Знакомство с новой версией SharePoint 2013: Впечатления от функциональных возможностей для управления документами

Заметка Дейдры Слаттери (Deirdre Slattery) была опубликована на сайте UniqueWorld 26 июля 2012 года.

Долгожданная предварительная версия SharePoint 2013 была выпущена несколько дней тому назад. Я посмотрела, какие были добавлены новые функциональные возможности, и изложила свои наблюдения в серии статей. Сегодняшняя статья посвящена управлению документами.

Что нового?

Большое число серьёзных пробелов в управлении документами было закрыто при выпуске SharePoint 2010, поэтому неудивительно, что в SharePoint 2013 меньше серьезных изменений в функциональных возможностях для управления документами. Важной новинкой является управление сроками хранения на уровне сайтов (site based retention). Это означает, что политики отслеживания сроков хранения могут назначаться сайту, и все объекты, созданные в рамках этого сайта, будут подчиняться такой политике сайта. Если организация будет использовать эту возможность при создании сайтов, то она обеспечит управление сайтами и улучшит общее управление своей SharePoint-средой.

Новая функциональная возможность позволяет комплаенс-специалисту (т.е. специалисту, отвечающему за соблюдение законодательно-нормативных требований – Н.Х.) установить на уровне сайта следующее:

• Политику отслеживания сроков хранения (retention policy) для всего сайта и для группового почтового ящика (если существует такой ящик, ассоциированный с сайтом),


• Условия закрытия сайта,


• Условия прекращения (expire) деятельности сайта.

Пробелы в поддержке стандарта ISO 15489

Я была разочарована, обнаружив, что SharePoint 2013 не приблизился к «совместимости» со стандартом ISO 15489 - по крайней мере, при использовании стандартных возможностей и настроек коробочной версии. Он по-прежнему требует существенной настройки и конфигурирования для того, чтобы организация могла управлять его контентом в соответствии со стандартом.

В частности, в SharePoint 2013 по-прежнему отсутствуют следующие возможности:

• Подготовка делопроизводческой отчётности: Отсутствует отчет, который бы описывал документы, готовые на данный момент к уничтожению;


• Удаление: SharePoint 2013 продолжает удалять электронные объекты вместе с их метаданными, не сохраняя остаточные метаданные (metadata stub). Остаточные метаданные полезны для доказывания того, что документов в организации существовали и были уничтожены в соответствии с её политикой управления документами,


• Управление физическими документами – по-прежнему не поддерживается при использовании стандартных возможностей и настроек коробочной версии.

В целом, с моей точки зрения, если Вы – австралийский государственный орган  либо организация, которая необходимо соответствовать стандарту ISO 15489, то SharePoint 2013 не выполнит эту работу легко и без значительных усилий по его настройке, которые могут дорого обойтись! В то же время для организаций, которым не требуется исполнять строгие законодательно-нормативные требования в отношении управления документами, SharePoint 2013 может оказаться вполне подходящим вариантом (хотя то же самое можно сказать и о SharePoint 2010).

Дейдра Слаттери (Deirdre Slattery)

Источник: сайт UniqueWorld
http://www.uniqueworld.net/blog/sharepoint-2013-functionality-records-management/