ИСО: Стандарты новой системы менеджмента документов способствуют прозрачности корпоративного управления

Перевод пресс-релиза Международной организации по стандартизации (ИСО) от 15 ноября 2011 года по поводу публикации первых стандартов системы менеджмента документов.

В свете недавних провалов в области корпоративного управления, два новых стандарта ИСО помогут организациям быстро и эффективно раскрывать корпоративную информацию [естественно, в том случае, если политика организации нацелена именно на раскрытие информации, а не на её «закрытие» - Н.Х.]. Усилившиеся требования со стороны отраслевых регуляторов, - связанные с тем, что нарушения в области управления финансами, деловой этики, раскрытия информации и прозрачность при принятии решений стали обычным явлением, -  обязывают компании предоставлять такую информацию.

Стандарты ISO 30300:2011 «Информация и документация – Системы менеджмента документов – Основные положения и словарь» (Information and documentation - Management systems for records – Fundamentals and vocabulary), и ISO 30301:2011 «Информация и документация – Системы менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management systems for records – Requirements), представляют собой квинтэссенцию опыта экспертов из 27 стран, расположенных на пяти континентах. [Или, если выражаться менее помпезно, новые стандарты представляют собой сплав слегка отредактированного основного стандарта по управлении документами ISO 15489:2001 с подготовленной к настоящему времени типовой структурой и типовыми текстами системы менеджмента ИСО – Н.Х.]

Данные стандарты были подготовлены таким образом, чтобы быть совместимыми и дополнять стандарты других систем менеджмента, разработанных ИСО, таких, как ISO 9001 (менеджмент качества), ISO 14001 (экологический менеджмент) и ISO/IEC 27001 (менеджмент информационной безопасности).

ISO 30300 является «зонтичным» стандартом, включающим в себя основные понятия и словарь, общих для всей серии, в то время как ISO 30301 устанавливает требования к СМД (системе менеджмента документов). В настоящее время уже идёт работа над очередными стандартами серии ISO 30300.

Руководители разработавших стандарты рабочих групп Джудит Эллис (Judith Ellis) и Карлота Бустело (Carlota Bustelo) подчеркивают, что «стандарты серии ISO 30300 предлагают методологию, обеспечивающую системный подход к созданию и управлению документами, соответствующий целям и стратегиям организации. Управление документами с помощью СМД способствует экономической эффективности оперативных процессов, таких как хранение, поиск и извлечение информации, повторное использование информации, участие в судебных разбирательствах и проявление должной осмотрительности».

Стоимость создания СМД зависит от масштабов внедрения в каждой конкретной организации, которые определяются деловыми потребностями и результатами оценки риска. СМД способна обеспечить как кратко- и долгосрочную отдачу от инвестиций, так и сокращение расходов (cost avoidance).

Глобальные факторы заставляют коммерческие и некоммерческие, государственные и частные, большие и маленькие организации сокращать свои расходы и повышать способность реагировать на факторы внешней среды путем внедрения СМД. В число таких факторов входят:

• Усиление конкуренции,
  
  
• Технологические изменения, ведущие к развитию электронной коммерции и электронного правительства,
  
  
• Скорость связи и распространения информации через Интернет,
  
  
• Возрастающая сложность нормативно-правовой среды - на местном, национальном и международном уровнях,
  
  
• Растущие ожидания граждан в отношении того, что организации должны работать, обеспечивая подотчетность, прозрачность и проявляя социальную ответственность,
  
  
• Повышенные риски, связанные с внешней средой, в том числе угрозы безопасности и стихийные бедствия.

Создание документов является неотъемлемой составной частью операций, процессов и систем в любой организации. СМД обеспечивает деловую эффективность, подотчетность, управление рисками и непрерывность деловой деятельности, и дает организациям возможность извлечь выгоду из своих информационных ресурсов, используя из в качестве деловых, коммерческих и научных активов (knowledge assets). Одновременно СМД способствует сохранению корпоративной памяти, решая проблемы, связанные с глобальной и электронной средами.

К числу отраслей, на использование в которых ориентированы новые стандарты ISO, относятся государственное управление, образование и промышленность (особенно фармацевтическая промышленность и добыча полезных ископаемых). Ожидается, что компании, участвующие в программах социальной ответственности, а также сектора экономики, в которых существует необходимость доказывать соблюдение законодательно-нормативных требований (такие, как атомная энергетика и телекоммуникации), особенно выиграют от эффективного внедрения этих стандартов.

Новые стандарты впитали в себя опыт, накопленный при внедрении опубликованного десять лет назад стандарта ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами».

Стандарты ISO 30300:2011 и ISO30301:2011 были разработаны подкомитетом SC 11 «Управление документами и архивными документами» (Archives/records management) технического комитета ISO/TC 46 «Информация и документация». Их можно приобрести через национальные органы по стандартизации - члены МСО, а также непосредственно у Центрального секретариата ИСО, по цене 86 и 106 швейцарских франков соответственно, через интернет-магазин ИСО, или связавшись с отделом маркетинга, коммуникаций и информации.

Источник: сайт ИСО
http://www.iso.org/iso/pressrelease.htm?refid=Ref1487