Читая новый австралийский стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами» (4)

(Окончание)

На диаграмме 3.2.2 показано высокоуровневое концептуальное видение процесса миграции

О сфере охвата процесса миграции в п.4.2 говорится:

«Необходимо проводить консультации с соответствующими заинтересованными сторонами, а также оценки в интересах определения набора целей для различных типов документов, в рамках которых могут рассматриваться следующие аспекты:

• Определение того, какие активные документы необходимо перенести в новую систему, а также того, какая неактивная деловая информация может быть сделана доступной иными способами.
  
  
• Определение того, какие документы должны оставаться доступными после миграции, и в каких системах продолжится хранение этих документов.
  
  
• Определение того, какие документы и почему не требуют миграции, и есть ли возможность сохранения надлежащей доступности не подлежащих миграции документов. Если, например, принято решение не мигрировать неактивные/закрытые дела и документы, - то возможно ли, выведя из эксплуатации программное решение, всё же сохранить доступ к базовым таблицам данных и контенту с использованием программ просмотра или с помощью нового программного решения? Требования к не подлежащим миграции документам включают сохранение целостности этих документов. Также допускается возможность проведения авторизованного уничтожения таких документов (возможно, в другой системе).
  
  
• Определение того, какие документы не будут мигрироваться из-за истечения срока их хранения. Следует рассмотреть вопрос об уничтожении таких документов.
  
  
• Определение того, какие документы необходимо мигрировать и какой процесс будет использоваться для их миграции.

Предположим, например, что необходимо провести оценку как крупномасштабной автоматической миграцию, так и ручной миграции отдельных документов силами отдельных сотрудников. Процесс оценки необходимо документировать с целью обеспечения прозрачности и документирования принятых решений.

Крайне важно поддерживать целостности документов во время миграции. Ключевыми факторами поддержания целостности документов во время миграции являются:

• Установление требований к документам в процессе миграции, обеспечивающих целостность документов, включая выделение метаданных, неизменность которых следует обеспечить; установление требований к обеспечению целостности и доступности документов в новой системе; а также реализация процесса авторизованного уничтожения документов в новой системе.
  
  
• Проектирование и тестирование процесса миграции с целью обеспечить сохранение целостности документов, включая ключевые метаданные.
  
  
• Проведение уничтожения тех документов в исходной системе, которые были заменены мигрированными (и, следовательно, продублированными) документами в новой системе.

Необходимо разработать документацию по проведению оценки целостности в поддержку связанных с обеспечением целостности решений.»

Наконец, в разделе 5.3 обсуждается один из наиболее часто встречающихся вариантов миграции – миграция документов из одной программной системы в другую:

«Переход из одной программной системы в новую - это относительно прямолинейный процесс миграции, сопряженный с определенными рисками, которые могут быть смягчены посредством отображения метаданных и тестирования.

Процесс миграции включает два элемента:

• Миграцию базы данных (т.е. метаданных),
  
  
• Миграцию хранилища документов.

После установления соответствия (связей) между исходными и целевыми элементами, база данных извлекается в исходном формате и мигрируется. Даже при наличии точного соответствия метаданных одной системы метаданным другой, возможны некоторые трансформации элементов базы данных. Например, допустимое количество символов в определённом поле в целевой системе может оказаться меньше, и в этом случае потребуется проведение определенной обработки (преобразования) перед загрузкой данных в целевое поле.

Миграция файлов документов включает их извлечение:

• либо посредством создания копии хранилища файлов документов и восстановления связей на основе базы данных содержащей метаданные); 
  
  
• либо посредством их извлечения из хранилища файлов документов и загрузки во вновь созданное хранилище файлов документов.

Существует некоторый риск того, что новая целевая система может не поддерживать все файловые форматы документов исходной системы. В таких случаях, подобно трансформации на уровне базы данных, перед загрузкой в новую систему может потребоваться изменение файловых форматов документов.

В случае создания копии хранилища документов, исходные документы или исходное хранилище документов обычно удаляются после завершения обновления системы. Уничтожение исходных документов должно производиться после того, как результаты предварительного тестирования и результаты тестирования по завершении миграции докажут успешное проведение миграции аутентичных, полных, доступных и пригодных к использованию документов. Исходные документы обычно хранятся после миграции в течение соответствующего периода времени, позволяющего убедиться в успешности миграции. Сроки хранения исходных документов установлены в перечнях видов документов с указанием сроков их хранения и соответствующих политиках уничтожения документов.»

Если давать оценку австралийскому стандарту в целом, то впечатление о нём двойственное:

• Это востребованный - и самый современный - документ, один из немногих имеющихся по теме миграции. В нём имеется немало интересных идей, особенно в плане мотивации для проведения миграции, пользы от миграции и связанных с ней рисков. Он будет полезен всем, кто хотел бы глубже разобраться в различных аспектах миграции. Было бы полезно полностью перевести его на русский язык;
  
  
• С одной стороны, в стандарте недостаточно акцентируется внимание на высокоуровневых вопросах, способных привлечь внимание высшего руководства и убедить его поддержать программы миграции посредством выделения финансов, кадров и ресурсов. С другой стороны, он не содержит детальных рекомендаций по проведению миграции. Как следствие, получился интересный документ, который, однако, сложно непосредственно использовать как при взаимодействии с высшим руководством, так и в практической работе.

Источник: сайт «Стандартов Австралии»
https://store.standards.org.au/product/as-5393-2025