четверг, 30 августа 2012 г.

Можно ли, не нарушая требований законодательства Германии, уничтожить бумажные документы после сканирования?


Статья д-ра Мартин Бартоница (Dr. Martin Bartonitz) была опубликована на блоге немецкой компании Saperion 26 мая 2010 года.

Статья была написана в связи с тем, что данный вопрос задается снова и снова. Хочу  сразу сделать оговорку, что компания Saperion не занимается оказанием консультационных услуг по правовым вопросам и приведенные ниже сведения не могут рассматриваться как юридический совет.

Поскольку в каждой немецкой земле и в каждой отрасли, в зависимости от вида документа, следует принимать во внимание ряд специфических законодательно-нормативных актов, то каждый случай надо рассматривать по отдельности. Пока же я хотел бы ограничиться деловыми и налоговыми документами, а также вопросами представления доказательств в суды по гражданским делам.

Соответствующие положения законодательства можно найти в ст.147 Налогового Кодекса (Abgabenordnung, AO, см. http://www.bundesrecht.juris.de/ao_1977/__147.html )  и в более узкой формулировке в ст.257  Коммерческого Кодекса (Handelsgesetzbuch, HGB, http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html ). Хотя эти положения первоначально были сформулированы в отношении доступа к финансовым данным, на них сейчас все больше и больше ссылаются нормативно-правовые акты в других областях.

В официальных ответах на часто задаваемые вопросы  относительно прав налоговых органов на доступ к данным (Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung, http://www.bundesfinanzministerium.de/... ) среди прочего рассмотрен вопрос о возможности  уничтожения оригиналов оцифрованных документов. В п.6 раздела III сказано следующее:
6. Могут ли документы уничтожаться после сканирования?

Если в интересах оперативной деятельности оцифровываются документы, первоначально полученные организацией в бумажной форме, то в дальнейшем они должны сохраняться в электронном виде (например, в таких графических форматах, как pdf или tiff). Если процедуры и процессы соответствуют общепринятым принципам бухгалтерского учета (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, GoB)/общепринятым принципам компьютеризованного бухгалтерского учета (Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, GoBS) и отсутствуют иные законодательно-нормативные требования к сохранению оригиналов, то допускается последующее уничтожение оригинальных документов.

В документации процесса должен быть регламентирован порядок правильного уничтожения более не нужных документов и обеспечения дальнейшей сохранности необходимых оригинальных документов.
Если документы оцифрованы и выполнены перечисленные ниже требования налоговых органов, то оригиналы могут быть уничтожены.

Доступность документов в электронной форме

Как только документы оцифрованы, должна быть обеспечена их сохранность в электронной форме. Для этого налоговые органы предлагают использовать файловые форматы pdf и tiff. Само собой разумеется, другие файловые форматы также могут использоваться, если они соответствуют требованиям законодательства по защите от несанкционированных манипуляций.

Обеспечение сохранности означает: Нужно обеспечить, чтобы электронные документы «в течение всего срока хранения были доступны, могли быть в любое время прочитаны  и могли обрабатываться автоматическим способом» (AO § 147 п.2 (2) , http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html ).

Соответствие метода обработки требованиям GoBS

«Общепринятые принципы компьютеризованного бухгалтерского учета» (Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, GoBS, http://www.bundesfinanzministerium.de/... ) содержат требования к программному обеспечению для бухгалтерского учета и порядку его использования, обеспечивающие соблюдения общепринятых принципов бухгалтерского учета.

Здесь следует отметить, что недостаточно наличия сертификата соответствия программного продукта (типа того, что Saperion получил от аудиторской фирмы KPMG). Поскольку продукт всегда используется в специфических условиях организации, то требованиям GoBS должно соответствовать внедрённое решение в целом. Пользователь может подтвердить такое соответствие, пройдя тестирование на соответствие PK-DML («Критерии оценки решений для электронного управления документами» - Prüfkriterien – Dokumentenmanagemenlösung des VOI, http://www.voi.de/... )
.
Соответствие процессов требованиям GOBS

Процесс обработки соответствует требованиям GoBs в случае, если реализованы  организационные меры, препятствующие сотрудникам производить какие-либо несанкционированные манипуляции с документами. К примеру, посредством установления правил работы и применения соответствующих технических мер, сотрудники должны быть лишены возможности  изменять документы при помощи программ обработки графических изображений. Для оцифровки должен быть организован таким образом, чтобы исключить или, по крайней мере, затруднить возможность манипуляций с документами. Соответствующие меры должны быть задокументированы.

Правила уничтожения оригиналов и их соблюдение

Оригинал оцифрованного документа уничтожать не обязательно. Само собой разумеется, что, наряду с оцифрованным вариантом, документ может и дальше сохраняться в бумажной форме. Если, однако, оригинал должен быть уничтожен, то в ходе этого процесса должно обеспечиваться выполнение требований законодательства по защите персональных данных.

Аргументы против уничтожения оригиналов

Положения §147 Налогового Кодекса относится только к обязанностям по сохранению налоговых и корпоративных документов в интересах налогового учета. Для документов, которые могут использоваться в качестве доказательств в гражданском судебном процессе, уничтожать оригиналы не рекомендуется. Согласно ст.286 Гражданского процессуального кодекса (Zivilprozessordnung, ZPO,   http://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__286.html ), в гражданском процессе судьи по собственному убеждению оценивают оцифрованные (и потом распечатанные) доказательства. Судья может, но не обязан, признать оцифрованный документ надлежащим доказательством. Если судья требует оригинальный документ, то нужное доказательство нельзя представить, если оригинал был уничтожен. Здесь не помогает ст.371a ГПК ( http://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__371a.html ), говорящая об аутентичности электронных документов, поскольку она неприменима в отношении оцифрованных документов.

В случае, когда отсканированный образ подписан квалифицированной подписью лица, проведшего сканирование, владелец ключа подписи (если документ вообще подписывался после сканирования) не идентичен автору документа - разве что документ был подписан от руки, без использования сертификата. Однако в областях, где действует Социальный Кодекс (Sozialgesetzbuch), особенно его § 110d, как например, в учреждениях социального страхования и в больницы, процесс сканирования, подписания и уничтожения оригиналов между тем побеждает.

При взаимодействии с фондами эти правила применимы лишь частично. Помимо пункта 6.10 «Общих условий использования грантов для финансирования проектов»  (Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektföderung, ANBest-P, https://foerderportal.bund.de/easy/module/easy_formulare/download.php?datei=182 ) имеются также положения законодательств земель, ссылающиеся, однако, на Коммерческий Кодекс и общепринятые принципы бухгалтерского учета. В европейском праве также скрываются свои особенности. Единого общеевропейского законодательного  регулирования в этой сфере не существует, поэтому, в качестве меры предосторожности,  оригиналы всегда следует сохранять – даже если они будут храниться по упрощённой схеме.

Итоговая рекомендация: Оценивать риски

Как правило, для всех оцифрованных документов, которые с заметной вероятностью могут понадобиться в качестве доказательств в гражданском судебном процессе, во избежание неприятностей лучше не уничтожать бумажные оригиналы. И наоборот: если споры и судебные разбирательства по документам (например, инвойсам) маловероятны и цена исков невелика, то их можно оцифровывать и затем уничтожать бумажные оригиналы. При решении вопроса о том, какие оригиналы можно уничтожать, а какие – нет, желательно проконсультироваться с юристом. При необходимости можно также обратиться за разъяснениями в соответствующий суд.

Д-р Мартин Бартониц (Dr. Martin Bartonitz)

Источник: блог компании Saperion
http://www.saperionblog.com/lang/de/wenn-ich-meine-papierbelege-nach-dem-scannen-vernichte-bin-ich-dann-noch-compliant/1766/

Комментариев нет:

Отправить комментарий