Энди Поттер: Как компании могут использовать стандарты для инноваций и роста

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперт ИСО от США и сотрудника компании MetaArchivist Consulting Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 5 марта 2025 года в социальной сети LinkedIn в учётной записи технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами».

Мы, как специалисты по работе с информацией, должны продвигать переход от ориентированного на исполнение законодательно-нормативных требований управления документами к управлению документами, ориентированному на получение деловой отдачи.

В условиях эволюционирующего цифрового ландшафта преуспеют те организации, которые будут рассматривать стандарты не как ограничения, а как описания возможных направлений инноваций и роста. Мы должны спросить себя: занимаемся ли мы просто соблюдением установленных правил или же используем стандарты для формирования более умной и гибкой информационной среды?

Мой комментарий: В своём посте Энди Поттер дал ссылку на опубликованный им для компании MetaArchivist Consulting ( https://metaarchivist.com/ ) 3-страничный аналитический отчёт «Не только соблюдение законодательно-нормативных требований: Как компании могут использовать стандарты для инноваций и роста» (Beyond Compliance: How Businesses Can Leverage Standards for Innovation and Growth), см. https://www.linkedin.com/posts/apotter_value-driven-records-management-activity-7303141503323783168-J3EP . Ниже приведен перевод ключевых разделов этого отчёта.

Преодоление препятствий на пути внедрения

Несмотря на названные преимущества, многие организации не решаются пойти на то, чтобы полностью интегрировать стандарты управления документами в своё стратегическое планирование. Препятствия для этого хорошо знакомы: отсутствие поддержки со стороны высшего руководства, сопротивление изменениям и ошибочное представление о том, что достаточно простого соблюдать существующие законодательно-нормативные требования. Специалисты по работе с информацией должны выступать в качестве пропагандистов, демонстрируя движимое стремлением получить деловую отдачу воздействие хорошо управляемых документов.

1. Сдвиг в мышлении организаций

• Вовлекайте руководство, показывая ему, каким образом управление документами снижает затраты, повышает эффективность и даёт деловую отдачу;
  
  
• Представляйте деятельность по управлению документами как инструмент, способствующий принятию стратегических решений, а не как исполнение требований законодательства.

2. Инвестирование в подходящие технологии

• Используйте ИИ и машинное обучение для интеллектуальной классификации и поиска;
  
  
• Внедряйте блокчейн для обеспечения неизменности документов и доверия к цифровым транзакциям;
  
  
• Обеспечьте соответствие используемых для управления документами облачных решений международным стандартам, чтобы избежать зависимости от поставщика.

3. Формирование культуры стратегического управления информацией

• Развивайте сотрудничество между представителями различных профессий и подразделений - между специалистами по управлению документами, ИТ-специалистами, юридическими службами и службами комплайнса;
  
  
• Встраивайте стандарты управление документами в корпоративные стратегии управления рисками и обеспечения непрерывности деловой деятельности;
  
  
• Отдавайте приоритет непрерывному обучению и повышению квалификации для поддержания вовлечённости людей.

Призыв к действию: Станьте лидерами перехода на ориентированное на деловую отдачу управление документами

Мы, как специалисты по работе с информацией, должны продвигать переход от ориентированного на исполнение законодательно-нормативных требований управления документами к управлению документами, ориентированному на получение деловой отдачи. В условиях эволюционирующего цифрового ландшафта преуспеют те организации, которые будут рассматривать стандарты не как ограничения, а как описания возможных направлений инноваций и роста. Мы должны спросить себя: занимаемся ли мы просто соблюдением установленных правил или же используем стандарты для формирования более умной и гибкой информационной среды? Предпринимая упреждающие шаги, - оценивая текущие практики, выявляя пробелы и внедряя стратегические улучшения, - мы можем добиться того, чтобы управление документами служило не только интересам аудиторов, но и выполнению в более широком плане миссии наших организаций.

Контрольный список для практической деятельности: Внедрение ориентированного на получение деловой отдачи подхода к использованию стандартов

• Оцените текущее состояние своей программы управления документами: Выявите неэффективности и пробелы в исполнении законодательно-нормативных требований,
  
  
• Согласуйте управление документами с целями деловой деятельности: Свяжите стратегическое управление информацией со стратегией организации,
  
  
• Инвестируйте в интеллектуальные / «умные» технологии: Автоматизируйте классификацию, поиск / извлечение и обеспечение безопасности,
  
  
• Вовлекайте руководство и объединенные группы нескольких подразделений: Развивайте культуру стратегического управления, а не только лишь исполнения законодательно-нормативных требований,
  
  
• Мониторинг и непрерывное совершенствование: Регулярно проводите аудит и совершенствуйте процессы, чтобы идти в ногу с эволюционирующими стандартами.

 Будущее управления документами заключается лежит в его стратегическом применении. Давайте выйдем за рамки исполнения законодательно-нормативных требований и воспримем стандарты как инструменты осуществления инноваций, повышения эффективности и обеспечения долгосрочного успеха.

Энди Поттер (Andy Potter)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/apotter_value-driven-records-management-activity-7303141503323783168-J3EP