Системы управления контентом (document management systems, DMS) имеют ключевое значение для эффективного ведения деловой деятельности, однако многие организации испытывают трудности с их внедрением и использованием. Согласно результатам опроса, проведенного компанией-поставщиком CRM-решений для малого бизнеса Act! ( https://www.business.com/articles/7-statistics-that-will-make-you-rethink-your-document-management-strategy/ ), 45% предприятий малых и средних коммерческих организаций по-прежнему используют бумажные документы, а 11% вообще не имеют системы управления документами и контентом. Такая зависимость от устаревших методов может привести к неэффективности и увеличению затрат.
Одной из основных причин неудач при внедрении систем управления контентом является сложность поиска и извлечения материалов. Как отмечает Cognidox, 44% сотрудников испытывают трудности при поиске и считают его трудозатратным, а 95% сталкиваются с трудностями при поиске последней версии документа. Подобная неэффективность может привести к снижению производительности, поскольку сотрудники тратят слишком много времени на поиск информации, вместо того, чтобы заниматься выполнением своих основных задач.
Фрагментированные решения для хранения также способствуют неудачам при внедрении DMS-решений. То, что документы и контент хранятся на многочисленных платформах, таких как системы электронной почты, общие диски и облачные сервисы, затрудняет поддержание согласованности, контроль и управление. Как отмечает компания Iron Mountain ( https://www.ironmountain.com/resources/blogs-and-articles/e/effects-of-bad-records-document-management-policies ), такая фрагментация приводит к ошибкам и путанице, когда плохое управление документами может привести к потере 7,5% документов.
Чтобы решить эти проблемы, компании инвестируют в централизованные и интегрированные решения для управления документами и контентом, которые упрощают доступ и повышают качество данных. Например, внедрение тегирования с помощью метаданных и продвинутых алгоритмов поиска может значительно сократить время поиска и повысить удобство работы пользователей. Кроме того, обучение сотрудников передовым методам управления документами и контентом имеет ключевое значение для обеспечения надлежащего внедрения и использования.
Последствия успешного управления документами и контентом значительны. Использование эффективных систем такого рода может привести к повышению производительности, снижению эксплуатационных расходов и лучшему исполнению законодательно-нормативных требований. Более того, организации, которые эффективно управляют своим контентом, лучше подготовлены к использованию получаемых на основе данных знаний и представлений для принятия стратегических решений.
В то время как многие организации испытывают трудности с управлением документами и контентом, те, кто инвестирует во всесторонние интегрированные решения, могут получить значительные преимущества. Устраняя распространенные «подводные камни», такие как сложность поиска и извлечения, а также фрагментированное хранение, компании могут повысить эффективность своей деятельности и добиться более высоких деловых результатов в условиях всё более цифрового мира.
Дик Вейсингер (Dick Weisinger)
Мой комментарий: Редко где сейчас можно встретить коллег, которые бы по-прежнему рекомендовали ориентироваться на централизованное хранение контента – здесь, видимо, сказывается то, что Дик Вейсингер является представителем «старой гвардии». Всё-таки в настоящее время в большинстве организаций обеспечить централизованное хранение всего контента нереально как по техническим, так и по правовым причинам, и специалисты скорее говорят об обеспечение централизованного управления контентом в условиях его распределённого хранения.
Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/why-document-management-systems-succeed-or-fail-key-statistics-and-insights/
Комментариев нет:
Отправить комментарий