Однажды мой друг поделился со мной цитатой, приписываемой Полу Китингу (Paul Keating – премьер-министр Австралии в 1991-1996 годах – Н.Х.). Она звучала так: «В противоборстве двух участников всегда ставьте на того, у которого есть личная заинтересованность, потому что, по крайней мере, Вы будет знать, что он будет стараться».
Реальность управления документами заключается в том, что существуют надёжные и ненадёжные движущие силы качества. Самой надёжной движущей силой качества является ценность содержащейся в документах информации в плане информационной поддержки следующего этапа делового процесса.
Коллеги постоянно говорят мне, что главное в управлении документами – это обеспечение подотчетности. Как раз поэтому управление документами и умирает, ведь подотчётность - это ненадежный источник получения деловой отдачи.
Люди заинтересованы в подотчётности только тогда, когда что-то идет не так - и когда подобное случается, они хотят подотчётности, чтобы обвинить кого-то другого в том, что что-то пошло не так («подотчетность» = «это не я»).
И сколько же сил и средств, по нашему мнению, люди готовы будут вложить в обеспечение подотчётности?
Представьте, что Вы приходите к руководителю, чтобы попросить его потратить 100 тысяч долларов. Допустим, на выбор есть две цели, на которые можно потратить эти деньги: первая, «улучшение результатов посредством повышения качества документов»; и вторая, «улучшение подотчётности посредством повышения качества документов». Как Вы думаете, какая из них будет выбрана руководством?
Ответом, конечно, будет «это зависит от обстоятельств».
Выбор будет зависеть от того, насколько часто у руководителей возникают проблемы с эффективностью и производительностью, в сравнении с тем, насколько часто у них возникают проблемы с подотчётностью.
Если Вы когда-либо чем-либо руководили, то знаете, что если проблемы с подотчётностью возникают у Вас довольно-таки, то проблемы с эффективностью и производительностью существуют всегда - денег никогда не бывает достаточно, и все всегда хотят увидеть результаты получше. Одна из этих движущих сил является надежной, а другая - ненадежной.
У надёжности есть и другое измерение. Как Вы думаете, какие из этих инвестиций с наибольшей вероятностью обеспечат лучшую подотчётность? Ответ (само собой) – это инвестиции в подотчётность. Проблема, однако, в том, что финансирование на эти цели Вы сможете получить 1 раз из 100 попыток. В остальных 99 случаях деньги достаются тому, кто пообещает повышение эффективности и производительности.
На практике, если Вы повысите качество документов с целью повышения производительности, увеличится или уменьшится ли, по Вашему мнению, способность организации успешно отчитываться за предпринятые действия? Почти наверняка – увеличится.
Так что, если Вы хотите повысить качество документов с целью обеспечения лучшей подотчётности, - каких инвестиций Вам лучше просить, тех, что опираются на надёжные или же на ненадёжные движущие силы?
Мне всегда казалось, что просить об инвестициях в повышение эффективности и производительности - более надёжный путь к обеспечению подотчётности, чем просьбы об инвестициях непосредственно в подотчётность.
Ценность документов всегда двоякая. Один её аспект – полезность в качестве информация для известной цели и известного лица; второй – ценность в качестве свидетельства / доказательства для заранее неизвестного лица, неизвестного процесса и неизвестного момента времени в будущем. Первый аспект является надёжным, а второй - нет. Сотрудники заинтересованы в первом из них, а не во втором. Первый улучшает подотчётность все время, в то время, ка второй – лишь изредка.
Вы можете построить управление документами вокруг многих целей, но если Вам нужно выбрать что-то одно, то производительность всегда будет тем самым участником гонки с личной заинтересованностью, и если управлять документами с ориентацией на неё, то одновременно будет улучшаться и подотчётность.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/building-records-management-around
Комментариев нет:
Отправить комментарий