Стандарт разработан ООО «ДокМенеджмент Консалт» (ООО «ДМК») при участии Межрегиональной общественной организации «Союз ИТ-директоров» (МРОО «СоДИТ») и Финансового университета при Правительстве Российской Федерации; внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 055 «Терминология, элементы данных и документация в бизнес-процессах и электронной торговле».
«Настоящий стандарт устанавливает требования к цифровым документам, принципы ведения цифрового документооборота и методику его внедрения, которые распространяются:
- на документооборот организаций всех форм собственности (субъектов хозяйственной деятельности);
- на требования к функциям автоматизированных систем, обеспечивающих управление цифровыми документами и доступ к ним.
Настоящий стандарт направлен на обеспечение методической поддержки:
- рабочих групп по внедрению электронного документооборота, включая менеджеров по информационным технологиям, системных аналитиков, бизнес-аналитиков, специалистов по цифровой трансформации документированных сфер деятельности и специалистов по документационному обеспечению управления;
- производителей программного обеспечения.»
Авторов-новаторов, само собой, в первую очередь не устраивает сложившая терминология и особенно трактовка понятия «электронный документ». Их также не устраивает, что – согласно имеющей длительную предысторию мировой традиции, которая соответствует также действующему праву и практике управления документами, и закреплена в терминологических стандартах ВНИИДАД – копии документов также признаются документами. Во вводной части читаем:
«Одной из основных проблем перехода к цифровым технологиям является отсутствие единой терминологической базы, объединяющей смежные сферы деятельности в рамках процесса управления документами.
Сложилось двоякое толкование термина «электронный документ». Под электронным документом может пониматься и документированная информация, представленная в электронной форме, включая незаверенные электронные копии документов (скан-копии), и документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью.
Объединение двух исключающих друг друга понятий в один термин ведет к непониманию и серьезным ошибкам при работе с электронными документами. В связи с этим требуется устранить равенство между электронной копией и подлинником электронного документа.
В настоящем стандарте документы классифицированы по признаку носителя подлинника: цифровой документ выделен в отдельную категорию электронного документа, и к нему предъявляются те же требования законодательных и нормативных правовых актов, что и к подлинным электронным документам.
Настоящий стандарт устанавливает принципы ведения цифрового документооборота, при котором помимо сканированных копий документов, изначально созданных на бумажных носителях, и их автоматизированной обработки появляется цифровой документ как объект информационной системы.»
Сложилось двоякое толкование термина «электронный документ». Под электронным документом может пониматься и документированная информация, представленная в электронной форме, включая незаверенные электронные копии документов (скан-копии), и документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью.
Объединение двух исключающих друг друга понятий в один термин ведет к непониманию и серьезным ошибкам при работе с электронными документами. В связи с этим требуется устранить равенство между электронной копией и подлинником электронного документа.
В настоящем стандарте документы классифицированы по признаку носителя подлинника: цифровой документ выделен в отдельную категорию электронного документа, и к нему предъявляются те же требования законодательных и нормативных правовых актов, что и к подлинным электронным документам.
Настоящий стандарт устанавливает принципы ведения цифрового документооборота, при котором помимо сканированных копий документов, изначально созданных на бумажных носителях, и их автоматизированной обработки появляется цифровой документ как объект информационной системы.»
Таким образом, авторы изобрели, наперекор всей российской отраслевой литературе, «цифровой документ», который принципиально отличается от «электронного документа». Зачем? Конечно же, для наукообразия – в практической деятельности потребности в подобных терминологических нововведениях не наблюдается (зато аналогичных «новаторов» в области терминологии пруд-пруди среди далёких от практики «аналитиков», активно подвизающихся в области разработки разных чудных законопроектов).
Ещё одну «новацию» проиллюстрирую копией одной из строк Таблицы 1:
Естественно, на этом изобретательство не заканчивается. Вот ещё несколько интересных терминов:
3.1.12. Электронный архив: Объектное (?) хранилище, позволяющее накапливать большой объем данных и обеспечивать их поиск и доступ к ним.
Мой комментарий: Таким образом, авторы стандарта рассматривают электронный архив просто как систему хранения большой ёмкости со средствами поиска. Такому определению соответствует любой электронный носитель, любая файловая и информационная система. «Архивом» в смысле архивного дела здесь и не пахнет!
3.1.10. Цифровой архив: Хранилище цифровых документов долговременного и постоянного сроков хранения.
3.1.11. Цифровой документ: Категория электронного документа, изначально созданного в цифровой форме с соблюдением правил документирования (?) без издания его на бумажном носителе (?), подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (?).
Мой комментарий: Что следует из этого неудачного определения:
- Определение неработающее, поскольку, во-первых, трудно однозначно установить соответствие отдельного документа неким «правилам документирования» (каким? они могут быть разными в различных странах, регионах, секторах, отраслях и даже отдельных организациях), и, во-вторых, непросто понять последствия несоответствия (например, делает ли несоблюдение отступов по краям листа документ недействительным?);
- Отрицается реально существующая и признаваемая законодательством практика, когда изготавливаются бумажный и электронный подлинники, либо изготавливается бумажный дубликат электронного документа;
- Цифровыми документами не признаются документы, созданные в других юрисдикциях, а также документы, которые не имеют российских электронных подписей. Исключается – если буквально трактовать российское законодательство об электронных подписях - вся переписка по электронной почте, все сообщения в мессенджерах, а также многочисленные электронные документы, которые создаются (в том числе автоматически) и используются в деловой деятельности без электронных подписей. Исключается также правоустанавливающая информация, содержащаяся во многих государственных регистрах и реестрах!
Стоит ли читать этот странный, с моей точки зрения, документ? Думаю, да – аналогичным образом в большой науке терпят подобные работы из-за того, что какими бы странными и оторванными от реальности ни были содержащиеся в них идеи, они порой подталкивают серьёзных специалистов к чему-то действительно инновационному и полезному :) Однако всерьёз применять подобную «эталонную модель» в представленном в стандарте виде я бы всё же не посоветовала …
Содержание стандарта следующее:
Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины, определения и сокращения
4. Основы цифровизации документооборота
5. Требования к цифровому документу
6. Архитектура целевой модели цифрового документооборота
7. Методика цифровой трансформации документооборота
Приложение А (обязательное): Формы сценариев сбора переменных информационных компонент
Приложение Б (обязательное): Форма реестра видов документов функционального направления деятельности с набором постоянных и переменных информационных компонент
Приложение В (обязательное): Форма описания модели документного процесса, применяемой в организации (стадия диагностики)
Приложение Г (обязательное): Форма рекомендаций по рационализации документооборота с перечнем предлагаемых изменений, их обоснованием, мероприятиями для их реализации и влиянием на другие проекты
Приложение Д (обязательное): Форма описания целевой модели документного процесса (стадия проектирования)
Приложение Е (обязательное): Форма технологической карты документного процесса (стадия регламентации)
Библиография
Источник: сайт Росстандарта
https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&page=0&id=265825
https://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&id=254419
Комментариев нет:
Отправить комментарий