Банком России регламентирован порядок обмена документами и информацией между резидентами (нерезидентами) и уполномоченными банками.

С моей точки зрения, к числу наиболее интересных новых положений, введенных инструкцией Банка России от 4 июня 2012 года № 138-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением» (утв. Решением Совета директоров Банка России, протокол от 31 мая 2012 года № 10), относятся положения Раздела III, посвященные порядку обмена документами и информацией между резидентами (нерезидентами) и уполномоченными банками.

Новая инструкция существенно изменяет условия представления документов и информации по валютным операциям, позволяя полностью вести эту работу в электронном виде.

Документы, связанные с проведением валютных операций могут представляться резидентом в уполномоченный банк в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (п.1.3). Документы и информация представляются в уполномоченный банк на бумажном носителе и (или) в электронном виде в порядке, согласованном уполномоченным банком с резидентом (нерезидентом) (п.1.4).

Способ обмена документами и информацией определяется по согласованию уполномоченного банка с резидентом (п.17.1). Обмен документами и информацией осуществляется непосредственно резидентом либо его представителем, а также посредством почтовой (заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении) или иной связи в порядке, согласованном уполномоченным банком с резидентом.

При обмене документами и информацией на бумажном носителе, документы, оформляемые физическим лицом (индивидуальный предприниматель или физическое лицо, занимающееся частной практикой), подписываются этим физическим лицом либо его представителем и заверяются оттиском печати (при ее наличии), образец которой проставлен в карточке с образцами подписей и оттиска печати, указанной в Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 года № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» (п.17.2).

При обмене документами и информацией на бумажном носителе документы, оформляемые юридическим лицом - резидентом (за исключением кредитных организаций), подписываются лицом (лицами), наделенным (наделенными) правом первой или второй подписи, заявленной в карточке с образцами подписей и оттиска печати, и заверяются оттиском печати юридического лица, образец которой проставлен в карточке с образцами подписей и оттиска печати этого юридического лица (п.17.3).

Документы, оформляемые юридическим лицом, могут быть подписаны иным сотрудником такого юридического лица, наделенным юридическим лицом таким правом, в том числе на основании распорядительного акта, доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Документы, направляемые резидентом в банк в электронном виде, подписываются электронной подписью резидента (п.17.4).

Датой представления резидентом в уполномоченный банк документов и информации является дата их получения уполномоченным банком, зафиксированная в соответствии с порядком уполномоченного банка о регистрации (приеме) поступающих (входящих) документов, включая документы в электронном виде (п.17.5).

Датой получения резидентом от уполномоченного банка документов является:

• дата расписки в получении документов резидентом либо его представителем, зафиксированная в порядке, установленном уполномоченным банком;
• дата, указанная в уведомлении о вручении в случае обмена документами и информацией посредством почтовой связи;
• дата, определенная договором об обмене документами и информацией в электронном виде.

Справка о валютных операциях, справка о подтверждающих документах, паспорт сделки, ведомость банковского контроля, которые направляются уполномоченным банком резиденту должны иметь (п.17.6):

• на бумажном носителе на каждой странице подпись ответственного лица и печать уполномоченного банка;
• в электронном виде электронную подпись ответственного лица или иного сотрудника уполномоченного банка, которому предоставлено такое право.

В случае обмена между уполномоченным банком и резидентом в электронном виде документами и информацией, в соглашении между уполномоченным банком и резидентом определяются (п.17.7):

• порядок обмена,
• процедура признания аналога собственноручной подписи, в том числе электронной подписи отправителя (электронная подпись),
• способы передачи и регламенты приема (передачи),
• порядок осуществления контроля целостности и полноты электронного сообщения,
• ответственность за достоверность информации, а также подлинность электронной подписи,
• порядок направления электронного сообщения о принятии (непринятии) с информацией об отправителе и о получателе электронного сообщения,
• дата его отправления и дата его принятия (непринятия),
• причины отказа в принятии.

При обмене документами и информацией в электронном виде могут передаваться как документы, сформированные в электронном виде, так и полученные с использованием сканирующих устройств изображения документов, оформленных первоначально на бумажном носителе (п.17.8).

Мой комментарий: Стоит отметить, что Банк России предусмотрительно регламентировал наиболее важные, с точки зрения управления документами, требования к организации обмена информацией и документами – кто должен подписать документ, оттиск какой печати должен быть проставлен, порядок определения даты представления документов. Если для бумажного документооборота эти требования установлены однозначно, то в случае электронного взаимодействия Банк России предоставляет самим его участникам, при необходимости, уточнить все условия такого взаимодействия.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=133766