Читая новый австралийский стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами» (3)

(Продолжение)

В п.2.2 описаны типы миграции:

«Типы миграции включают следующие (не ограничиваясь ими):

• Переход с одной версии программной системы на новую версию той же программной системы;
  
  
• Переход с одной программной системы на новую программную систему;
  
  
• Переход с существующего формата данных на новый формат данных; [Это конверсия – Н.Х.]
  
  
• Вывод системы из эксплуатации и миграция документов в новую систему;
  
  
• Интеграция систем и миграция контента между системами;
  
  
• Переход с сетевых дисков на новую программную систему; 
  
  
• Управление проприетарными форматами. [Это вопрос конверсии – Н.Х.]
  
  
• Миграция на системы поставщиков услуг и обратно.»

О пользе миграции в п.2.3 сказано:

«При миграции документов появляются различные возможности для улучшения посредством совершенствования используемых процессов, внедрения новых технологий с целью повышения производительности, а также посредством уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Ниже приведены соответствующие примеры:

• Новые технологии, такие как машинное обучение и искусственный интеллект (ИИ), позволяют документировать контекст (условия ведения деловой деятельности – Н.Х.) и «родословную» документов, что позволяет установить происхождение и отследить источник и/или историю конкретного документа.
  
  
• Непрерывность деловой деятельности службы управления документами может быть лучше обеспечена посредством успешного внедрения и использования политики управления документами.
  
  
• Модель информационной безопасности может быть согласована с текущими и будущими деловыми требованиями, обеспечивая улучшение и поддержание возможностей доступа и использования.
  
  
• Увеличение выручки за счёт экономии на затратах на хранение, трудозатратах и ресурсах, требуемых для поддержания увеличенной емкости и расширенных зон хранения.
  
  
• Улучшение проектов и бюджетов в плане стоимости, трудозатрат и ресурсов, а также совершенствование систем и технологий с целью обеспечить поддержку и обслуживание новейших технологий.
  
  
• Улучшение способности принимать решения в средах, способных управлять документами; а также исполнение законодательно-нормативных требований.»

В п.4.2.1 рассматриваются риски, с которыми сталкиваются проекты миграции:

«Проекты миграции могут быть связаны с высокими рисками по следующим причинам (список не является исчерпывающим):

• Недостаточное понимание как прежней системы, так и новой платформы, на которую происходит миграция;
  
  
• Отсутствие планирования, бизнес-анализа и экспертизы ценности мигрируемых документов;
  
  
• Отсутствие соответствующих компетенций и опыта, необходимых для понимания документов и необходимости сохранения их характеристик;
  
  
• Недостаточность финансирования или выделяемых ресурсов;
  
  
• Отсутствие или недостаточность сотрудничества с ключевыми заинтересованными сторонами; и/или
  
  
• Недостаточное понимание документов, охваченных процессом миграции.

Мой комментарий: Я бы отдельно выделила такие риски, как:

• Отсутствие стабильной поддержки программ миграции на достаточно высоком уровне руководства организации;
  
  
• Отсутствия надлежащей внутренней (локальной) нормативно-методической базы по вопросам проведения миграции; 
  
  
• Отсутствие характерного для систем менеджмента тщательного документирования всех процессов миграции, в том числе возникающих ошибок и сбоев; отсутствие регулярного анализа эффективности процессов миграции, их пересмотра и совершенствования;
  
  
• Отсутствие четкого распределения ответственности и обязанностей за проведение миграции, особенно в таких стрессовых ситуациях, как ликвидация организации, слияние или поглощение организаций.

Анализ сложности рисков и оценка того, как они будут соотноситься с системами, в которые мигрируются документы, позволит определить уровень и характер соответствующих рисков, а также оптимальные стратегии их смягчения

Чем сложнее структура документов, тем сложнее миграция, - что, в свою очередь, потребует привлечения большего числа заинтересованных сторон для обеспечения успеха проекта. Для проектов миграции необходимо выявить соответствующие внутренние заинтересованные стороны, в число которых могут войти сотрудники ключевых деловых подразделений, включая экспертов в предметных областях (МСП), специалистов по стратегическому управлению, ИКТ-специалистов, специалистов по управлению информацией и по управлению рисками. Заинтересованными сторонами могут быть внешние деловые партнеры, другие государственные учреждения и ведомства и контролирующие органы. Для того, чтобы миграция успешно отвечала требованиям всех заинтересованных сторон, эти заинтересованные стороны должны участвовать в проекте миграции начиная от этапа планирования и до завершения проекта.»

(Окончание следует)

Источник: сайт «Стандартов Австралии»
https://store.standards.org.au/product/as-5393-2025