Мой комментарий: ИТ-специалисты различных «оттенков» часто говорят на собственном «птичьем» языке, вкладывая иное содержание в привычные архивистам и специалистам по управлению документами термины. Так, для них «архивация» - это удаление потерявшей актуальность, но всё ещё подлежащей по каким-либо причинам хранению информации из оперативных систем куда-нибудь подальше, с глаз долой. Но нам нужно уметь слушать и слышать друг друга – именно поэтому я и предлагаю вниманию читателей перевод данного поста.
Архивация в контексте управления знаниями представляет собой процесс создания автономного файлового хранилища для юридических целей, целей аудита и/или исторических целей с использованием лент, компакт-дисков или иных долгоживущих носителей (не секрет, что средний срок службы CD-диска в офисных условиях – 2 года, и я бы такой носитель не называла «долгоживущим», не говоря уже о том, что данный вид носителей морально устарел :) – Н.Х.). Архивация - это процесс перемещения файлов, которые уже более активно не используются, на отдельное устройство хранения с целью их долговременного хранения.
Архивированные файлы по-прежнему важны для организации, они могут потребоваться для сведения в будущем или же должны быть сохранены во исполнение законодательно-нормативных требований. Архивы должны быть проиндексированы и доступны для поиска, с тем, чтобы файлы можно было легко находить и извлекать.
Архивация - важный заключительный этап жизненного цикла информации. Поддержание онлайн-доступа к слишком большому количеству старой информации потребляет ценные ресурсы хранения, которые лучше было бы использовать для более свежей информации, увеличивает количество возвращаемых в ходе поиска нерелевантных результатов и увеличивает усилия, необходимые для поддержания, миграции и переклассификации контента.
Имеются веские причины для того, чтобы архивировать контент, а не просто удалять его. Законодательство может требовать сохранения контента в течение определённых сроков. Сохранение информационных объектов может быть необходимо для целей внутреннего и внешнего аудита. Еще одной достойной целью является сохранение информации как части истории. Также бывают случаи, когда информация, которая считалась бесполезной, позже оказывалась необходимой. Архивация информации удовлетворяет все эти требования.
Управление контентом (document management) - это процесс отслеживания и хранения электронных информационных объектов и/или образов бумажных документов, отслеживания различных версий, измененных разными пользователями, и архивации по мере необходимости. Система управления контентом (document management system, DMS) - это технология, которая обеспечивает комплексное решение для управления созданием, захватом, индексированием, хранением, поиском и извлечением и удалением либо архивацией документных и информационных активов организации.
Управление документами (records management) - это процесс поддержания документов организации с момента их создания до их окончательного уничтожения либо передачи на архивное хранение. Он может включать в себя классификацию, хранение, защиту, архивацию и уничтожение документов. Управлять документами – значит знать, что у Вас есть, где всё это находится, как долго Вам следует это хранить и насколько всё это безопасно.
Полезные результаты
Вот несколько рекомендаций в отношении процесса, политики и процедуры:
- Процесс управления контентом: Идеальный процесс управления жизненным циклом информации обеспечивает простой способ анализа контента, когда повторно используемый контент сохраняется [в «боевых» онлайн-системах – Н.Х.], а весь прочий - архивируется на подходящих носителях информации.
Например, в конце проекта составляется перечень всех материалов в пространстве хранения проектной группы, пользователь устанавливает флажки для материалов, которые можно будет использовать повторно, а затем нажимает кнопку архивации. В результате повторно-используемые материалы извлекаются из пространства группы и сохраняются в соответствующем хранилище с использованием связанных с ними метаданных; а все иные материалы архивируются на компакт-диске, который затем сохраняется в определенной архивной библиотеке. - Политика управления документами: Сформулируйте политику, определяющую, как следует управлять деловыми документами организации.
- Процедура архивации: Подробно опишите шаги, которые следует выполнить во исполнение правил архивации, установленных в политике управления документами.
Не стоит архивировать контент автоматически
Хранилища знаний (knowledge repositories) часто конфигурируются таким образом, чтобы автоматически архивировать информационные объекты по прошествии некоторого заранее определенного периода времени. Идея заключается в том, что после того, как контент был доступен в течение 90 дней (или какого-то иного установленного периода времени), он больше не является «текущим» и поэтому должен быть выведен из хранилища. Предполагается, что этот старый контент не должен появляться в результатах поиска или в списках доступных материалов. Причины этого следующие:
- Старые материалы больше не являются актуальными, точными или полезными,
- Поиск выдает слишком много результатов, поэтому отсев старых документов повысит удовлетворенность пользователей работой средств поиска,
- Авторы контента должны периодически обновлять материалы.
Мой комментарий: Меня, честно говоря, такой подход изумил. Если лет 20-30 тому назад, когда были серьёзные проблемы с хранением больших объёмов информации и с вычислительными мощностями для её обработки, CD-диски считались современной технологий, а облачные вычисления ещё не были придуманы, сказанное ещё можно было воспринимать всерьёз, - то читать подобное в 2022 году, в эпоху шумихи вокруг больших данных и аналитики данных, на сайте не самой плохой консультационной фирмы как-то странно…
Однако добавленный контент не устаревает автоматически по прошествии определенного периода времени. Он может сохранять свою ценность ещё очень долго.
Я предлагаю такую аналогию: только потому, что Питер Друкер (Peter Drucker) умер в 2005 году, мы не убираем его книги из библиотеки. Его идеи будут полезны еще очень долго.
В одной фирме, где я работал, использовался автоматический процесс архивации. В результате я часто получал сообщения от недовольных пользователей, которые больше не могли найти контент, который ранее они находили в хранилище. Мне приходилось восстанавливать этот контент из архива в активное хранилище. Это вызывало у пользователей раздражение в отношении программы управления знаниями, приводило к потере большого количества времени и усилий, а порой задерживало получение важной информации, необходимой для работы клиента.
Мой комментарий: Подобное никак нельзя назвать «управлением» знаниями, это был, скорее, саботаж деловой деятельности :)
Поскольку стоимость систем массового хранения постоянно снижается, остается всё меньше веских причин для удаления контента из хранилищ знаний, если только он точное не является устаревшим, неправильным или бесполезным. Вместо этого можно настроить поисковые системы так, чтобы ограничивать выдаваемые результаты на основе дат и других метаданных, с тем, чтобы облегчить пользователям поиск нужного им контента.
Не стоит поэтому автоматически архивировать контент хранилищ знаний, онлайн-дискуссий или иных коллекций знаний. Вместо этого убедитесь, что поисковая система может ограничивать результаты по дате объекта знаний. Можно установить по умолчанию, чтобы, например, в результаты поиска включались только материалы за последние 90 дней, за год или за любой другой предпочтительный период. Однако пользователям должно быть нетрудно изменить диапазон дат, чтобы включить в результаты поиска более старый контент. Дополнительную информацию об этом см. в нашем посте «Секрет управления знаниями: Улучшение отыскиваемости» (KM Secret: Improve Findability, https://lucidea.com/blog/km-secret-improve-findability-part-one/ ).
Стен Гарфилд (Stan Garfield)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/km-component-38-archiving-document-management-and-records-management/
Комментариев нет:
Отправить комментарий