Экспертиза ценности включает в себя отбор документов на постоянное хранение на основе их долговременной ценности и соответствия миссии архива. Этот процесс требует от архивистов поиска баланса между непосредственными потребностями пользователей и потенциальной значимостью документов в будущем.
При отборе на архивное хранение определяется, какие документы из более объёмного массива материалов следует оставить, обеспечив их долговременную сохранность. В центре внимания данного процесса находятся практические аспекты принятия решений о том, что сохранить, а что уничтожить. На этот процесс влияют миссия архива, потребности пользователей и потенциальная научно-исследовательская ценность документов.
Факторы, влияющие на решения об отборе документов на архивное хранение
Миссия архива и сфера охвата архивных фондов являются ключевыми факторами в процессе отбора документов на архивное хранение, поскольку они определяют делаемый архивистами выбор. Документы, которые соответствуют установленным целям и задачам архива, имеют приоритет при отборе на архивное хранение. Например, архив, собирающий материалы по местной истории, будет фокусировать свои усилия на сохранении документов, связанных со значимыми местными событиями, обеспечивая тем самым, что его фонды будут поддерживать выполнение его основной миссии.
Не менее важно понимать потребности и интересы пользователей архива. Процесс отбора требует от архивистов принимать во внимание текущие потребности пользователей и их потенциальные будущие интересы. Приоритет должен отдаваться тем документам, которые представляют интерес для широкого круга пользователей и/или удовлетворяют потребности, связанные с новыми тенденциями исследований, - обеспечивая сохранение архивами актуальности и ценности для своего целевого сообщества.
Другим ключевым фактором в процессе отбора является научно-исследовательский потенциал документов. Документы, имеющие высокую исследовательскую ценность и содержащие уникальную или значимую информацию, могут внести значительный вклад в развитие науки. Даже если их непосредственное использование документов представляется ограниченным, архивистам следует оценить их долговременную научно-исследовательскую полезность, чтобы обеспечить сохранение ценных ресурсов для будущих исследований.
Сбалансированный подход к процессу отбора учитывает миссию архива, потребности пользователей и научно-исследовательский потенциал документов. Сопоставляя документы с целями архива, удовлетворяя интересы пользователей и оценивая исследовательскую ценность, архивисты могут принимать обоснованные решения, поддерживающие долговременную сохранность и полезность своих коллекций и фондов.
Три проблемы при отборе документов на архивное хранение
Ограниченность ресурсов часто является ограничивающим фактором при проведении экспертизы ценности. У архивистов может не быть времени или персонала для проведения тщательного анализа документов. В связи с этим необходима приоритизация для обеспечения отбора на архивное хранение наиболее ценных документов.
Рост объёмов электронных документов дополнительно усложнил процесс отбора. Цифровые материалы требуют применения иных стратегий обеспечения долговременной сохранности, и их отбор на архивное хранение должен учитывать такие факторы, как устаревание форматов и обеспечение целостности данных с тем, чтобы обеспечить долговременную доступность электронных документов (см. https://lucidea.com/blog/long-term-access-digital-archives/ - есть перевод: https://rusrim.blogspot.com/2024/12/blog-post_336.html - Н.Х.).
Одной из самых больших проблем при отборе на архивное хранение является баланс между текущими потребностями пользователей и потенциальными потребностями будущих исследователей. Архивисты должны учитывать, каким образом документы могут использоваться в будущем (см. https://lucidea.com/blog/how-does-archival-selection-shape-history/ ), даже если они кажутся менее актуальными сегодня.
Три наилучших практики проведения отбора на архивное хранение
Когда дело доходит до отбора документов, которых будут сохранены в архиве (см. https://lucidea.com/blog/navigating-selection-in-archival-practice/ ), следует принять во внимание ряд основных факторов. В их число входят миссия архива, потребности пользователей и ценность документов.
Проведение отбора в соответствии с миссией архива
При отборе материалов для архива важно, чтобы принимаемые решения были согласованы с миссией и целями архива. Такая согласованность обеспечивает сохранение архивными фондами взаимосвязанности и фокуса, которые способствуют достижению основной цели архива. Придерживаясь этого подхода, ориентированного на миссию учреждения, архивисты могут сохранять направление и цель в своих процессах отбора.
Учёт потребностей и интересов пользователей
Регулярное взаимодействие с пользователями является ещё одним важным аспектом процесса отбора документов на архивное хранение. Понимание потребностей и интересов аудитории архива помогает принимать обоснованные решения по отбору, обеспечивая релевантность и полезность собранных материалов. Такой постоянно идущий диалог с пользователями позволяет архивистам оставаться в курсе эволюционирующих потребностей своего целевого сообщества и делать обоснованный выбор документов, которым отдаётся приоритет.
Приоритизация высокоценных документов
Помимо соответствия миссии и взаимодействия с пользователями, крайне важно отдавать приоритет документам, имеющим высокую информационную, доказательную и/или историческую ценность (см. https://lucidea.com/blog/archival-appraisal/ ). Фокусируя своё внимание этих ценных документах, архивисты могут обеспечить сохранность наиболее значимых материалов. Такая расстановка приоритетов помогает поддерживать целостность и значимость архивной коллекции, обеспечивая сохранение для будущего ценной исторической и доказательной информации.
Наилучшие практики отбора на архивное хранение предусматривают применение стратегического подхода, интегрирующего воедино согласованность с миссией, вовлечение пользователей и приоритизацию ценных документов. Объединяя эти элементы, архивисты могут создавать и поддерживать коллекцию, которая является одновременно значимой и актуальной, способствующей достижению целей архива и обеспечивающей долговременную сохранность наиболее важных и ценных материалов.
Сбалансированный подход к отбору документов на архивное хранение
Отбор на архивное хранение - сложный и имеющий множество нюансов процесс, который требует от архивистов принятия трудных решений о том, что сохранить, а что выбросить. Исходя из миссии архива, учитывая потребности пользователей и потенциальную научно-исследовательскую ценность документов, архивисты могут создавать ценные коллекции для будущих поколений.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/balancing-archival-selection/
Комментариев нет:
Отправить комментарий