пятница, 23 апреля 2021 г.

Карл Мелроуз: Почему возникают проблемы с управлением информацией, находящейся вне документных систем?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 22 марта 2021 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Почему у Вас возникают проблемы с информацией, находящейся вне документных систем (всех управляющих документами систем, включая деловые, а не только специализированных систем для управления документами и контентом)?

Мой комментарий: Суть вопроса – почему информация вообще остаётся вне документных систем, почему сотрудники не хотят прилагать усилий для того, чтобы переместить информацию в деловые и специализированные информационные системы, имеющие функциональные возможности для управления документами и контентом?

Очевидно, что тому есть несколько причин, однако центральным элементом всех дискуссий по этому поводу является проблема общих ценностей (shared value). Документные системы накладывают на использующих их людей бремя и затраты, существенно превышающие затраты на то, чтобы просто оставить документ там, где он сейчас находится.

Но они получают взамен этого бремени? Выдаёт ли Ваша документная система руководителям статистическую информацию, которая помогает им управлять ресурсами и качеством в своих подразделениях и группах? Поддерживает ли документная система расширенные возможности для извлечения информации из контента и помощи сотрудникам в процессе поиска и исследования? Помогает ли документная система сотрудникам управлять статусом своей работы и потоками работ между ними?

Предоставляет ли документная система шаблоны, помочь создать рабочие продукты? Помогает ли она персоналу принимать решения посредством предоставления им рекомендаций и информации?

У систем, которые это делают, высоки уровни использования и соответствия законодательно-нормативным и иным требованиям.

Главный вопрос, который Вы должны себе задать, следующий: «Помогает ли система в работе?». Проблемы у Вас могут возникнуть из-за того, что система помогает недостаточно, когда, например, она позволяет лишь компенсировать затраты на её использование.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/22/why-youve-got-problems-with-information-outside-records-systems-all-records-systems-not-just-edrms/ 

Комментариев нет:

Отправить комментарий