«Континуум» - это программа разработки всеобъемлющего набора инструментов, стандартов и руководств для государственных органов и учреждений. Программа помогает исполнять «Закон о государственных документах» (Public Records Act 2005), предоставляя организациям надежные рекомендации относительно требований к делопроизводству и передовой практики работы.
За последние месяцы были подготовлены следующие документы:
- Стандарт S5 электронного делопроизводства (Digital Recordkeeping Standard)
- Стандарт S9 по уничтожению/передаче документов по истечении сроков хранения (Disposal Standard)
- Контрольный лист F23, касающийся ликвидируемых веб-сайтов
- Глоссарий терминов
Этот 30-страничный стандарт устанавливает принципы и основанные на хорошей практике требования к созданию и управлению документами в электронных системах в соответствии с новозеландским Законом о государственных документах. Он заменяет действовавший ранее стандарт требований к электронным системам управления документами (Electronic Recordkeeping Systems Standard, ERKSS).
Применение данного стандарта (в отличие от некоторых других) не является обязательным для государственных учреждений и местных органов власти.
Стандарт применим в отношении любых программных приложений, обеспечивающих захват документов и управление ими, включая как специализированные системы для делопроизводства/управления документами, так и создающие документы деловые системы и программные приложения.
По сути, стандарт является национальной адаптацией известных требований Международного Совета Архивов ICA-Req (которые, напомню, были разработаны как раз специалистами Австралазии), и имеет ту же структуру: первая часть стандарта МСА адаптирована в виде данного стандарта, с добавлением разделов, описывающих национальную специфику, а части 2 и 3 – в виде поддерживающих стандарт модулей
Данный стандарт является обязательным для государственных учреждений и местных органов власти и устанавливает минимальные требования в отношении процесса уничтожения документов (либо их передачи на архивное хранение, продажи и т.д.). Он обеспечивает исполнение соответствующих требований законодательства и распространяется на все документы - как на бумажные, так и на электронные.
Стандарт, главным образом, предназначен для использования персоналом, отвечающим за управление информацией и документами либо за управление технологиями. При разработке правил и стратегий управления документами и окончательного решения их судьбы по истечении сроков хранения эти специалисты должны будут опираться на положения стандарта S9.
Стандарт ориентирует специалистов на использование менеджмента риска. И содержит перечень наиболее распространенных рисков.
Основная часть стандарта выстроена вокруг четырёх основных принципов:
- Принцип авторизации: Решение судьбы документов должно быть авторизовано;
- Принцип плановости и регулярности: действия по решению судьбы документов должны планироваться и регулярно исполняться;
- Принцип подотчётности: Организация должна быть в состоянии отчитаться о выполненных действиях по решению судьбы документов;
- Принцип безопасности: В процессе решения судьбы документов должны использоваться соответствующие методы обеспечения безопасности.
Определенный контент и метаданные государственных сайтов могут подпадать под действие национального Закона о государственных документов. Данный контрольный лист перечисляет 8 ключевых вопросов, над которыми необходимо задуматься в случае ликвидации таких веб-сайтов. Он также содержит краткие пояснения по каждому такому вопросу.
Вопросы эти следующие:
- Была ли проведена оценка актуальности, релевантности и эффективности веб-сайта?
- Были ли выявлены, согласованы и задокументированы причины ликвидации сайта?
- Был ли разработан план вывода сайта из эксплуатации?
- Был ли проведен аудит контента (содержания) сайта?
- Была ли проведена миграция подлежащего сохранению контента в соответствующую систему, и был ли процесс миграции задокументирован?
- Был ли выявлен более не требующийся контент, и управлялся ли он впоследствии таким образом, чтобы были выполнены законодательно-нормативные и деловые требования?
- Допускается ли уничтожение отобранного на уничтожение контента нормативными документами (в т.ч. перечнями), выпущенными Главным архивистом страны?
- Был ли веб-сайт сохранён Национальной библиотекой?
Данный глоссарий представляет собой подборку терминов из областей права, обеспечения долговременной сохранности электронных материалов и теории континуума документов (это австралазийская альтернатива распространенной в остальном мире теории жизненного цикла документа – Н.Х.).
Глоссарий должен послужить инструментом, который может быть использован специалистами по управлению документами и специалистами по обеспечению долговременной сохранности для облегчения общения и совместной работы представителей различных дисциплин, принимающих участие в обеспечении постоянной сохранности электронного контента и доступа к нему.
Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/advice/continuum
http://archives.govt.nz/digital-recordkeeping-standard
http://archives.govt.nz/disposal-standard
http://archives.govt.nz/decommissioning-websites-factsheet
Комментариев нет:
Отправить комментарий