среда, 29 декабря 2010 г.

Мои впечатления от проекта MoReq2010

Я довольно много рассказывала об отзывах коллег о проекте спецификаций MoReq2010. Думаю, сейчас самое время высказать и свою собственную точку зрения.

Я не собираюсь останавливаться на всех тех многочисленных недостатках, которые не мог не иметь проект, написанный практически заново после завершившегося в сентябре 2010 года первого тура публичного обсуждения. Нынешний проект очень мало общего имеет с обсуждавшейся тогда концепцией, которая, в свою очередь,  радикально отличается от подходов, использовавшихся при создании заслуживших мировое признание спецификаций MoReq и MoReq2. Так что я остановлюсь только на наиболее принципиальных вопросах.

Меня не устраивает то, что проект в самой минимальной степени учитывает целевое назначение систем управления документами и необходимость для пользователей соблюдать имеющиеся законодательно-нормативные требования к управлению документами. Попытка создать универсальные спецификации, по которым можно было бы сертифицировать как СЭД, так и кассовые аппараты (и это совсем не шутка!) привела к тому, что документ IMHO толком не годится ни для того, ни для другого.  Поскольку требования сформулированы на новоизобретенном «птичьем» языке, малопонятном даже ИТ-специалистам, их, в отличие от требований MoReq2, будет сложно использовать для формирования собственных ТЗ. Показательный факт: если в первом туре публичного обсуждения участвовал целый ряд специалистов в области управления документами и архивного дела, то во втором туре почти все из них принимать участие не стали.

Поставщикам, желающим сертифицироваться на соответствие MoReq2010 в текущей версии, пришлось бы полностью переписать существующие продукты, и в том числе, возможно, убрать уже имеющиеся и востребованные клиентами, но не предусмотренные спецификациями дополнительные функциональные возможности. Участвовавшие в обсуждении представители поставщиков высказались недвусмысленно: они не собираются без веских на то оснований переделывать (и тем более портить) свои продукты, и скорее предпочтут подождать и посмотреть на опыт тех, кто первым рискнет создать MoReq2010-совместимый продукт. Как мне кажется, именно позиция поставщиков и определит дальнейшую судьбу проекта.

Особенно безумной является, с моей точки зрения, идея всю историю создания и использования каждого документа хранить на протяжении всего его жизненного цикла, и обязательно передавать вместе с документом при его экспорте в другие системы. В бумажном мире мы обходимся без того, чтобы, посылая куда-либо документ, прилагать к нему подробнейшую справку о том, кто и когда его создал, кто и когда его читал, в каких рубриках классификационной схемы он был зарегистрирован, какие события происходили с ним в СЭД, через какие СЭД прошёл и т.д. Нам вполне хватает подписи уполномоченного лица создавшей документ организации (ну, может быть, ещё нескольких реквизитов) – и IMHO большего на самом деле и не требуется! Я уже не говорю о рисках раскрытия конфиденциальной информации, возникающих при передаче вместе с документом «лишних» метаданных (на эти «грабли» уже сейчас организации нередко наступают).

Я считаю, что с электронными документами нужно поступать следующим образом: на определенных этапах их жизненного цикла должна проверяться их целостность и аутентичность. После надлежащего документирования успешности этой проверки, почти вся историческая информация, использовавшаяся в качестве доказательств в ходе проверки (особенно низкоуровневая контрольная информация), может быть благополучно забыта. Образно говоря, документ во внешний мир IMHO должен выходить с «диагнозом» о его целостности и аутентичности, а не с многотомной «историей болезни».

Положительной стороной проекта MoReq2010 стала попытка уйти от тех ограничений, которые являются наследием традиций работы с бумажными документами (это уже другой вопрос, что предлагаемые решения далеко не всегда кажутся разумными).
  • Действительно стоит задуматься о том, чтобы классификационные схемы стали не только инструментом установления и отслеживания сроков хранения, но и эффективным средством поиска нужных документов.

  • При работе с электронными документами нет необходимости держаться за сложившуюся в бумажном мире структуризацию дел (в MoReq2 предусматривалось два уровня – суб-дело и том).

  • Предложена интересная единая концепция управления аналоговыми документами, а также электронными документами, которыми СЭД не может управлять непосредственно (например, это могут быть документы на съёмном носителе, лежащем в архиве).  Она гораздо логичнее вызывавших улыбку конструкций MoReq2 (когда документы на тех же съёмных электронных носителях предлагалось считать физическими документами).

  • Заслуживают внимания идеи по поводу того, как управлять документами  в деловых системах.
Собственно, именно подобные идейные находки и стоило бы в каком-то виде сохранить. В целом же будущее проекта MoReq2010 видится безрадостным: пока что он успешно «расчищает» место для ближайшего конкурента – спецификаций Международного совета архивов, ключевая вторая часть которых, как ожидается, станет стандартом ИСО в конце февраля 2011 года. Я сомневаюсь, что Еврокомиссия и руководство DLM-форума найдут в себе силы признать провал MoReq2010, и необходимость вернуться к MoReq2  и к первоначальной здравой идее его частичной реструктуризации и разделения на модули.

Не очень хочется обобщать, но в последнее время у меня складывается ощущение, что в целом падает уровень стандартов в области управления документами, выпускаемых, в том числе, такими организациями, как МСА и ИСО, - не говоря уже о том, что они разрабатываются слишком долго. Учитывая темпы изменения технологий, за те пять лет, в течение которых хороший национальный стандарт преобразуется (часто с существенной потерей качества) в стандарт ИСО, он уже успевает частично устареть. Новые же разработки (такие как стандарты менеджмента документов серии 30300) очень сильно напоминают как раз проект MoReq2010 – при появлении даже призрачной возможности кому-то что-то продать (например, кого-то сертифицировать!), авторы этих документов готовы принести в жертву с большим трудом наработанные и завоевавшие международное признание принципы управления документами.

Комментариев нет:

Отправить комментарий