Что обязательно и что весьма желательно в управлении документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 21 февраля 2025 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами). В оригинале пост называется «The must and the should in records management» - здесь обыгрывается смысловое различие модальных глаголов must, говорящего о строгой обязательности, и should, говорящего о том, что нечто весьма желательно, но не обязательно.

Мы очень любим поговорить о том, что «обязательно нужно делать» в управлении документами. Мы также любим порассуждать о том, что «желательно»:

• «Вы обязаны это сделать» - потому что так требует законодательство
  
  
• «Вам желательно это сделать» - потому что это «очевидно» хорошая идея (следовать практикам управления документами).

Чего здесь не хватает, так это продолжения «в противном случае …» - т.е. обсуждения последствий:

• «Вы обязаны это сделать, в противном случае ….»
  
  
• «Вам желательно это сделать, в противном случае ….»

Чтобы действовать эффективно, содержание части «в противном случае …» должно соответствовать действительности.

Мы тратим слишком много времени на вещи, которые «должны сделать» и «желательно сделать», невыполнение которых на самом деле не влечёт последствий.

Мы слишком говорим другим сотрудникам, что если они не будут делать то, что мы им говорим, то случится нечто «плохое». Я полагаю, что нам нужно по-настоящему пристально рассмотреть, сколько же «плохих вещей» смогут предотвратить наши практики.

Многие провалы являются следствием несоздания документов. Многие неудачи происходят из-за того, что качество документов не соответствует той работе, которую они должны выполнять.

Провалы и неудачи по большей части происходят из-за того, что документы на самом деле были созданы, однако сотрудники ими не пользовались - часто по той причине, что их качество было настолько плохим, что сотрудники переставали искать, прежде чем находили то, что им было нужно; или же сотрудники настолько привыкали к плохому качеству документов, что даже не пытались их искать.

У дисциплины управления документами должна быть своя точка зрения на эти вещи. Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] думаем, что у нас такая точка зрения есть, - однако классификация, упорядочивание и описание находятся далеко в конце списка вещей, которые оказывают влияние. Если документ не создан, не имеет смысла говорить об описании. Если нужной кому-то информации нет, то её хорошо описанное отсутствие представляется интересным способом провести время; и если мы тратим своё время подобным образом, то, похоже, единственное, с чем можно ассоциировать нашу работу, является отсутствие результатов — и, вероятно, увеличение расходов на это отсутствие результатов.

Мы должны тратить своё время на работу, которая улучшает результаты. Если выполняемая работа не улучшает результаты, то мы не должны её делать.

Самый важный аспект нашей работы - это выбор тех видов деятельности, которые улучшают результаты. Выбор любых иных видов деятельности вредит нам и подрывает всю нашу профессию.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-must-and-the-should-in-records