Новая Зеландия: Налоговая служба предупреждает о рисках, связанных с хранением документов в облачной среде

На днях налоговая служба (Inland Revenue) Новой Зеландии опубликовала «Налоговое предупреждение» (Revenue Alert) RA 10/02, см. http://www.ird.govt.nz/technical-tax/revenue-alerts/revenue-alert-ra1002.html

В качестве потенциального источника проблемы в предупреждении рассматривается использование услуг облачных вычислений для хранения деловых документов. Налоговая служба отмечает, что она в курсе того, что использование облачных вычислений становится популярным способом создания коммерческими организациями своей ИТ-инфраструктуры, и её беспокоит, что вследствие этого коммерческие организации могут нарушить их обязанности по сохранению документов в соответствии с налоговым законодательством.

В первую очередь налоговиков волнует то, что центры обработки данных, обеспечивающие облачные услуги, могут располагаться где угодно, в том числе и за пределами национальной территории, при этом потребители облачных услуг зачастую не имеют понятия об их расположении – да им это и не нужно для их деятельности.

Ст. 22 закона о налоговом администрировании 1994 года (Tax Administration Act) требует от лиц, ведущих в Новой Зеландии деловую и иную деятельность с целью получения измеримого дохода, сохранять в Новой Зеландии, на английском языке, достаточную документацию, позволяющую руководителю налоговой службы (Commissioner of Inland Revenue) легко получить информацию об их деятельности. Аналогичные требования содержит и ст.75 закон о налогах на товары и услуги 1985 года (Goods and Services Tax Act). Аналогично, ст.32 закона о налоговом администрировании требует, чтобы все организации, получающие не облагаемые налогом дарения, сохраняли в Новой Зеландии достаточную документацию, позволяющую руководителю налоговой службы определить как источники пожертвований, так и способ использования фондов.

По мнению руководителя налоговой службы, исполняющими перечисленные обязательства по хранению документов могут считаться только те документы, что хранятся в центрах обработки данных, физически расположенных на территории Новой Зеландии. Налогоплательщики несут ответственность за исполнение своих обязательств по хранению документов, следовательно, налогоплательщики, использующие услуги облачных вычислений, должны убедиться, что их деловые документы будут храниться в центрах обработки данных на территории Новой Зеландии.

За несохранение документов на территории Новой Зеландии, как это предусмотрено законодательством, виновные наказываются штрафом в соответствии со ст.143 закона о налоговом администрировании.

Использование облачных вычислений для хранения резервных копий документов не будет рассматриваться как нарушение законодательства, при условии, что первичные деловые документы хранятся в Новой Зеландии.

Помимо требований законодательства, существуют опубликованные налоговой службой в 2003 году «Принципы стандартной практики» (Standard Practice Statement, "SPS") GNL-430 «Сохранение деловых документов с использованием электронных средств» (Retention of business records by electronic means). Пользователи облачных услуг должны следовать указаниям руководства GNL-430 при хранении документов в электронной форме. Данное руководство требует, что, вне зависимости от того, в какой форме хранятся документы, деловые документы должны храниться так, чтобы налоговая служба легко могла получить информацию, касающуюся уплаты налогоплательщиком налогов, при этом со степенью подробности, обеспечивающей полный аудит, позволяющий проследить взаимосвязь сохраняемых документов с бухгалтерской отчетностью и налоговыми декларациями.

Далее, для документов, сохраняемых в электронной форме, должна быть обеспечена возможность их извлечения и представления в налоговую службу по требованию, либо в электронной форме, либо в виде бумажных копий. Налогоплательщик должен быть в состоянии доказать защищённость его электронных документов от неавторизованного доступа и внесения изменений. Для этого обычно потребуется разработать и задокументировать программу защиты, обеспечивающую резервное копирования и восстановление документов и минимизирующую риск внесения в данные несанкционированных изменений.

В заключение руководитель налоговой службы отмечает, что у него есть право разрешить конкретным налогоплательщикам хранение их документов вне территории страны, при условии, что они будут своевременно предоставляться по запросу в налоговую службу, на английском языке, и без каких-либо затрат для налоговой службы. Каждая просьбы о выдаче такого разрешения будет рассматриваться индивидуально.

Мой комментарий: Облачные вычисления становятся всё популярнее, но регуляторы пока ещё не уверены в надежности облачных услуг. Возможно, через несколько лет это отношение, по мере накопления опыта, изменится – а пока что облако должно иметь национальную «привязку». Такая же проблема, несомненно, возникнет и в целом ряде других стран, законодательство которых требует обязательно хранить налоговую и/или бухгалтерскую отчётность внутри страны.

Источник: сайт налоговой службы Новой Зеландии
http://www.ird.govt.nz/technical-tax/revenue-alerts/revenue-alert-ra1002.html