Конгресс МСА: Система международных стандартов менеджмента документов

Архивист из Ганы Эрик Боама (Eric Boamah – на фото) в настоящее время учится в аспирантуре университета Виктория в Веллингтоне, а на конгрессе входит в группу «летучих репортеров». Его заметка была опубликована 22 августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», где освещается ход Конгресса МСА в Брисбене.

Джудит Эллис (Judith Ellis) начала выступление с цитаты из предложения МСА 1997 года, которая, по-видимому, заставила ее слушателей сконцентрироваться. Думаю, это было хорошее начало впечатляющего доклада.

Джудит остановилась на стандартах и взаимосвязанных с ними технических отчетах, разработанных международным техническим комитетом по управлению документами ISO/TC46 /SC11 (далее SC11). По словам Джудит и её коллег, подкомитет SC11 отслеживает меняющийся деловой, социальный и культурный контекст, в котором документы создаются, управляются и используются. Джудит сказала, что общим направлением деятельности подкомитета SC11 является создание концепции управления документами в течение всего времени, пока в них сохраняется потребность для организационных, социальных и культурных целей.

Хорошо поставленная четкая речь Джудит, в сочетании со спокойствием и терпением, с которыми она объясняла ее идеи, были, наверное, главной причиной, по которой доклад так увлек слушателей. Я сам слушал его с большим удовольствием.

Джудит рассказала, что организации используют стандарты:

• Для создания ключевых элементов, позволяющих со временем улучшить показатели работы,
• Для упрощения процессов,
• Для обеспечения согласованности действий,
• Для управление рисками и т.д. (другие причины перечислены в полном тексте доклада).

Она подчеркнула, что документы являются свидетельствами/подтверждениями деловой деятельности и ценным активом организации. Поэтому они должны быть надежными, целостными, аутентичными и пригодными для использования. Документные системы тоже должны быть надежными, защищенными, соответствующими законодательно-нормативным требованиям, всеобъемлющими и систематическими.

Эрик Боама (Eric Boamah)

Дополнительная информация: тезисы доклада Джудит Эллис см.
http://www.ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12final00277.pdf 

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/22/an-international-standards-framework-for-managing-records-for-as-long-as-required-for-organisational-social-and-cultural-purposes/