Штат Виктория, Австралия: Что такое «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами»? Часть 1

Мой комментарий: Австралийский штат Виктория одним из первых в мире создал государственный электронный архив, в основу деятельности которого положена концепция и система стандартов VERS, от Victorian Electronic Records Strategy – «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами».

Электронные документы положено передавать на архивное хранение в разработанном архивно-документационной службой штата контейнерном формате VEO. Контейнеры VEO (в 3-й версии – ZIP-файлы, ранее - XML-файлы) содержат документы и их метаданные, и подписываются электронной цифровой подписью. Сертифицированные СЭД государственных органов обязаны поддерживать экспорт в формат VEO. Распространяются инструменты, позволяющие создавать VEO-объекты вручную или путем их интеграции в информационные системы; а также инструменты, позволяющие автономно работать с VEO-объектами.

Об этой стратегии я уже писала несколько раз, см. подборки https://rusrim.blogspot.com/search/label/VERS и https://rusrim.blogspot.com/search/label/PROV .

Вниманию читателей предлагается перевод обновленной недавно страницы о стратегии VERS, выложенной на сайте разработчика стратегии – Управления государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

Хронология проекта VERS

Что такое стратегия VERS?

«Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами» направлена на обеспечение государственным сектором штата Виктория создания, захвата/сбора и долговременной сохранности полных, аутентичных и осмысленных электронных документов.

Эта цель достигается путём запроектированной поддержки электронных технологий (digital by design), автоматизации управления электронными документами и его интеграции в деловые процессы, а также посредством обеспечения долговременной сохранности и доступности надежных электронных документов, а также возможности их отыскивать.

Рис.1. Основные элементы стратегии VERS

Предпочтение электронным документам (Digital First)

Зафиксированную на бумажных носителях информацию, как правило, труднее отыскивать, и она менее доступна, чем электронная информация.

Управление государственных документов штата Виктория (PROV) поощряет освоение органами правительства штата подхода, предусматривающего «изначальное создание документов в электронном виде, и управление ими в дальнейшем в электронном виде» (born digital, stay digital), что позволяет избежать дорогостоящей ретроспективной оцифровки.

Воспользуйтесь приведенной на рис.2 схемой принятия решений, отдающей приоритет электронным технологиям и документам (Digital First Pathway), чтобы определить, когда документами следует управлять в электронном виде.

Рис.2. Схема принятия решений, касающихся способа управления документами

Дополнительную информацию можно найти на странице нашего сайта, посвященной вопросам оцифровки ( https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/digitisation ), а также в выпущенном Национальными Архивами Австралии руководстве по сокращению объёмов бумажных документов (Reducing paper stockpiles, см. http://www.naa.gov.au/information-management/digital-transition-and-digital-continuity/reducing-paper-stockpiles.aspx ).

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2018/09/2_18.html )

Источник: сайт PROV
https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/vers