Что сегодняшние заголовки в СМИ говорят о будущем управления документами и информацией, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/04/1.html )

Правовые риски, технологические сложности: Электронное раскрытие в 2025 году

Мой комментарий: Электронное раскрытие (э-раскрытие, англоязычный термин e-discovery) - это элемент процессуального права англосаксонских стран, представляющий собой процедуру обязательного выявления и раскрытия сторонами гражданского спора всех (именно – всех!) относящихся к рассматриваемому делу электронных документов и информации. Термин также применяется в отношении раскрытия информации перед регуляторами или правоохранительными органами в случае расследования. Электронное раскрытие является частью общей процедуры раскрытия (discovery), охватывающей все документы и информацию, находящиеся в распоряжении организации и под её контролем.

Поскольку гибридные модели работы продолжают использоваться, а законодательно-нормативные требования становятся всё более сложными, специалисты по э-раскрытию сталкиваются с новыми проблемами, связанными с обеспечением долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности - digital preservation) и соблюдением требований по защите персональных данных. Согласно информации новостного агентства Рейтерс, опубликованной 26 марта 2025 года ( https://www.reuters.com/legal/legalindustry/e-discovery-information-governance-navigating-new-challenges-practical-tips-2025-03-26/ ), юридические фирмы и собственные юридические службы компаний всё больше зависят от сотрудничества с ИТ-специалистами и специалистами по управлению документами в случаях, когда им приходится иметь дело с зашифрованными сообщениями, с международным законам о локализации данных и с рисками непреднамеренной порчи/уничтожения доказательств.

Раньше э-раскрытие было нишевой дисциплиной. Теперь данный вопрос стал предметом повседневной беспокойства для любой организации, управляющей большими объемами данных на ряде платформ. Это усиливает потребность в более тесном сотрудничестве между службами управления документами, юридическими и ИТ-службами, а также срочную необходимость выработки единых стратегий управления сроками хранения и доступом.

Архив как движение «Сопротивления»

На более низовом уровне в качестве реакции на недостатки официальных усилий по ведению и обеспечению сохранности документов, архивисты-волонтёры и волонтёры из числа ИТ-специалистов занимаются обеспечением долговременной сохранности федеральных наборов данных, особенно тех, которые связаны с климатологией и политикой в области охраны окружающей среды. Как отмечает газета The New Yorker ( https://www.newyorker.com/news/the-lede/the-data-hoarders-resisting-trumps-purge ) в своём рассказе о движении «Убежище для данных» (Data Refuge) - опубликованном 31 января 2017 года и по-прежнему актуальном сегодня - эти усилия отражают сопротивление гражданского общества политически мотивированному уничтожению государственных документов.

Такого рода «архивирование как кампания гражданского неповиновения» (civil disobedience archiving) стало более чем символичным. Оно является отражением широко распространенного недоверия к [официальной – Н.Х.] институциональной памяти. Для специалистов по документам это также отрезвляющее напоминание: если мы не будем хорошо выполнять свою работу, то кто-нибудь другой попытается сделать её за нас — часто не имея тех же ресурсов или защитных мер.

Локальная работа, оказывающая долгосрочное воздействие

Тем временем округ Оцеола в штате Мичиган инвестирует 18 тысяч долларов в сохранение охватывающих десятилетия актов гражданского состояния, включая свидетельства о рождении, смерти и браке. Эта инициатива, освещенная 19 марта 2025 года в издании The Herald Review ( https://www.theheraldreview.com/news/article/osceola-county-invests-18-000-preserve-vital-20173287.php ), демонстрирует, как значимые усилия по обеспечению долговременной сохранности, часто незаметные на широкой общественности, могут без лишнего шума осуществляться на местном уровне.

Именно здесь управление документами тихо оказывает наибольшее влияние — не в качестве реагировании на кризисные ситуации, а в рамках повседневного курирования документов. Эта работа заслуживает признания, инвестиций и права голоса за столом руководства.

Выводы: Стратегическое управление документами

Общим для всех этих историй являются не технологии, не законы и не политики. Таким общим знаменателем служит стратегическое управление - в особенности делаемый нами выбор относительно того, какие материалы следует сохранить, кто может их видеть и в течение каких сроков они должны храниться.

Заголовки в СМИ на этой неделе должны стать тревожным звонком для всех, кто полагает, что документы в электронно-цифровом мире просто «позаботятся о себе сами». Это не так. За каждым удаленным сообщением электронной почты, за каждой реформой политик и за каждой оценкой риска стоят ценности — речь идёт о власти, подотчётности и общественном доверии.

Как специалисты по стратегическому управлению информацией, наша работа заключается не только в управлении данными. В наши обязанности входит курирование корпоративной и исторической памяти, обеспечение прозрачности, а также оборона в тех случаях, если кто-то иной захочет ради собственного удобства избавиться от документов.

Так что давайте обращать внимание на заголовки. Они говорят нам больше, чем кажется.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/160430193?r=5cqz6j