Бумажные документы: Нужно ли их хранить после сканирования, или можно уничтожить?

В последнее время вопрос о том, стоит ли вводить законодательство, позволяющее уничтожать документы после их оцифровки или микрофильмирования, начинает привлекать внимание и вызывать горячие споры на российских конференциях. Предлагаю вниманию читателей размышления на эту тему (в отношении документов коммерческих организаций) американского специалиста Джеймса Ватсона (James Watson), генерального директора и основателя компании Doculabs, Inc, которая была опубликована 8 октября 2010 года на сайте ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM.

Меня часто спрашивают: «Правда ли, что большинство компаний уничтожают бумажные документы после их сканирования?»

Во-первых, после сканирования все компании сохраняют бумажные документы от 60 до 120 дней, чтобы убедиться в том, что нет необходимости в повторном сканировании или в сканировании пропущенных страниц. По сути, идея заключается в том, чтобы сохранять бумажные документы до завершения соответствующей транзакции: до оплаты инвойса, до обновления информации о бенефициаре, до открытия счета и т.д. Необходимо также выждать, пока в корпоративной ECM-системе управления контентом будет завершён полный цикл ввода и резервирования документов (commit cycle), и будет обновлено состояние систем резервного копирования и обеспечения восстановления деятельности после катастроф.

После завершения этих операций, приходит время решать основной вопрос: уничтожать или не уничтожать бумаги? Законы и нормативные акты различаются, однако обычно в них есть положения, допускающие уничтожение бумажных документов в случае, если об электронных документа проявляется надлежащая «забота» (за этим словом скрывается масса низкоуровневых тонкостей, и я специально его использовал, чтобы не влезать в детали).

По моим оценкам, наши клиенты по этому вопросу делятся на группы в соотношении 60% к 40%. Около 60% уничтожают бумажные документы, в то время, как остальные 40% продолжают хранить свои бумаги в центре хранения документации. Некоторые используют микроплёнку в качестве носителя для хранения образов документов, и большинство из этих компаний также уничтожают бумагу. И, конечно же, тем, кто уже начал использовать электронные образы в качестве своих официальных документов, по-прежнему приходится управлять массой коробов с историческими документами, поскольку затраты на выполнение ретроконверсии [т.е. на сканирование исторических документов – Н.Х.] были бы неоправданно высоки, учитывая нечастые к ним обращения.

Однако постепенно идет общий поворот к уничтожению бумажных документов [после оцифровки и/или микрофильмирования – Н.Х.]. В одной компании за другой специалисты по управлению документами  и их коллеги из деловых подразделений добиваются согласия своей юридической службы на начало уничтожения бумажных документов.

На дворе сейчас 2010 год. Возможность сканировать документы используется с середины 1990-х годов, и общий итог таков, что спустя 15 лет только 60 процентов компаний уничтожает бумажные документы. Теперь быстро перемотаем ленту времени  на 5 лет вперёд. Огромное количество контента хранится в SharePoint, а также архивируются в системе управления документами. И как Вы думаете, получите ли Вы разрешения на уничтожения контента в SharePoint?

Джеймс Ватсон (James Watson)

Источник: Сообщество по управлению электронными документами на сайте AIIM
http://aiimcommunities.org/erm/blog/paper-records-keep-or-destroy-after-scanning