США: Национальные Архивы проведут пересмотр всей системы типовых перечней документов с указанием сроков хранения

Некоторое время тому назад решением руководителя службы по управлению документами (Chief Records Officer) в её составе была создана рабочая группа по типовым перечням (GRS Team) в составе пяти человек во главе с Андрея Райли (Andrea Riley).

Главной задачей рабочей группы является обновление и пересмотр типовых перечней, многие из которых сильно устарели и более не соответствуют потребностям федеральных органов. Группа провела оценку перечней, связанных с ними проблем, и изучила вопрос о том, как сделать перечни более полезными для федеральных органов исполнительной власти. С этой целью в мае 2012 года был проведен опрос специалистов по управлению документами в федеральных органах (получено 64 полноценных ответа), а также персонала, подчиняющегося руководителю службы по управлению документами Национальных Архивов (11 ответов). Результаты позволили выявить ряд проблем, а также собрать предложения по улучшению системы типовых перечней.

Основными проблемами перечней оказались следующие:

• Положения перечней следует формулировать на простом и понятном английском языке,
• Несогласованный формат перечней.
• Перечни чересчур детальные,
• Описания серий документов слишком нечеткие,
• Одни и те же серии документов дублируются в различных перечнях,
• Перечни не всегда отражают то, как документы хранятся в настоящее время.
• Перечни включают несуществующие уже серии документов,
• Перечни необходимо обновить, с тем, чтобы обеспечить технологическую нейтральность; учесть электронные форматы и автоматизацию, изменения технологий; учесть текущую деловую практику и процессы; а также современную терминологию.

Были получены следующие предложения по улучшению перечней:

• Использовать функциональный подход и метод «больших корзин»,
• Добавить статьи для документов постоянного срока хранения,
• Убрать те указания по срокам хранения и действиям по истечении, которые только ссылаются на другие нормативные документы, приведя, где это необходимо, гиперссылки;
• Убрать (или отделить) указания по формированию документов в дела,
• Предоставить больше указаний по применению и соответствующего обучения,
• Использовать указания по «отсечке» документов в серии (когда, например, закрывается текущий том дела и открывается новый – Н.Х.),
• Стандартизовать сроки хранения,
• Включить в перечни ссылки на законодательно-нормативные акты, устанавливающие роки хранения,
• Указать уровень делового подразделения, в котором накапливаются соответствующие документы,
• Сформировать на основе типовых перечней единую базу данных,
• Обеспечить возможность поиска,
• Составить тематический указатель и/или ввести перекрестные ссылки для всех перечней.

Как сообщил 26 июля 2012 года сайт Национальных Архивов США, группа подготовила предложения по кардинальному обновлению и пересмотру существующих типовых перечней (General Records Schedules). Новая структура системы перечней сформирована по функциональному принципу, она увязана с типичными деловыми функциями (опираясь здесь отчасти на Корпоративную архитектуру федеральных органов исполнительной власти - Federal Enterprise Architecture).

Группа планирует использовать анализ деловых процессов для выявления серий документов временного и постоянного сроков хранения, создаваемых в рамках каждой из таких деловых функций. Далее результаты анализа будут использованы для создания более современных типовых перечней, в которых в максимальной степени будет использоваться гибкий метод «больших корзин».

Группа по типовым перечням поставила перед собой следующие задачи:

• Сформировать функциональную структуру перечней,
• Объединить, где это возможно и полезно, ряд видов документов в «большие корзины»,
• Обеспечить полноценную технологическую нейтральность – более не должно быть серий, определяемых форматом/видом носителей,
• Обеспечить полномасштабный охват типовых документов, создаваемых в деятельности федеральных органов, т.е. охватить большее число видов документов,
• Добавить в перечни серии документов с постоянным сроком хранения,
• Дать четкое описание серий,
• Дать больше конкретных примеров и перекрестных ссылок,
• Стандартизовать сроки хранения,
• Обеспечить согласованность перечней.

Кроме того, на 2013 финансовый год предлагается проект по улучшению системы поиска по выложенным в сети перечням.

К настоящему времени группой идентифицировано 12 основных деловых функций и 47 подфункций. Для каждой подфункции планируется создать отдельный типовой перечень. Кроме того, по итогам опроса выявлены перечни, переработка которых наиболее актуальна. Разработан 5-летний план пересмотра перечней (до 2017 финансового года включительно).

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/records-mgmt/memos/restructuring-grs-proposal.html