Управление государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) радо объявить о завершении нашей программы модернизации электронного архива (Digital Archive Program, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/digital-archive-program ), в рамках которой была заменена вся наша среда управления архивом и обеспечения долговременной сохранности, существовавшая с 2005 года. Данная программа представляет собой ключевую инициативу в рамках нашей «Стратегии штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/vers ) по обеспечению непрерывного доступа к полным, аутентичным и осмысленным электронным документам, сейчас и в будущем.
Предыстория
Закон 1973 года о государственных документах (Public Records Act 1973 ) требует от Управления государственных документов штата проведения отбора государственных документов на постоянное хранение в составе архивов штата. В роли архива правительства штата Виктория, мы храним более 600 тысяч электронных документных объектов и около 100 погонных км бумажных документов, созданных в период с 1830-х годов и до наших дней. Предоставление доступа к этим документам является ключевым элементом выполняемой Управлением роли, и ставит целью пролить свет на наше прошлое с тем, чтобы мы, как сообщество, могли лучше понять настоящее.
В наших фондах хранится более 100 погонных км документов, в том числе один из наших самых известных артефактов – «Гигантская петиция» (Monster Petition) 1981 года в поддержку избирательного права для женщин (на переднем плане)
Наши системы управления архивами и онлайн-доступа являются неотъемлемым элементом непрерывного обеспечения долговременной сохранности и доступности. Замена наших старых систем потребовалась для того, чтобы и впредь обеспечить выполнение Управлением своих обязательств.
Программа начала выполняться в 2015 году. Но перед тем, как приступить к созданию наших новых систем, мы воспользовались возможностью провести пересмотр нашей модели управления и обеспечения сохранности архивных материалов, что стало первым таким серьёзным переосмыслением для целого поколения архивистов. Используя философию «Как мы могли бы работать лучше?», мы стремились к тому, чтобы наш концептуальный подход поддерживался технологиями, а не наоборот, - т.е. чтобы наши требования к архивному описанию, обеспечению долговременной сохранности и доступу занимали бы центральное место в процессе проектирования новой системы.
Благодаря этой подготовительной работе мы можем описывать документы и их контекст вне независимости от носителя информации, в рамках одной и той же концептуальной схемы, которая обеспечивает их доступность через полностью интегрированные системы обеспечения сохранности.
Что мы создали
В рамках программы были полностью переработаны все системы PROV для архивного управления, хранения и доступа. В частности, мы построили и внедрили:
- Новую инфраструктуру электронного архива (см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/digital-archive-program ), способную обеспечивать долговременную сохранность и поддерживать доступ к современным электронным документам;
- Пересмотренную модель архивного контроля (Archival Control Model, ACM, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/archival-control-model ), для улучшения нашей практики описания документов;
- Новую систему управления архивом для поддержки нового модели архивного контроля ACM;
- Новую систему управления вторичными активами для более быстрого доступа к оцифрованным документам;
- Новую систему управления складским хранением материалов нашей физической коллекции;
- Модернизированный онлайн-каталог;
- Расширенные функциональные возможности и сервисы заказа документов, включая улучшенный процесс подачи запроса на проведение оцифровки.
В нашем обновлённом онлайн-каталоге теперь есть мини-образы оцифрованных объектов, что значительно упрощает онлайн-поиск и доступ.
Что это значит для наших пользователей
- Ускорение процесса приёма на архивное хранение электронных документов и включения их в состав электронного архива - с сотен документов в день до нескольких тысяч документов в день;
- Возможность передачи файлов большего размера и в более широком диапазоне файловых форматов, а также возможность передачи «инкапсулированных VERS-объектов» (VEO – это используемый в штате контейнерный формат для передачи на хранение и хранения архивных электронных документов – Н.Х.) следующего поколения - VERS 3);
- Расширенные описания документов в каталоге PROV, упрощающие поиск и выявление представляющих интерес документов с помощью онлайн-каталога;
- Более быстрый доступ к цифровому контенту через онлайн-каталог;
- Новый цифровой контент: открыт доступ к более чем 25 тысячам новых цифровых изображений;
- Расширенные функциональные возможности для онлайн-поиска и заказа документов, включая:
- Показ мини-образов (thumbnails) в процессе поиска упрощает поиск и скачивание электронных документов;
- Фильтрация результатов поиска по нескольким параметрам одновременно (дата, серия, ключевое слово);
- Выбор и заказ документов по мере выполнения поиска;
В числе 25 тысяч новых изображений - фотографии отдела публикаций Министерства образования. Например, на данном снимке мы видим трёх женщин в компьютерной лаборатории, оснащённой вычислительной машиной Data General Corporation Processor, 1970-е годы, шифр PROV VPRS 14517/P0001/51,V483
Теперь, когда у нас появились новые системы, мы очень хотим усовершенствовать нашу программу приёма-передачи электронных документов на архивное хранение посредством разработки ранее невозможных творческих инновационных решений для захвата и обеспечения долговременной сохранности документов, - и позиционируем Электронный архив Управления PROV как доверенное цифровое хранилище государственной информации.
Наш новый Электронный архив не только расширяет наши возможности в сфере электронной сохранности, но и позволяет согласовать наши цели по обеспечению долговременной сохранности архивных документов с цифровой стратегией правительства штата Виктория, включая поддержку цифрового рабочего места, предоставление услуг, коллективное использование данных, обеспечение раскрытия и доступа граждан к государственной информации.
Наконец, мы надеемся, что наш Электронный архив принесет пользу всем жителям штата, давая возможность отдельным лицам и сообществам исследовать, восстанавливать связи и сохранять свою самобытность и память; и что он также будет способствовать восстановлению, возмещению ущерба и примирению.
Джули МакКормак (Julie McCormack)
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/new-digital-archive-preserve-victorias-history
Комментариев нет:
Отправить комментарий