Ответ на вопрос коллеги: Новое определения понятия «подлинник» в ГОСТ Р 7.0.8-2025

Вопрос: В новом ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» присутствует весьма интересное для нас определение подлинника. Интересно оно примечанием-уточнением для электронного документа. Исходя из этого уточнения, любая копия ЭД (при условии его неизменности) имеет статус подлинника, и задача определить/пометить подлинник среди множества бинарно идентичных копий теперь не актуальна?

ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст)

23. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр (в установленных случаях - один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа.

Примечание - Подлинником электронного документа является любой экземпляр электронного документа, в который с момента его подписания и регистрации не вносились изменения.

Ответ: В мире существуют научные определения понятия «подлинник (оригинал)» – также см. коллекцию определений здесь: http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2732 , http://www.ciscra.org/mat/mat/term/6505 и http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2733 . Это тот экземпляр (экземпляры) документа, который впервые был создан в полностью законченной и соответствующей требованиям (если есть) форме, пригодной для использования по прямому назначению,     - и при этом был реально использован в деловой деятельности. Экземпляры, созданные существенно позже (с точки зрения хода деловых процессов – например, после того, как самый первый из созданных экземпляров уже был отослан контрагентам; в каких-то случаях такое запаздывание по времени может исчисляться миллисекундами, и этого будет достаточно) могут быть признаны, в зависимости от конкретных обстоятельств, как дополнительными подлинниками, так и новыми документами, дубликатами документа или заверенными копиями.

Действительно, сегодня широко распространенным подходом является признание побитно-идентичных (включая файлы электронных подписей и, возможно, МЧД) экземпляров электронных документов равноправными – так просто удобнее работать. Однако так бывает не всегда:

• Существуют технологии, позволяющие выделить именно самый первый экземпляр (или несколько первых экземпляров), особенно если он записан на съёмном носителе (помните системы защиты от пиратства CD-дисков? Это вот эти самые технологии);
  
  
• В ряде случаев подлинниками по закону могут быть признаны только документы, хранимые в конкретной информационной системе;
  
  
• Наконец, документ – это не только контент, но и метаданные (включая данные регистрации). Если контент побитно идентичен, но существенные метаданные изменились либо отсутствуют, это, возможно, уже не совсем «тот» документ!
  
  
• В процессах оперативной обработки документов (например, обработка платёжных поручений) только первый поступивший экземпляр будет реально обработан, а все прочие будут отброшены. Также есть документы, когда права собственности связаны с обладанием документов (например, коносаменты) – здесь тоже приходится вести контроль экземпляров;
  
  
• Также существует конфиденциальное и секретной делопроизводство, в котором ведется строгий поэкземплярный учет, а неучтенные экземпляры могут считаться нелегитимными.

Также замечу, что фраза о невнесении изменений с момента подписания и регистрации (!) говорит о том, что авторы новой редакции терминологического стандарта не прошли «курс молодого бойца» по усиленным электронным подписям – данное высказывание можно истолковать так, что после подписания, но до регистрации (кстати – у кого? оператор документооборота и получатель ведь тоже регистрируют документ) изменения вносить можно :)

Вывод: Возможны различные ситуации, и единого подхода на все случаи жизни нет. Где-то различать побитно идентичные экземпляры не нужно, а где-то – придётся.