воскресенье, 19 августа 2012 г.

Банком России установлен порядок и сроки хранения уполномоченными банками данных и документов по валютным и иным операциям


В нашей стране Банк России является одним из немногих органов государственной власти, который в своих нормативных актах не забывает регламентировать не только вопросы оперативного управления документами, но и устанавливает требования к обеспечению их сохранности, а также сроки хранения.

В инструкции Банка России от 4 июня 2012 года № 138-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением» (утв. Решением Совета директоров Банка России, протокол от 31 мая 2012 года № 10) вопросы организации хранения данных и документов затронуты в нескольких разделах. Глава 4 инструкции  «Хранение уполномоченным банком данных по валютным и иным операциям, проведенным резидентами и нерезидентами» устанавливает требования к хранению данных по валютным и иным операциям в электронном виде. Достаточно большой перечень данных, которые нужно сохранять, приведен в приложении №3.

Уполномоченный банк хранит в электронном виде данные по проведенным его клиентами-резидентами в иностранной валюте и в валюте Российской Федерации и его клиентами-нерезидентами в валюте Российской Федерации валютным и иным операциям, через их счета, открытые в данном банке.

Порядок хранения данных по валютным операциям, за исключением сроков хранения, определяется уполномоченным банком самостоятельно (п.4.1).

Данные по валютным операциям формируются (корректируются) уполномоченным банком на основании документов и информации, представленных резидентами и нерезидентами, а также на основании иных документов и информации, которые имеются в распоряжении уполномоченного банка (п.4.2).

В случаях если в соответствии с инструкцией не требуется представления резидентами (нерезидентами) документов и информации при проведении валютных операций, уполномоченный банк самостоятельно на основании имеющихся у него документов и информации, в том числе распоряжений о переводе денежных средств и поручений на покупку и продажу иностранной валюты, формирует данные по валютным операциям.

Уполномоченный банк по запросам органов валютного контроля представляет в электронном виде и (или) на бумажном носителе данные по валютным операциям, подлежащие хранению, которые были осуществлены за определенный период, либо определенными клиентами, либо по определенным кодам вида валютных операций (п.4.5).

Способы хранения документов, их копий и информации в досье валютного контроля определяются внутренними документами уполномоченного банка (п.19.4). Уполномоченный банк вправе хранить в электронном виде в досье валютного контроля документы, их копии и информацию, которые представлены ему на бумажном носителе.

В случае ведения смешанного досье валютного контроля уполномоченный банк обеспечивает наличие в нем информации о способах хранения (на бумажном носителе или в электронном виде) документов, их копий и информации (п.19.5).

В случае помещения в досье валютного контроля при закрытии паспорта сделки ведомости банковского контроля на бумажном носителе, она подписывается ответственным лицом и заверяется печатью уполномоченного банка на каждой странице. В случае помещения в досье валютного контроля ведомости банковского контроля в электронном виде она подписывается электронной подписью ответственного лица (п.19.6).

При хранении документов в досье валютного контроля в электронном виде уполномоченный банк должен обеспечить их последующее при необходимости воспроизведение на бумажном носителе с сохранением целостности всех данных, а также с сохранением того вида, в котором они были представлены в уполномоченный банк (п.19.7).

Сроки хранения

Одним из новшеств документа является то, что сроки хранения установлены не только для документов, но и для информации (фактически базы данных), которая будет вестись и храниться в электронном виде.

Информация, содержащая данные по валютной операции, хранится уполномоченным банком в электронном виде не менее трех лет после даты проведения соответствующей операции (п. 4.4).

Информация, содержащая данные по валютной операции, проведенной по контракту (кредитному договору), по которому оформлен паспорт сделки, хранится уполномоченным банком в электронном виде не менее трех лет после даты закрытия паспорта сделки.

Документы по контракту (кредитному договору), по которому оформлен паспорт сделки, хранятся в уполномоченном банке не менее трех лет с даты закрытия паспорта сделки. В иных случаях документы хранятся в уполномоченном банке не менее трех лет с даты проведения соответствующей валютной операции (п.19.8).

Мой комментарий: Таким образом, банкам предоставлена возможность перевести большую часть документации, которые они должны собирать и хранить при проведении валютного контроля, в электронный вид. Причем если для предоставляемых в банк документов предусматривается возможность ведения смешанного документооборота, то документы, которые формирует сам банк, с 1 октября 2012 года будут создаваться  и храниться только в электронном виде. В приложении к инструкции приведены форматы электронных паспортов сделки и ведомости банковского контроля.

Стоит также отметить, что Банк России не пытается регламентировать порядок хранения как документов, так и электронной информации, полностью перекладывая ответственность за организацию этой работы на сами кредитные организации и предоставляя им определенную свободу действий.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=133766 

2 комментария:

  1. Документы о закрытии кредита сейчас нужно хранить три года. А по факту — вечно.
    https://oldshark.ru/articles/pantry/279.html

    ОтветитьУдалить
  2. Сколько нужно хранить документы о выплате кредита и закрытии счёта?

    Лучше всего хранить эти документы бессрочно. Формально срок исковой давности по взысканию задолженности составляет 3 года, и многие заёмщики ориентируются именно на него. К сожалению, как показывает практика, довольно часто проблемы с кредитом возникают уже по окончании этих 3 лет. Если вы выкинули документы, вам сложно как-то повлиять на ситуацию.

    Приведу пример из личной практики. Больше 3 лет назад у человека был закрыт кредит в одном из госбанков. На руках были документы о внесении денег и справка о закрытии кредита. Через какое-то время банк вдруг выяснил, что при досрочном погашении произошла ошибка: сотрудник банка обсчитался на какие-то копейки. В результате по данным банка у заёмщика остался долг, но ему самому почему-то об этом не сообщили. Копеечный долг остался висеть и в банке, и в кредитной истории. На него начали начислять неустойки.

    После 3 лет заёмщик решил, что документы по этому кредиту ему больше не нужны, и выбросил их. Ещё через несколько месяцев он попытался получить ипотеку, но получил отказ — именно по причине наличия копеечного долга в кредитной истории. Только тогда мужчина узнал о существовании этой задолженности.

    Если бы у него оставались на руках документы о погашении кредита, можно было бы обратиться в бюро кредитных историй для исключения недостоверных данных, а также написать банку претензию и даже посудиться с ним. К сожалению, при отсутствии каких-либо доказательств обращение в суд и в БКИ, скорее всего, не даст результата. Всё равно можно написать претензию в банк, но как будет решён вопрос, зависит только от банка.

    ОтветитьУдалить