Недавно я наткнулась на ряд постов, написанных экспертами по стратегическому управлению информацией (Information Governance). Один из них ругал пользователей за то, что им «чересчур» нравится иерархическая структура дел, а не его собственное структурирование информации «с песнями и плясками». Другой эксперт предлагал дрессировать пользователей, как собак, на выполнение задач управления документами - предположительно, для того, чтобы облегчить бремя «настоящих» специалистов по управлению документами.
Я хочу напомнить тем «специалистам-практикам», которые проводят больше времени в качестве докладчиков на конференциях и авторов подкастов или же занимаясь изобретением новых теорий классификации информации, чем они работают в организациях, о том, что обычные пользователи - очень занятые люди. У них большая загрузка в ходе выполнения той работы, для которой их наняли. Им платят не за то, чтобы они облегчали работу специалистов по управлению документами или изучали сложные теории управления информацией с тем, чтобы затем управлять документами, с которыми они работают.
Роль специалиста по управлению корпоративной информацией/документами заключается в том, чтобы поддерживать пользователей в выполнении их задач по организации информации, причём таким образом, чтобы организация получала от этого пользу, а пользователи не были перегружены работой. Этот специалист может принимать участие в управлении изменениями, используя различные методы информационного обмена для распространения передового опыта или помогая пользователям внедрять наилучшие способы управления информацией. Сопротивление пользователей гораздо более распространено, чем принято считать, особенно когда их заставляют осваивать сложный набор задач.
Кроме того, к большому раздражению некоторых гуру управления информацией, организации работают с изолированными хранилищами информации. По моим личным наблюдениям, никто из пользователей не интересуется тем, что делают другие коллеги в других структурных подразделениях, если только им не приходится сотрудничать в ходе выполнения различных задач. Преодоление изолированности хранилищ информации может красиво звучать в академических кругах, но не столь хорошо в корпоративном мире.
То же самое относится к классификации на основе выполняемых функций, которая все ещё является догмой в [современном западном – Н.Х.] управлении документами. Однако в реальной жизни построенная чисто по функциональному принципу структура дел и документов не может быть реализована. Почему? Как раз из-за упомянутых выше изолированных хранилищ. Сотрудникам нужна только та информация, которая им требуется для работы, и она обычно организована в соответствии с корпоративной структурой. Корпоративная структура диктует различные права доступа к информации и правила безопасности, и всё это влияет на структуру дел. Приложения компании Microsoft, такие как SharePoint, хотели бы избавиться от структур дел и папок, но - сюрприз, сюрприз! - многие пользователи всё ещё хотят работать с ними. Почему? Очень просто - потому что они знают, где находятся их документы, и не тратят время на их поиски.
Специалисты по управлению. корпоративной информацией/документами должны научиться работать вместе с пользователями, а не против них, принижая их (дрессируя как собак) или навязывая им невыполнимое бремя. А что думаете Вы?
Лючия Стефан (Lucia Stefan)
Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/luciastefan_i-recently-came-across-a-few-posts-written-activity-7313488996121165825-AZUB
Комментариев нет:
Отправить комментарий