Приказом Росархива от 9 июля 2026 года № 91 внесены изменения в «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71, в разделе VI. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления два пункта (6.24 и 6.26).
Пункт 6.24 дополнен абзацем следующего содержания:
«Поручения Правительства Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.»
Пункт 6.26 дополнен абзацем следующего содержания:
«По согласованию с государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация, в дела постоянного срока хранения на бумажном носителе при необходимости могут включаться заверенные копии электронных документов на бумажном носителе.»
Мой комментарий: Что касается включения копий электронных документов в бумажные дела (п. 6.26), можно порадоваться, что легализована давно существующая практика. Однако, чтобы на попасть впросак, здесь требуется определённая осторожность и хорошее понимание ценности оригинала в каждом конкретном случае.
Подшивать в бумажные дела заверенные (и даже, возможно, незаверенные) копии электронных документов – это хорошая практика, обеспечивающая информационную полноту дела. Такие копии, однако, не приобретают равную подлиннику юридическую и доказательную силу. Существует риск того, что в ряде случаев передача на архивное хранение копий в составе бумажных дел и непередача электронных подлинников может расцениваться как невыполнение организацией возложенных на неё по закону обязательств – даже при наличии разрешения от соответствующего архива.
Формулировка «при необходимости» оставляет принятие решений на усмотрение организации и архива, что потенциально чревато проблемами:
- У различных структурных подразделений и даже у отдельных специалистов могут быть разные подходы. Кто-то будет распечатывать и подшивать копии всех электронных документов «для надежности», кто-то – сделает копии только наиболее важных (с его точки зрения) документов. В итоге возникают риски непоследовательного формирования дел.
Также, возможно, потребуется чётко идентифицировать копии и дать ссылки на места хранения соответствующих электронных подлинников. - Требования архивов различаются. Один архив может потребовать дублирования всех электронных приказов на бумаге, а другой может разрешить хранить все электронные документы в их оригинальной форме. Единой позиции нет.
- Перестраховка руководства. Руководители «старой закалки», опасаясь утрат данных и документов, могут по-прежнему потребовать, чтобы все электронные документы распечатывались и заверялись, что приводит к неоправданным затратам ресурсов и сводит на нет весь смысл электронного документооборота.
В правилах нет ряда деталей, важных для практиков. Не говорится о том, кто и каким образом имеет право заверить бумажную копию электронного документа; не сказано, нужно ли (и в какой формулировке) указывать на копии, что это именно копия электронного документа.
Также не следует забывать о том, что сейчас многие электронные документы создаются в форматах, которые оптимизированы скорее для машинной обработки, чем для просмотра человеком или вывода на печать (например, XML-файлы, документы в базах данных). При конвертации таких документов в человеко-читаемую форму возможна утрата части существенной информации и метаданных.
В заключение отмечу, что двадцать лет назад подобные изменения в нормативно-правовой базе можно было бы только приветствовать, но тогда мы их не дождались. Сейчас же ситуация изменилась – с государственной точки зрения, крайне вредно поощрять «дремучесть» архивной отрасли, её неумение и нежелание иметь дело с современными документами …
Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=541782
Комментариев нет:
Отправить комментарий