Вы когда-нибудь сохраняли черновики таких документов, как переписка, публикация или отчёт, использовавшиеся в процессе подготовки документа в его окончательной форме? Внезапно Вы обнаруживаете, что у Вас накопились устаревшие копии с редакционной правкой, которые были сохранены по ходу работы над финальной версией. Так что же происходит с этими «остаточными» копиями? Если посмотреть перечни видов документов с указанием сроков хранения и поискать упоминания «черновиков» или «рабочих материалов», то Вас может удивить тот факт, что, хотя черновики и рабочие материалы они служат схожим целям, у одних из них имеется определенный срок хранения, которой следует соблюдать.
Черновики (drafts)
Черновики несущественных документов хранить не нужно. Их можно, при желании, сохранять в качестве справочных материалов, однако именно окончательный, завершённый экземпляр данного документа должен сохраняться в течение установленных сроков хранения храниться в составе соответствующей серии документов. Иными словами, черновики являются информацией, имеющей преходящую ценность. Они могут быть временно полезны при формировании текущей серии документов, и хранятся до минования административной надобности (administratively valuable, AV).
На рис. Мерфи Купер (Мерф), один из ключевых персонажей в научно-фантастическом фильме 2014 года режиссёра Кристофера Нолана “Интерстеллар”, выбрасывает документы с балкона
В наши обязанности как аналитиков (речь идёт о специалистах TSLAC – Н.Х.) входит подготовка ответов на вопросы, связанные с управлением документами, которые поступают от различных муниципальных органов власти и от органов исполнительной власти штата Техас. Время от времени мы получаем вопрос из нескольких частей, включающий ряд подлежащих рассмотрению идей. В таких случаях мы готовим черновик ответа, чтобы убедиться, что все части вопроса рассмотрены. Мы можем попросить коллег внести свой вклад и доработать черновик. После того, как ответ создан и отправлен, черновик сохранять уже не нужно. Именно окончательный ответ становится документом.
Мой комментарий: На самом деле данная рекомендация не вполне точно соответствует хорошей американской практике. В ряде случаев черновики играют ключевую роль в обеспечении подотчётности, позволяя установить, кто и когда предложил определенные решения, дал рекомендации или же согласовал документ. Порой черновики являются автографами исторической или творческой личности, и/или раскрывают процесс работы над документом. Иными словами, как и для всех прочих документов, сроки хранения черновиков определяются их ценностью. Кроме того, уничтожение черновиков не допускается, если соответствующие документы имею отношение к идущему или ожидаемому судебному делу или расследованию.
Рабочие материалы (working files)
Некоторые серии документов (серии, используемые в американской традиции, во многом аналогичны делам, соответствующим одной статье в номенклатуре дел – Н.Х.) включают в себя вспомогательную документацию («рабочие материалы»). Рабочие материалы похожи на черновики в том, что они помогают формировать конечный продукт, однако рабочие материалы имеют длящуюся административную ценность и в значительной степени документируют процесс планирования серии документов. По этой причине они включаются в «родительскую» серию документов и должны храниться в течение установленного срока хранения.
Персонаж Джозеф Купера из фильма «Интерстеллар», когда он говорит: «Этот небольшой маневр обойдется нам в 51 год».
Мы встречаем рабочие материалы в таких сериях документов, таких как «Документы аудита», «Отчёты» или «Политики и процедуры». Это связано с тем, что при подготовке окончательного документа используется заслуживающая внимания документация. Например, создание отчета по всей организации может потребовать привлечения к работе над ним высокопоставленных сотрудников или нескольких подразделений. Представленная всеми участниками документация и черновики отчета будут считаться рабочими материалами. Вспомогательная документация фиксирует важную информацию, такую как информация в внесённых с течением времени правках, сведения об утверждении и согласовании, а также принципиальные правки, ведущие к формированию окончательного документа.
Подводя итог, основное различие между черновиками и рабочими материалами заключается в том, насколько существенной является вспомогательная документация. Копии, созданные для подготовки корреспонденции, будут считаться черновиками, в то время как копии и вспомогательная документация для важных документов, таких как заключения об аудите или отчёты, будут считаться рабочими материалами. Рабочие материалы являются частью серии документов и должны храниться в течение соответствующего установленного срока хранения. Черновики же считаются информацией преходящей ценности и должны храниться только до тех пор, пока они сохраняют административную ценность.
Не уверены, какой именно черновик Вы держите в руках? Обратите внимание на раздел «Рабочими материалы/бумаги» в описании видов документов, чтобы проводить различие между ними отличия – или же обратитесь к своему аналитику за помощью.
Сталкиваетесь ли Вы с какими-либо иными документами, которые трудно отличить? Сообщите об этом своему аналитику, и рассказ о них может стать ещё одним постом в серии «Замечательные документы» ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/?s=remarkable+records )!
Рауль Гонсалес (Raul Gonzalez)
Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2025/03/remarkable-records-drafts-vs-working-files/
Комментариев нет:
Отправить комментарий