Небольшие документы такого рода (объём данного стандарта – всего 5 страниц вместе с обложками) на высоком уровне, коротко и ясно устанавливают для органов государственной власти штата их ключевые цели и задачи в области управления документами (в отличие от многословных российских нормативных документов, в которых такого рода положение если порой и сформулированы, то в любом случае тонут в море многочисленных, часто устаревших технико-технологических подробностей).
I. Принцип создания и захвата: Полные и точные документы о действиях и решениях должны систематически создаваться и захватываться с целью удовлетворения потребностей организации, государства и общества.
Требования:
1. Государственные органы и учреждения обязаны определить:
- какие документы необходимы,
- как документы должны быть описаны (т.е. требуемые метаданные),
- как документы должны создаваться (т.е. ответственность, обязанности и процессы),
- каким образом эти документы должны последовательно и регулярно захватываться (т.е. системы, процессы, форматы).
Решения должны основываться на ценности документов и на функциях, выполняемых документами для государственного учреждения, государства и общества.
2. Если документы создаются посредством или с помощью технологий искусственного интеллекта (ИИ), то:
- должно быть явным образом показано, что при создании документов использовался ИИ,
- используемые процессы и системы/инструменты должны быть задокументированы,
- исходные данные должны быть соответствующими, точными и свободными от несправедливой предвзятости,
- должны быть реализованы процессы проверки и подтверждения точности созданных документов, которые должны контролироваться человеком соответствующей квалификации с соответствующим уровнем полномочий,
- должны быть выявлены и обработаны риски.
3. Государственные органы и учреждения должны создавать, захватывать, управлять и хранить документы исключительно в цифровых форматах, когда это практически возможно и целесообразно.
4. Государственные органы и учреждения не должны собирать и хранить больше персональных данных, конфиденциальной или секретной информации, чем это необходимо для их целей.
5. Права отдельных лиц или групп на исправление или добавление информации в документы, созданные и захваченные государственными органами и учреждениями, должны соблюдаться в максимально возможной степени, в соответствии с действующим законодательством и политикой правительства.
II. Принцип обеспечения сохранности: Документы должны сохраняться и оставаться пригодными для использования в авторизованных целях в течение всего установленного для них срока хранения.
Требования:
1. Все документы должны поддерживаться в формате, который, как ожидается, окажется жизнеспособным и будет пригоден для использования в течение требуемого срока службы документа.
Электронные документы должны быть в формате, который, как ожидается, окажется жизнеспособным и будет пригоден для использования с применением легкодоступного программного обеспечения в течение требуемого срока службы документа.
Физические документы должны создаваться в таких форматах и изготавливаться из таких материалов, которые обеспечивают высокую вероятность того, что эти документы сохранятся и будут пригодны для использования в течение требуемого срока их службы.
2. Все документы должны сопровождаться достаточной описательной информацией (такой как метаданные), чтобы можно было их идентифицировать, понимать, получать к ним доступ и управлять ими в течение минимального обязательного срока хранения.
Метаданные должны быть достаточными для обеспечения эффективной миграции / экспорта / перемещения документов.
См. «Спецификации минимальных метаданных» (текущая редакция – спецификация PROS 19/05 S2, Minimum Metadata Requirements Specification, см. https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s2v1.0_.pdf - Н.Х.)
3. Электронные документы постоянного срока хранения должны быть представлены в виде, позволяющем эффективно захватывать их в инкапсулированные объекты VERS (VERS encapsulated objects, VEO – архивный контейнерный формат, используемый PROV – Н.Х.). Для этого требуется, чтобы:
a) контент документа должен быть представлен в одобренном, обеспечивающим долговременную жизнеспособность формате (или же в формате, который может быть легко, надежно и дешево преобразован в такой формат). См. «Спецификации форматов для долговременного хранения» (текущая редакция – спецификация PROS 19/05 S3, Long Term Sustainable Formats Specification, см. https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s3v1.1.pdf - Н.Х.).
b) С каждым документом должны быть ассоциированы минимальные метаданные для VEO-объектов. См. «Спецификации минимальных метаданных», опубликованнные PROV.
III. Принцип контроля и управления: Меры и средства контроля и управления должны быть разработаны и применены к процессам и системам, чтобы обеспечить защищённость документов от несанкционированного вмешательства и возможность их использования в качестве заслуживающих доверия доказательств. Применяемые меры и средства контроля и управления должны быть пропорциональны ценности документов для государственного учреждения, государства и общества, а также рискам, связанным с их утратой или несанкционированным использованием.
Требования:
1. Должны быть разработаны и реализованы в процессах и системах меры обеспечения целостности и надёжности, обеспечивающие возможность доверять документам и полагаться на них как на достоверные и проверяемые доказательства. Аутентичные и надежные документы:
- создаются [как правило, но не обязательно (это важный момент!) – Н.Х.] в рамках рутинных и повторяющихся процессов,
- имеют не вызывающее сомнений происхождение,
- можно доверять их подлинности.
2. Должны быть разработаны и реализованы меры и средства обеспечения защиты и безопасности, обеспечивающие, что доступ к документам, внесение в них изменений, их использование, раскрытие и уничтожение будут осуществляться только авторизованно.
3. Меры и средства контроля и управления должны регулярно оцениваться с целью обеспечения их эффективности. Такая оценка должна быть пропорциональна полезности и риску.
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/2502v1.0.pdf
Комментариев нет:
Отправить комментарий