возможность использовать базы данных не только для оперативной деятельности, но и для аналитических исследований. Общаясь с коллегами из Ростова-на-Дону, где я читала лекции по теме «Электронное правительство и электронный документооборот», я узнала, что они столкнулись именно с такой ситуацией.
Размер имеет значение
Речь идёт об автоматизированной системе учета и контроля над исполнением письменных и устных обращений граждан АС «Обращения граждан». В ряде государственных и муниципальных органов, где эта система используется, на данный момент уже накоплены материалы за пять лет. Информация используется не только для учета и составления многочисленных отчетных форм по работе с обращениями граждан, но и для подборки материалов по конкретному гражданину (по каким вопросам и когда обращался, какие ответы были ему даны), а также для подготовки аналитических обзоров по обращениям, например, по конкретному избирательному округу. Обработанная таким образом информация активно используется руководителями при подготовке к встречам с гражданами, избирателями и т.д.
Как мне кажется, Росархиву и ВНИИДАД стоило бы высказаться по этому вопросу и дать свои рекомендации по оценке ценности таких электронных ресурсов (что-то вроде тех рекомендаций, которые уже достаточно давно – ещё в 2004 году - выпустили Национальные Архивы США). Американское архивное ведомство рекомендовало тогда обратить внимание на то, что при переводе документов в электронную форму их ценность может измениться, - т.е. если в процессе деловой деятельности выясняется, что документы и базы данных после перевода их в электронную форму содержат существенно больше информации или используются по-другому, то сроки хранения должны быть пересмотрены.
Комментариев нет:
Отправить комментарий