пятница, 25 ноября 2011 г.

Австралия: Для публичного обсуждения выложен глоссарий событий-триггеров, от которых отсчитываются сроки хранения документов

На сайте Австралазийской инициативы в области управления электронными документами (Australasian Digital Recordkeeping Initiative, ADRI) – организации, координирующей усилия учреждений, занимающихся вопросами управления документами и архивного дела в государственных органах Австралии и Новой Зеландии, в целях выработки единой политики в этих областях, выложен для публичного обсуждения проект довольно любопытного документа - глоссария событий-триггеров, от которых отсчитываются сроки хранения документов (ADRI Glossary of Disposal Triggers).

Этот 5-страничный документ можно скачать по адресу http://www.adri.gov.au/products/ADRI-disposal-triggers-Exposure-draft.doc . Публичное обсуждение продлится до конца января 2012 года.

ADRI разработала этот глоссарий с целью собрать воедино термины, широко используемые в указаниях ADRI по срокам хранения и действиям по их истечении, и определить их значение. По мнению авторов документа, он будет способствовать:
  • Большей согласованности терминов, используемых в указаниях по срокам хранения в Австралии и в Новой Зеландии,

  • Автоматизации отслеживания триггеров в электронных системах управления документами и информацией (EDRMS),

  • Согласованности сроков хранения в различных отраслях.
Предполагается, что члены ADRI смогут и впредь использовать привычный им стиль формулировок (так, варианты «Уничтожить через 5 лет после завершения транзакции» и «Хранить не менее 5 после завершения транзакции, затем уничтожить» считаются в равной степени приемлемыми). Цель глоссария – при переводе формулировок сроков хранения в машиночитаемый вид, обеспечить определенное единообразие значений поля «Триггер».

В документе разъясняется порядок использования триггера «завершение процесса/действия/операции/транзакции» (Action completed). В конкретных указаниям по срокам хранения триггеры такого рода предлагается «транслировать» в реальные деловые события, происходящие в деловой среде и/или среде управления документами. Например, если процесс завершается выпуском финального отчета, то процедуры отслеживания сроков хранения документов, относящихся к данному процессу и имеющих триггер «завершение процесса»,  следует «привязать» к информации об этой дате.

Всего предлагается 12 триггеров:
  • Завершение процесса/действия/операции/транзакции (Action completed).

  • Назначение сотрудника на определенную должность или начало исполнения им определенной роли (Appointment),

  • Момент создания документов (Created),

  • Дата рождения физического лица (Date of birth),

  • Дата смерти физического лица (Date of death),

  • Ликвидация или вывод из эксплуатации делового актива (Disposed of),

  • Нормальное прекращение действия политики или правового инструмента (контракта, лицензии и т.п.) (Expired),

  • Досрочное прекращение действия политики или правового инструмента (Terminated),

  • Вступление в силу политики или правового инструмента (Issued),

  • Прекращение обращения к документам (в случае, когда не удается найти более конкретного триггера, указывающего на завершение деловой транзакции) (Reference use ceases),

  • Уход сотрудника из организации по любым причинам (Separation),

  • Замена таких документов, как правила, политики, процедуры, учебные материалы, руководства по качеству и т.д. новыми версиями (Superseded).
Также названы три варианта действий, выполняемых по истечении сроков хранения:
  • Передача документов на архивное хранение,

  • Уничтожение,

  • Передача документов другой организации.
Мой комментарий: На мой взгляд, главная ценность этого документа в том, что он служит хорошим примером того, какую работу по упорядочиванию и стандартизации сроков хранения можно провести, причём так, что в дальнейшем полученные результаты позволят существенно облегчить управление сроками хранения в СЭД и его автоматизацию.

Нужно отметить, что данный проект глоссария уже подвергся критике за то, что он лишь обобщает уже сложившуюся практику, вместо того, чтобы предложить более современную и совершенную модель.

Источник: сайт ADRI
http://www.adri.gov.au/

Комментариев нет:

Отправить комментарий