Министерство финансов подтвердило, что копии документов для налоговой службы нужно заверять поштучно

Министерство финансов в своем письме от 24 октября 2011 г. № 03-02-07/1-374 дало ответ на следующий вопрос организации:

Вопрос: В каком порядке ОАО должна представлять в налоговые органы копии документов, истребуемых в соответствии со ст. 93.1 НК РФ?

Организация (акционерное общество) в своем запросе сообщило, что регулярно получает от налоговых органов требования о представлении документов в рамках ст. 93.1 Налогового кодекса РФ. Однако в последнее время налоговые органы стали возвращать обратно представленные копии документов, ссылаясь на то, что они ненадлежаще заверены, - в тех случаях, когда заверялась вся подшивка копий документов, а не каждый отдельный документ.

По мнению организации, налоговая инспекция не права. Пунктом 2 ст. 93 НК РФ предусмотрено представление документов на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий. Однако в Кодексе не содержится нормы, запрещающей представление подшивки копий документов, истребуемых налоговыми органами в порядке ст. 93.1 НК РФ.

Обращаю внимание коллег на то, что как пишет организация, требования о заверении каждой копии в отдельности появились у налоговых инспекций недавно. Раньше же вариант заверения сшива различных документов в несколько сотен страниц всех устраивал.

Ответ Минфина по существу вопроса привожу дословно, поскольку считаю его шедевром бюрократической казуистики - одновременно безразличия к тому бремени, которое в результате ложится на организации:

В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено обращение по вопросу о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы, и сообщается следующее.

Согласно п. 5 ст. 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) истребуемые документы представляются с учетом положений, предусмотренных п. п. 2 и 5 ст. 93 Кодекса.

Представление в налоговые органы документов на бумажном носителе, по общему правилу, производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 Кодекса).

В соответствии с п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Кодексом.

Пунктами 2.1.29 и 2.1.30 Государственного стандарта Российской Федерации "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (ГОСТ Р 51141-98), утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Таким образом, каждая представляемая в налоговый орган копия документа должна быть заверена уполномоченным лицом и иметь иные необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Эта позиция подтверждается арбитражной практикой. Так, например, Федеральным арбитражным судом Московского округа в Постановлении от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 сделан вывод о том, что в п. 2 ст. 93 Кодекса под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу. При этом указано, что из положений ст. 93 Кодекса следует, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Мой комментарий: Подозреваю, что появление такого рода требований может быть на самом деле связано с изменением технологий обработки документов в налоговых инспекциях, например, с их сканированием. Подшивки документов сканировать значительно труднее, поскольку их нельзя «пропустить» через высокопроизводительный поточный сканер. Кроме того, при сканировании листов из сшива не будет видна заверяющая подпись и печать.

Однако больше всего в ответе мне понравился переход от утверждения о том, что термины и понятия «применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства», к использованию понятий и терминов, содержащихся в стандарте ГОСТ Р 51141-98, который никакого отношения к законодательным актам не имеет и применяется на добровольной основе!

Напоминаю, что письмо министерства нормативным документом не является, и лишь разъясняет позицию министерства по какому-либо вопросу. Так что подождём, пока действия налоговой службы будут оспорены в суде, и посмотрим, что решат суды высших инстанций. Думаю, что когда с подобным отношением столкнется крупная организация, представляющая копии документов грузовиками, молчать она не станет :)

Источник: Консультант +
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=102363