Ответ на вопрос коллеги: Сложности и подводные камни в вопросе автоматизации кадрового документооборота

Вопрос: Какие Вы видите сложности и подводные камни в вопросе автоматизации кадрового документооборота?

Ответ: На текущий момент времени законодательно-нормативная база в области использования электронных документов в трудовых отношениях достаточно хорошо проработана и накоплен соответствующий практический опыт работы. В то же время, с моей точки зрения, имеются серьёзные пробелы в нормативно-правовом регулировании, которые влекут за собой определённые риски:

• До сих пор не урегулирован вопрос об организации длительного хранения электронных документов, а ведь срок хранения части кадровой документации составляет 50 / 75 лет;
  
  
• Значительная часть кадровых документов предполагает их подписание не только работодателем, но и работниками, в том числе с использованием усиленных электронных подписей (УКЭП). Пока что у большинства работников таких УКЭП нет, и законодательством не предусмотрено их обязательное наличие и использование;
  
  
• Ещё одна проблема связана с длительными сроками хранения документов.  Обеспечить одновременно сохранность и работоспособность подлинника электронного документа в столь длительной перспективе вряд ли возможно, поэтому рано или поздно потребуется проведение конверсии документов из устаревших форматов/носителей в новые. В результате конверсии мы получим незаверенную копию электронного документа, на которую первоначальные УКЭП не «переходят». Даже заверив эту копию, будет сложно придать ей такую же юридическую и доказательную силу, которой обладал подлинник;
  
  
• Типичный срок службы информационных систем обычно не превышает 10 лет. Если организация существует дольше, она может столкнуться с непростой проблемой вывода кадровых документов из выводимой из эксплуатации системы и переноса их в новую систему. Готовых средств подобной миграции поставщики систем кадрового электронного документооборота обычно не предоставляют, поэтому может потребоваться проведение дорогостоящих и трудоёмких работ (возможно, с привлечением внешнего поставщика);
  
  
• Изменения в законодательстве об электронных подписях приводят к тому, что все должностные лица, кроме высшего руководителя организации, должны будут использовать вместе с УКЭП машиночитаемые доверенности (МЧД). Соответственно, система кадрового электронного документооборота должна будет каким-либо образом обеспечивать надлежащее управление МЧД (причём соответствующие требования законодательства вполне могут меняться с течением времени).

При этом необходимо учитывать, что, согласно законодательству, с 2021 года сведения о трудовой деятельности своих сотрудников работодатель обязан оперативно передавать в электронном виде в систему персонифицированного учета Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации - и только эти данные используются для учета пенсионных и трудовых прав граждан.