Порядок формирования, ведения, хранения личного дела гражданина в электронной форме

Министерство труда Российской Федерации приказом от 28 ноября 2024 №639н утвердило «Порядок формирования, ведения, хранения личного дела гражданина в электронной форме», который вступил в силу с 1 января 2025 г.ода Новые нормы подготовлены в соответствии с федеральным законом от 12 декабря 2023 года №565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» (см.:  http://rusrim.blogspot.com/2024/01/blog-post_31.html )

Федеральный закон от 12.12.2023 №565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации»

Статья 21. Формирование органами службы занятости личного дела гражданина и учетного дела работодателя в электронной форме

1. При предоставлении гражданам и работодателям мер государственной поддержки в сфере занятости населения органами службы занятости формируются личные дела граждан и учетные дела работодателей в электронной форме.

Мой комментарий: Как всегда, с названием дел у нас беда. Краткость не всегда сестра таланта, и короткое название «личное дело гражданина» ничего толком не говорит о том, кто и для чего создаёт это дело. Более точным, с моей точки зрения, было бы название вроде: «Личное дело гражданина, сформированное при предоставлении ему мер государственной поддержки в сфере занятости населения, а также при назначении социальных выплат безработным гражданам и иным категориям граждан».

Формирование, ведение, хранение личного дела гражданина в электронной форме осуществляется государственными учреждениями, созданными субъектами РФ в целях осуществления полномочий в сфере занятости населения (центрами занятости населения), в федеральной государственной информационной системе Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (п.1).
 
При формировании дела в него включается информация, содержащаяся на единой цифровой платформе о гражданине, полученная и (или) сформированная при предоставлении гражданину мер государственной поддержки в сфере занятости населения, а также при назначении социальных выплат безработным гражданам и иным категориям граждан (п.2).
 
Формирование личного дела осуществляется при первом обращении гражданина за получением мер государственной поддержки в сфере занятости населения, или за дополнительными, или иными мерами государственной поддержки в сфере занятости населения (п.3).

Формирование личного дела осуществляется автоматически на единой цифровой платформе на основании информации, содержащейся в его заявлении (обращении) на получение меры государственной поддержки в сфере занятости населения (п.4).
 
Ведение личного дела осуществляется посредством включения в него вновь поступившей или измененной информации о гражданине, полученной в ходе взаимодействия с ним, в том числе при предоставлении гражданину мер государственной поддержки в сфере занятости населения (п.5).

Внесение информации в личное дело гражданина осуществляется в следующих случаях (п.6):

• Представление гражданином документов, предусмотренных Правилами регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, установленными Правительством Российской Федерации;
  
  
• Получение сведений от органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, государственных внебюджетных фондов, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций;
  
  
• Регистрация гражданина в целях поиска подходящей работы;
  
  
• Прохождение профилирования гражданином;
  
  
• Признание гражданина безработным;
  
  
• Формирование и согласование индивидуального плана содействия занятости;
  
  
• Выполнение гражданином индивидуального плана содействия занятости (получение мер государственной поддержки в сфере занятости населения в соответствии с индивидуальным планом содействия занятости);
  
  
• Назначение гражданину социальных выплат и (или) иной финансовой поддержки;
  
  
• Снятие гражданина с регистрационного учета в качестве безработного;
  
  
• Снятие гражданина с регистрационного учета в целях поиска подходящей работы;
  
  
• В случаях, предусмотренных стандартами деятельности по осуществлению полномочий в сфере занятости населения;
  
  
• В иных случаях возникновения новой (изменения имеющейся) информации.

При ведении личного дела гражданина обеспечивается сохранение истории изменений информации, содержащейся в личном деле гражданина, в отношении ряда сведений. (п.7)

Срок хранения информации, содержащейся в личном деле гражданина, признанного безработным в соответствии со статьей 23 Федерального закона №565-ФЗ, составляет 50 лет (п.8).

Срок хранения информации, содержащейся в личном деле гражданина, обратившегося в центр занятости населения и не состоявшего на регистрационном учете в качестве безработного, составляет 1 год (п.9).

Перечень информации, содержащейся в личном деле гражданина

1. Сведения о гражданине;

2. Сведения о заявлениях (обращениях) гражданина на получение мер государственной поддержки;

3. Сведения об анкете гражданина;

4. Сведения об индивидуальном плане содействия занятости гражданина;

5. Сведения о гражданине, полученные посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия (вид сведений, источник получения сведений, время получения сведений, статус получения сведений);

6. Сведения о договорах, заключенных между гражданином и центром занятости населения;

7. Сведения о приказах, принятых в отношении гражданина;

8. Сведения о документах, сформированных для гражданина;

9. Сведения о справках, сформированных и выданных (направленных) гражданину.

Мой комментарий: Хочу обратить внимание на то, что в электронном личном деле гражданина будет храниться только «информация», при этом срок её хранения составляет 50 лет.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=493800